Leitfaden zur Verwendung von SharePoint (und Intranet)

Die Zeiten, als Benutzer das Firmen-Intranet nur ungern besuchten, weil es nur eine „langweilige“ SharePoint-Lösung war, sind lange vorbei. Mit Microsofts neuem Konzept des modernen Intranets lässt sich alles sehr elegant, ansprechend und benutzerfreundlich gestalten – und das viel schneller. SharePoint ist eine gute Lösung, aber nicht die Allzwecklösung für jedwede Neuerung in diesem Bereich. In diesem Artikel stellen wir Ihnen die fünf wichtigsten Bausteine eines modernen SharePoint-Online-Intranets vor und zeigen Ihnen, wie Sie diese in wenigen einfachen Schritten nutzen können.

Generelle Nutzung von SharePoint (und Intranet)

SharePoint ist vor allem als Plattform für die Dokumentenverwaltung bekannt geworden. Doch seitdem es in Microsoft 365 eingebunden wurde, hat es sich stark weiterentwickelt. Heute ist es eine Plattform für die Zusammenarbeit sowie für Websites, Portale, Intranet und Automatisierung.

Das Erstellen von Sites (Team- oder Kommunikationssites) gestaltet sich in SharePoint denkbar einfach. Diese Websites können sehr allgemein gehalten sein, etwa eine Website für ein bestimmtes Projekt, eine Abteilung oder eine Community. Die Benutzer können Beiträge auf der Website veröffentlichen und den Inhalt auf delegierte Weise verwalten, ohne dass ein Webmaster erforderlich wäre. Jeder, der die entsprechenden Zugriffsrechte hat, kann sich daran beteiligen und mitarbeiten.

Mit einer SharePoint-Teamsite können Sie mit Ihrem Team an Projekten arbeiten und sich von überall her und mit jedem Endgerät austauschen. Eine Teamsite umfasst eine Gruppe von zusammenhängenden Seiten, eine Standard-Dokumentenbibliothek für Dateien, Listen für die Datenverwaltung sowie Webparts, die Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Verwenden Sie eine Teamsite, wenn Sie mit Kollegen aus Ihrem Team oder mit Dritten an einem bestimmten Projekt zusammenarbeiten möchten. Bei einer Teamsite haben in der Regel alle bzw. die meisten Mitglieder die Möglichkeit, Inhalte zu der Site beizutragen, und die Informationen sind nur auf die Team-Mitglieder, das Projekt oder bestimmte Interessengruppen beschränkt. Wenn Sie einfach nur Informationen an ein breites Publikum weitergeben möchten, ist eine Kommunikationssite die bessere Wahl. Bei einer Kommunikationssite trägt in der Regel nur eine kleine Gruppe von Mitgliedern Inhalte bei, die von einem viel größeren Publikum konsumiert werden.

Nutzen Sie die SharePoint-Kommunikationssite, um Nachrichten, Berichte, den Bearbeitungsstand und andere Informationen in einem visuell ansprechenden Format einem breiten Publikum zugänglich zu machen. Kommunikationssites sind responsiv und können von überall und auf jedem Gerät angezeigt werden. Bei einer Kommunikationssite trägt in der Regel nur eine kleine Gruppe von Mitgliedern Inhalte bei, die von einem viel größeren Publikum konsumiert werden.

SharePoint mit OneDrive verwenden

OneDrive ist ein Cloud-Speicherdienst von Microsoft (technisch gesehen Teil von SharePoint Online), mit dem Sie Ihre persönlichen Dateien sicher an einem Ort speichern, mit anderen teilen und von jedem mit dem Internet verbundenen Gerät darauf zugreifen können. Betrachten Sie es als Ihr persönliches Repository – eine Cloud-Version von „Meine Dokumente“. Die Dateien sind stets synchronisiert und können auch dann abgerufen werden, wenn Sie offline sind. Mit OneDrive haben Sie Ihre Dateien immer dabei und können sie mit anderen teilen. Was die Langzeitnutzung anbelangt, ist OneDrive hervorragend für laufende Arbeiten geeignet. Hier finden Sie einige Beispiele, wann die Verwendung von OneDrive in Microsoft 365 sinnvoll sein kann:

• Sie wollen einzelne Dateien nur für einige wenige Personen freigeben, aber nicht für alle.

