Wie automatisches Tagging in SharePoint funktioniert, und wo es Unterstützung braucht

Wie Copilot in SharePoint (ehemals Knowledge Agent) Ihre Inhalte automatisch mit Metadaten kennzeichnet, was es leistet, was es kostet und wo weiterhin ein Mensch gebraucht wird

Fragt man die meisten Menschen, was das Auffinden eines Dokuments in SharePoint verlangsamt, würden sie wohl kaum „Metadaten“ antworten. Aber genau das ist fast immer die eigentliche Ursache. Ein Vertrag ohne hinterlegten Kundennamen. Eine Richtlinie ohne Überprüfungsdatum. Hundert Marketingmaterialien, die alle „Final_v3“ heißen. Das ist kein technisches Problem. Es ist ein Kennzeichnungsproblem, das sich über Millionen von Dateien wiederholt, in fast jeder Organisation, mit der wir arbeiten.

Microsofts Antwort auf dieses Problem ist jetzt direkt in SharePoint eingebaut. Was in der Vorschau als Knowledge Agent startete, wurde zur allgemeinen Verfügbarkeit in Copilot in SharePoint umbenannt, und das Kernversprechen ist einfach: Die KI schlägt die Tags vor, damit Ihr Team es nicht von Hand erledigen muss.

Dieser Artikel erklärt, wie das tatsächlich funktioniert, was es kostet und wo weiterhin ein Mensch eingebunden sein muss, egal ob Sie in der IT, in HR, im Recht, in der Kommunikation oder in einer anderen Rolle arbeiten, die Inhalte in SharePoint verantwortet.

Warum Metadaten wichtiger sind als je zuvor

Metadaten sind, einfach gesagt, Daten über Daten. In einer SharePoint-Dokumentenbibliothek ist das die strukturierte Information, die einer Datei über Namen und Inhalt hinaus zugeordnet ist: Wer der Kunde ist, welcher Kategorie ein Vertrag angehört, wann eine Richtlinie überprüft werden muss, zu welchem Produkt ein Marketingmaterial gehört. Gepflegte Metadaten verbessern die Auffindbarkeit, unterstützen Arbeitsabläufe und ermöglichen Automatisierung. Das gilt seit Jahren, etwa bei Produktkatalogen, Marketingmaterialien, Verträgen und Rechtsdokumenten.

Was sich auf der Ignite 2025 geändert hat: Metadaten sind nicht mehr nur ein Nice-to-have für die Suche, sondern ein direkter Einflussfaktor darauf, wie Copilot über Ihre Inhalte schlussfolgert. Copilot ruft Dateien nicht nur ab. Es schlussfolgert über Metadaten, Intranetseiten, den vollständigen Inhalt von Office-Dateien und sogar über verschlüsselte Dateien mit Vertraulichkeitsbezeichnungen. Große Sprachmodelle sind kreativ, aber nicht immer konsistent, deshalb liefern Metadaten die Leitplanken für genaue, wiederholbare Antworten. Wenn Copilot auf einer Bibliothek mit gepflegten Metadaten aufsetzt, sind seine Antworten nachweislich genauer und zuverlässiger.

Das ist die direkte Verbindung zu unserem Artikel über SharePoint als KI-Kontrollebene: Metadaten sind nicht mehr optional. Sie sind der Preis des Zutritts, um gute Antworten von Copilot zu erhalten. Das Problem war schon immer, dass das manuelle Pflegen von Metadaten über Tausende bestehender Dateien so mühsam ist, dass die meisten Organisationen diese Aufgabe nie zu Ende bringen. Genau diese Lücke soll Copilot in SharePoint schließen.

Copilot in SharePoint, ehemals Knowledge Agent

Knowledge Agent startete im September 2025 in der öffentlichen Vorschau, mit mehr als 1.800 Organisationen, die sich in den ersten zwei Monaten angemeldet haben. Zur allgemeinen Verfügbarkeit hat Microsoft es in Copilot in SharePoint umbenannt, auch wenn einige technische Bezeichnungen im Hintergrund während der Übergangsphase noch den alten Namen tragen.

Im Kern ist es ein Content-Kurator, der direkt in SharePoint eingebaut ist. Er reichert Ihre Inhalte an, organisiert und strukturiert sie, sodass Copilot und andere Agenten zuverlässig darüber schlussfolgern können, statt sie nur abzurufen. Sie finden ihn über eine schwebende Schaltfläche, die auf allen SharePoint-Oberflächen erscheint, egal wo Sie gerade arbeiten: beim Durchsuchen einer Dokumentenbibliothek, beim Bearbeiten einer Seite oder bei der Verwaltung einer Site.

Das Menü, das sich öffnet, ist kontextabhängig. Was Sie sehen, hängt davon ab, wo Sie sich befinden und welche Rolle Sie haben:

• Als Site-Eigentümer sehen Sie Optionen wie „Diese Site verbessern“, die helfen, defekte Links zu beheben, veraltete Seiten stillzulegen und Inhaltslücken basierend auf tatsächlichem Suchverhalten zu füllen
• Als Bibliothekseigentümer oder -bearbeiter sehen Sie „Diese Bibliothek organisieren“, „Regeln einrichten“ und „Neue Ansichten erstellen“, was das automatische Ausfüllen von Metadaten, die Klassifizierung von Dokumenten, das Erstellen von Workflows und den Aufbau von Ansichten umfasst, die Inhalte leichter navigierbar machen
• Als Betrachter einer Site oder Bibliothek sehen Sie „Eine Frage stellen“, was einen Chat öffnet, der auf den Inhalten basiert, die Sie gerade ansehen

Dieselbe Schaltfläche bietet außerdem Zusammenfassungen, Dokumentenvergleiche, Audio-Übersichten und FAQ-Erstellung, alles über natürliche Sprache ausgelöst, statt über Menüs und Einstellungsseiten.

Wie automatisches Tagging tatsächlich funktioniert

Der Mechanismus hinter dem automatischen Tagging lässt sich einfach beschreiben, auch wenn die zugrunde liegende Logik es nicht ist. Sie definieren die Tag-Kategorien, in SharePoint-Begriffen die Spalten. Die KI schlägt die Werte für jedes Dokument vor, basierend auf dem tatsächlichen Inhalt der Datei.

Ein praktisches Beispiel aus Microsofts eigenem Rollout: Eine Bibliothek mit Lebenslaufdateien, zuvor nur ein Ordner mit unstrukturierten PDFs und Word-Dokumenten, wird zu einer organisierten, KI-tauglichen Datenbank. Der Agent liest jeden Lebenslauf und schlägt Werte für Spalten wie Berufserfahrung, Hauptkompetenz oder letzte Position vor, und macht so aus einem Stapel Dateien etwas, das sich filtern, sortieren und abfragen lässt.

Das eröffnet einige Möglichkeiten, die früher manuelle Arbeit oder einen Entwickler erforderten:

• KI-generierte Ansichten. Fragen Sie nach „Richtlinien, die 2026 auslaufen“ oder „Verträge nach Kunde gruppiert“, und die Ansicht baut sich selbst aus den nun gepflegten Metadaten auf
• Regeln in natürlicher Sprache. Beschreiben Sie, was Sie brauchen, zum Beispiel „Benachrichtige mich, wenn Rechnungen über 500 Euro hinzugefügt werden“, und der Agent baut den Workflow. Keine Power-Automate-Kenntnisse erforderlich
• Fundierte Antworten im Kontext. Weil die Metadaten jetzt gepflegt sind, kann jeder eine Frage zur Bibliothek stellen und eine Antwort erhalten, die auf genauen, strukturierten Daten basiert, statt auf Dateinamen zu raten

Nichts davon erfordert, dass Sie vorher irgendetwas von Hand kennzeichnen. Sie definieren, was eine Spalte „Kunde“ oder „Überprüfungsdatum“ bedeuten soll. Die KI übernimmt die sich wiederholende Arbeit, das Dokument für Dokument anzuwenden, in einem Tempo, das kein Team manuell erreichen könnte.

Welche Rollen das tatsächlich nutzen, nicht nur die IT

Das ist kein IT-Tool, das nebenbei auch woanders nützlich ist. Microsoft hat es rund um reale Arbeitsabläufe über Abteilungen hinweg entwickelt, und die Rollen, die am meisten davon profitieren, sitzen selten in der IT.

HR kann Richtlinien mit Überprüfungsdaten und Kategorien kennzeichnen, veraltete Inhalte automatisch hervorheben und Ansichten aufbauen, die Audits und die Reduzierung von Compliance-Risiken unterstützen, ohne eine separate Tabelle zur Nachverfolgung zu pflegen.

Recht kann Dokumente klassifizieren, wichtige Klauseln extrahieren und Regeln aufbauen, die markierte Dateien automatisch zur Prüfung weiterleiten, wodurch die manuelle Sichtung reduziert wird, die abrechenbare Zeit kostet.