Dokumente, die Sie in OneDrive ablegen, bleiben privat, bis Sie sie freigeben. Sie können Dateien einzeln freigeben und gleichzeitig mit anderen an Office-Dokumenten arbeiten. Das macht OneDrive zu einer idealen Lösung für Dokumententwürfe, die niemand sonst sehen soll. Vielleicht schreiben Sie gerade einen Blog-Beitrag und möchten, dass einige Kollegen ihn überprüfen, bevor Sie ihn veröffentlichen. In diesem Fall wollen Sie, dass die Benutzer das Dokument nur einmal verwenden, ohne dass zusätzliche Speicher- oder Kontextinformationen benötigt werden. Alles, was sie dafür brauchen, ist ein Link zu dem Dokument sowie Bearbeitungsrechte. Und mit der modernen Kommentarfunktion in Microsoft-365-Apps erwähnen Sie einfach jemanden mit dem @-Tag und dieser erhält eine E-Mail mit einem Link zu Ihrem Kommentar.

• Veröffentlichen Sie eine Datei aus OneDrive in einem Teams-Kanal zur Durchsicht.
• Sie können keine bestehende Teamsite identifizieren, zu der Ihr Dokument gehört, und Sie sind der Meinung, dass der Zweck des Dokuments die Erstellung einer neuen Site nicht rechtfertigt.
• Sie möchten Ihre Dateien in der Cloud mit Ihrem lokalen Gerät synchronisieren. Gehen wir die Schritte gemeinsam durch, um zu zeigen, wie einfach der Vorgang ist.

Gehen Sie zu einer Dokumentenbibliothek und klicken Sie auf „Sync“.

Folgen Sie den Anleitungen und in wenigen Sekunden (ggf. Minuten) werden die Dateien in Ihrem Windows-Explorer sichtbar:

SharePoint mit Teams verwenden

Microsoft Teams ist ein Treffpunkt zur Zusammenarbeit im Team. Diese App hilft Ihnen dabei, eine Gruppe zusammenzustellen und miteinander zu arbeiten, indem Sie diese App statt E-Mails und Kanäle statt Ordner verwenden. Es ist eine Arbeitsumgebung für Sie und Ihre Kollegen, in der Sie Dateien sicher und zeitgleich bearbeiten und Likes, Erwähnungen und Antworten mit nur einem Tastendruck sehen können. MS Teams lässt sich individuell anpassen, indem Sie Notizen, Websites und Apps zu jedem Kanal hinzufügen. Da es sich um einen Cloud-Service handelt, können Sie MS Teams überall und auf jedem Gerät nutzen. Die Idee dahinter: Spaß bei der Arbeit und Ihr Team ist produktiver und kreativer.

Die Zusammenarbeit in Echtzeit spart Zeit, denn Sie können mühelos auf die Dateien zugreifen, die für Ihr Projekt wichtig sind. Dateien, die in Microsoft Teams freigegeben werden, sind direkt dort verfügbar, wo Sie sich austauschen und Besprechungen durchführen, und können von Ihrem Team gemeinsam genutzt werden. In Microsoft Teams freigegebene Dokumente werden in SharePoint gespeichert. So erhalten Sie das Beste aus beiden Welten: einfachen Zugriff von Teams, aber Metadaten, Integrationen mit PowerApps und Power Automate über SharePoint.

Zudem können Sie über Threads und fortlaufende Chats kommunizieren und so alle Beteiligten auf dem Laufenden halten. Außerdem können Sie in Microsoft Teams mit jedem Kontakt privat chatten, selbst wenn dieser offline ist. Das ist besonders praktisch, wenn sich Ihr Kontakt in einer anderen Zeitzone befindet. Mit dem gespeicherten Gesprächsverlauf sind Sie in der Lage, jederzeit eine Unterhaltung zu beginnen bzw. fortzusetzen. In einem privaten Chat lässt sich ein gemeinsames Dokument erstellen oder die Zusammenarbeit nach einem Anruf fortsetzen. Wichtige Chats können Sie sogar pinnen, um sie leichter wiederzufinden.

Teams können öffentlich oder privat sein. Öffentliche Teams stehen jedem in Ihrer Organisation offen. Die Mitgliedschaft in einem privaten Team wird von dem/den Teameigentümer(n) kontrolliert.

SharePoint mit Listen verwenden

Microsoft Listen ist eine intelligente App in Microsoft 365, mit der Sie Informationen verfolgen und Ihre Arbeit organisieren können. Sie haben darauf Zugriff von Microsoft 365, Microsoft Teams oder von SharePoint aus.

Wählen Sie in Microsoft 365 den App Launcher, alle Apps und dann Listen.

Wählen Sie dann eine neue Liste aus. Sie können eine neue Liste erstellen, Tabellendaten aus Excel einfügen oder die Formatierung einer anderen Liste wiederverwenden. Oder verwenden Sie eine der Vorlagen (Issue Tracker, Employee Onboarding, Event Itinerary, Asset Manager, Recruitment Tracker, Travel Requests, Work Progress Tracker, Content Scheduler, Gift Ideas oder Expense Tracker).

Wählen Sie aus der Vorlagenliste den Eintrag Issue Tracker, passen Sie das Erscheinungsbild und die Details der Vorlage an und klicken Sie auf „Use template“.

Wählen Sie einen Namen für die Liste, eine Beschreibung, eine Farbe, ein Symbol und einen Speicherort.

Fertig. Sie können die Liste nun verwenden und Ihre Einträge verwalten.

SharePoint mit der Power Platform verwenden

Microsoft Power Platform bietet Unternehmen die Möglichkeit, mithilfe einer intuitiven Low-Code- oder No-Code-Suite Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, ihre eigenen Lösungen zu entwickeln. Citizen Developer sind so in der Lage, sich mit Programmierern zusammenzutun, um mit Power Apps, Power Automate, Power BI, Power Virtual Agent und AI Builder mobile und webbasierte Anwendungen zu entwickeln. In Kombination mit Hunderten direkt verfügbaren Konnektoren im Microsoft Dataverse ist es jetzt einfacher denn je, effektive Lösungen für Einzelpersonen oder das gesamte Unternehmen zu erstellen. Und dank der nahtlosen Integration zwischen den von Ihren Mitarbeitern erstellten Power-Plattform-Anwendungen und vertrauten Microsoft-Produkten wie Microsoft 365, Dynamics 365, Azure oder SharePoint Online können Unternehmen traditionelle Datensilos auflösen, um in dieser neuen Arbeitsumgebung gemeinsam erfolgreich zu sein. Microsoft Power Platform ist die Heimat für Low-Code-Entwicklung.

Der Einstieg in die Nutzung von Power Platform mit SharePoint Online ist sehr einfach. Gehen Sie zu einer Liste oder Dokumentbibliothek und wählen Sie „Integrate“:

Das war‘s. Nun können Sie mit der Erstellung Ihrer eigenen Power Apps, Power Automate oder Power BI Dashboards/Berichte beginnen.

Profitieren Sie von der brandneuen Viva-Plattform

Mit Microsoft Viva holen Sie das Beste aus Ihren Mitarbeitern und Teams, indem Sie Kommunikation, Einblicke, Lernen und Wissen in einem integrierten Mitarbeitererlebnis direkt in Microsoft Teams vereinen.

Viva Connections ist Ihr Portal zu dieser Welt und ermöglicht es Ihnen, unabhängig von Ihrem Arbeitsort auf dem Laufenden zu bleiben. Connections ist auf Ihre Organisation zugeschnitten und bietet Ihnen einen Feed mit relevanten Nachrichten, Ankündigungen und Gesprächen sowie ein Dashboard, das Sie mit Unternehmensressourcen und Tools von Viva und Ihrem gesamten digitalen Arbeitsplatz verbindet. Sie können Viva Connections auf jede Rolle zuschneiden, von Außendienstlern bis hin zu Führungskräften, damit alle Beteiligten in Kontakt bleiben und sich einbringen können.