Kommunikation und Marketing können strukturierte, markengerechte Seiten in Minuten statt Stunden veröffentlichen und aus Stichpunkten einen formatierten Entwurf mit Bildern und Vorlagen machen, was Zeit für die eigentliche Botschaft statt für Formatierung freisetzt.

Betrieb und Facility Management können Inhalte im großen Maßstab organisieren, mit intelligenten Metadaten und Ansichten, um Mietanträge, Wartungsprotokolle und Lieferantenverträge mit echter Klarheit zu verwalten, statt mit einem geteilten Laufwerk voller lose benannter Ordner.

Vertrieb kann fundierte, genaue Antworten aus Produktunterlagen, Verträgen und Spezifikationen sofort erhalten, ohne einen Fachexperten für etwas anzupingen, das bereits irgendwo in SharePoint dokumentiert ist.

Das Muster ist bei allen gleich. Nichts davon erforderte einen Entwickler, ein formelles IT-Projekt oder monatelange Planung. Es erforderte jemanden in der jeweiligen Rolle, der verstand, was „organisiert“ für seine Inhalte bedeuten sollte, und ein Tool, das diese Struktur im großen Maßstab anwenden konnte.

Was es kostet, Lizenzierung klar erklärt

Die Lizenzierung hat sich seit der Vorschau mehrfach verschoben, daher lohnt es sich, genau zu sein, wo die Dinge tatsächlich stehen.

Die Basiserfahrung ist in Ihrer Microsoft 365 Copilot-Lizenz enthalten, ohne zusätzliche Kosten. Das umfasst die schwebende Schaltfläche, das kontextabhängige Menü, den auf Site-Inhalten basierenden Chat, Zusammenfassungen und die Kernfunktionen von Copilot in SharePoint. Es gibt keine separate Gebühr für den Zugriff auf das Feature selbst, und zur allgemeinen Verfügbarkeit ist es standardmäßig für lizenzierte Nutzer aktiviert, statt ein manuelles Opt-in zu erfordern.

Autofill, also die tatsächliche KI-gestützte Metadatenextraktion und Spaltenbefüllung, nutzt ein Pay-as-you-go-Abrechnungsmodell. Das ist ein wichtiger Unterschied. Die Fähigkeit selbst ist in Ihrer Copilot-Lizenz enthalten. Die tatsächliche Ausführung der Extraktion über eine Bibliothek mit tausend Dokumenten wird nutzungsbasiert abgerechnet, pro Autofill-Spalte und pro verarbeiteter Dokumentseite. Microsoft bot während der Vorschauphase ein kostenloses Testkontingent an, aber das laufende Modell ist verbrauchsbasiert.

Was das praktisch bedeutet: Die Kosten, eine kleine, hochwertige Bibliothek zu kennzeichnen, sagen wir ein paar hundert wichtige Verträge, werden überschaubar sein. Die Kosten, Autofill blind über Ihren gesamten Mandanten laufen zu lassen, auf jeder Bibliothek, unabhängig davon, ob diese Metadaten überhaupt jemand braucht, summieren sich auf eine Weise, die leicht aus dem Blick gerät, wenn niemand die Entscheidung verantwortet, wo es aktiviert wird.

Wo weiterhin ein Mensch eingebunden sein muss

Das ist der Teil der Geschichte, der in den meisten Produktankündigungen fehlt, und der Teil, der am meisten zählt, wenn Sie den Rest unserer Serie gelesen haben.

Copilot in SharePoint hat aktuell reale Governance-Lücken, die Microsoft offen als Verbesserungsfelder für die Zukunft benennt, die aber jetzt existieren, in der Version, die die meisten Organisationen nutzen:

• Namenskonventionen werden nicht durchgesetzt. Site-Mitglieder können die von der KI vorgeschlagenen Spaltennamen übernehmen, aber es gibt kaum etwas, das inkonsistente Benennung über Bibliotheken hinweg verhindert. Eine Bibliothek landet bei „Kunde“, eine andere bei „Kundenname“, eine dritte bei „Konto“, drei verschiedene Bezeichnungen für dasselbe Konzept
• Neue Spalten landen im Standard-Inhaltstyp. Das passt möglicherweise nicht zu benutzerdefinierten Inhaltstypen oder Ihrer bestehenden Taxonomie und schafft leise eine zweite, parallele Struktur neben der, die Sie mit Aufwand aufgebaut haben
• Die KI schlägt vor. Sie regelt nicht. Automatisches Tagging ist wirklich gut darin, Struktur anzuwenden, sobald diese Struktur definiert ist. Es ist nicht dafür ausgelegt, zu entscheiden, wie Ihre Taxonomie aussehen soll, oder zu erkennen, wenn ein vorgeschlagener Tag einem bestehenden Standard widerspricht

Das knüpft direkt an das Argument an, das wir in der gesamten Serie vertreten haben. KI verstärkt, welche Struktur auch immer bereits existiert. Automatisches Tagging ist ein starker Beschleuniger für gute Metadatenpraxis. Vollständig unbeaufsichtigt über einen großen Mandanten hinweg ist es ein ebenso starker Beschleuniger für inkonsistente Metadatenpraxis, nur schneller und schwerer rückgängig zu machen als die manuelle Version es je war.

Nichts davon ist ein Grund, das Feature zu meiden. Es ist ein Grund, dafür zu sorgen, dass jemand die Taxonomie verantwortet, bevor Sie den Beschleuniger einschalten.

Wie Sie das einführen, ohne ein Durcheinander zu schaffen

Ein praktischer, risikoarmer Weg, das gut einzuführen:

• Definieren Sie zuerst Ihre Taxonomie, auch grob. Bevor Sie Autofill irgendwo aktivieren, einigen Sie sich auf die Handvoll Spalten, die für Ihre wertvollsten Inhalte tatsächlich zählen. Das muss nicht perfekt sein. Es muss existieren, bevor die KI anfängt, etwas auszufüllen
• Pilotieren Sie an einer Bibliothek, nicht am gesamten Mandanten. Das Opt-in auf Site-Ebene existiert genau deshalb, damit Sie das an einer einzelnen, abgegrenzten Bibliothek testen können, sehen, was die KI vorschlägt, und Kurs korrigieren können, bevor es alles betrifft
• Überprüfen Sie die erste Charge KI-vorgeschlagener Tags, bevor Sie ihnen im großen Maßstab vertrauen. Nehmen Sie sich zwanzig Minuten Zeit, um zu prüfen, ob die vorgeschlagenen Werte tatsächlich dem entsprechen, was ein Mensch gewählt hätte. Das sagt weit mehr über die Bereitschaft aus, als jede Feature-Liste es könnte
• Benennen Sie einen Verantwortlichen für die Taxonomie, nicht nur für die Einführung. Jemand muss dafür verantwortlich sein, ob „Kunde“ und „Kundenname“ zu einer Spalte zusammengeführt werden, und ob neue Spalten in Ihre bestehenden Inhaltstypen eingeordnet werden, statt daneben zu existieren

So umgesetzt, wird automatisches Tagging genau das, was es sein sollte: das Werkzeug, das Metadatenpflege im großen Maßstab endlich realistisch macht, statt eine gute Idee zu bleiben, die nur für die ersten fünfzig Dokumente umgesetzt wurde.

Gute Metadaten waren schon immer das Ziel. Das macht sie endlich erreichbar.

Metadaten waren schon immer der Unterschied zwischen einer Dokumentenbibliothek, die funktioniert, und einer, die leise zu einem Ort wird, an dem Inhalte verloren gehen. Was sich geändert hat, ist nicht der Wert guter Metadaten. Es sind die Kosten, dorthin zu gelangen. Copilot in SharePoint macht aus einer Aufgabe, die früher Stunden manueller Kennzeichnung erforderte, oder nie stattfand, etwas, das ein Content-Verantwortlicher realistisch an einem Nachmittag erledigen kann.

Die Organisationen, die davon am meisten profitieren, werden nicht die sein, die es überall aktivieren und auf das Beste hoffen. Es werden die sein, die bewusst entscheiden, wie gute Struktur für ihre wichtigsten Inhalte aussieht, und die KI dann die sich wiederholende Arbeit übernehmen lassen, diese Struktur konsistent anzuwenden. Das ist dasselbe Prinzip, das sich durch alles zieht, was wir in dieser Serie geschrieben haben. KI ersetzt nicht die Entscheidung, was wichtig ist. Sie nimmt die Ausrede, es nie umzusetzen.

Unsicher, wo Sie anfangen sollen, oder ob Ihre bestehenden SharePoint-Inhalte dafür bereit sind?

→ Beratungsgespräch mit Impactory vereinbaren

Unser Team kann Ihnen helfen herauszufinden, welche Bibliotheken am meisten von automatischem Tagging profitieren würden, eine Taxonomie zu definieren, die nicht mit dem kollidiert, was bereits existiert, und die Einführung so zu gestalten, dass sie Ihre Inhalte verbessert, statt eine zweite, konkurrierende Struktur obendrauf zu setzen.