Viva Insights hilft Ihnen, mit individuellen Erinnerungen intelligenter und erfolgreicher zu arbeiten. Um Zeit für konzentriertes Arbeiten, Coaching und Lernen zu gewinnen, sollten Sie regelmäßig Pausen einlegen und Ihren Arbeitstag bewusst mit einem virtuellen Pendeln abschließen. Für Manager und Führungskräfte bietet Viva Einblicke und Empfehlungen zur Gestaltung gesunder, erfolgreicher Teams und zum Aufbau persönlicher und organisatorischer Resilienz. Viva kann einem Manager zum Beispiel dabei helfen, zu erkennen, wenn eine Gruppe von Mitarbeitern Burnout-gefährdet ist und dann Maßnahmen zu ergreifen, damit sie positive Arbeitsgewohnheiten entwickeln und sich ausgeglichen fühlen. Viva Insights hilft Ihnen, den Einfluss von Arbeitsgewohnheiten auf die Menschen im Unternehmen zu verstehen, Veränderungen voranzutreiben, zu bewerten und zugleich die Persönlichkeitsrechte bei jedem Schritt zu schützen. Mit Viva können Sie Erfolg und Wohlbefinden für sich, Ihr Team und Ihr Unternehmen fördern.

Viva Learning vereint alle Ihre Lernressourcen an einem Ort. Hier finden Sie Inhalte, die Ihnen zugeordnet wurden und die aus einer Vielzahl von Quellen empfohlen werden, darunter Ihre eigenen benutzerdefinierten Inhalte, Lernmanagementsysteme und Top-Content-Anbieter wie LinkedIn Learning und Microsoft Learn. Mit Viva wird das Lernen zu einem natürlichen Bestandteil Ihres Alltags und ermöglicht es jedem, im Rahmen des gewohnten Arbeitsablaufes zu lernen. Es ist einfach, Lern- und Organisationsressourcen zu finden, zu teilen und zu diskutieren, um eine Lernkultur zu fördern. Manager können Lernaufgaben zuweisen und den Wettstreit verfolgen, um das Onboarding zu forcieren. Viva Learning ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Fähigkeiten zu entwickeln und sich beruflich und persönlich weiterzuentwickeln.

Viva Topics vernetzt Sie auf magische Weise mit Experten und Wissen. Falls Sie auf ein unbekanntes Thema oder Akronym stoßen, bewegen Sie einfach den Mauszeiger darüber. Sie müssen nicht lange das Thema recherchieren, denn Viva Topics liefert Ihnen das nötige Wissen. Mit einem Klick finden Sie Personen, Ressourcen und Gespräche zu diesem Thema. Sie haben eine Frage? Dann fragen Sie einfach. Viva Topics hat die Antwort, schaltet Themenexperten ein und nutzt KI, um automatisch Themenseiten zu erstellen und zu gewährleisten, dass sensible Inhalte geschützt bleiben. Mit Viva Topics machen Sie das Wissen Ihres Unternehmens nutzbar und verbinden es mit den Apps, mit denen Ihre Mitarbeiter tagtäglich arbeiten.

Microsoft Viva führt Kommunikation, Erkenntnisse, Weiterbildung und Wissen zu einer integrierten Mitarbeitererfahrung zusammen, damit alle Beteiligten ihr Bestes leisten können und das gesamte Unternehmen profitiert.

Um auf Microsoft Viva zuzugreifen, gehen Sie zu Microsoft Teams und klicken Sie auf die 3 Punkte in der linken Navigationsleiste.

Sollten Sie Viva Connections, Topics, Learning oder Insights nicht sehen, klicken Sie auf „More apps“ und geben Sie Viva in die Suchleiste ein:

Schlussfolgerung

Microsoft hat sich bei der Entwicklung des modernen Intranets wirklich viel Mühe gegeben. Wir haben für Sie die 5 meistgenutzten Tools zusammengestellt, mit denen Sie ein großartiges SharePoint Online Intranet erstellen können. Angesichts der unzähligen anderen Tools und Integrationsmöglichkeiten sind IT-Teams mitunter schnell überfordert. Wir bei Impactory helfen Ihnen gerne und begleiten Sie auf Ihrem Weg zu einem modernen Intranet. Sprechen Sie mit uns über Ihre Ideen!

Zusätzliche Ressourcen

1. Sie möchten wissen, ob SharePoint für Sie geeignet ist? Lesen Sie unsere Expertenmeinung
2. Sie migrieren zu SharePoint Online? Hilfreiche Tipps finden Sie in unserem ausführlichen Blogbeitrag.
3. So gestalten Sie Ihr SharePoint Intranet DSGVO-konform. Lesen Sie hier unseren Leitfaden.