Was ist Microsoft Forms?

Mit Microsoft Forms erstellen Sie im Handumdrehen benutzerdefinierte Tests, Meinungsumfragen, Abstimmungen, Fragebögen, Anmeldungen und vieles mehr. Sobald Sie Ihr  Wunsch-Formular erstellt haben, können Sie andere einladen, über einen beliebigen Webbrowser oder ein Mobilgerät darauf zu antworten, und die eingehenden Ergebnisse mithilfe der integrierten Analysefunktionen auswerten. Die Formulardaten, wie etwa Testergebnisse, lassen sich danach zur weiteren Analyse oder Bewertung bequem nach Excel exportieren.

Microsoft Forms lässt sich in vielen Institutionen, Unternehmen und Behörden einsetzen, um deren Anforderungen an die Datenerfassung zu erfüllen und Echtzeit-Berichte zu generieren.

Microsoft Forms ist fest in die Microsoft-365-Apps integriert, um Ihnen ein nahtloses Nutzererlebnis bei der Erfassung einfacher Umfragedaten zu bieten. Einige Integrationsfunktionen befinden sich noch in der Einführungsphase und werden in Kürze für Ihr Unternehmen verfügbar sein. Als Teil der Microsoft-365-Suite erfüllt Microsoft Forms die Compliance-, Sicherheits- und Datenschutzanforderungen, wie Sie es bereits von anderen Microsoft-365-Apps gewohnt sind. So können Unternehmen Informationen sammeln, ohne dass die Benutzer auf unsichere Lösungen zurückgreifen müssen. Zudem entfällt die Notwendigkeit, eigene Umfragetools zu entwickeln und zu pflegen. IT-Administratoren können die Nutzerlizenzen verwalten und die Mitautorschaft für Microsoft Forms außerhalb ihrer Organisation aktivieren bzw. deaktivieren.

Um auf Microsoft Forms zuzugreifen und Formulare, Quiz, Umfragen, Tests usw. zu erstellen, besuchen Sie https://forms.office.com.

Microsoft hat bereits einige Vorlagen für Sie erarbeitet und nach den folgenden Kategorien geordnet:

• Veranstaltungen erfolgreich organisieren
• Erkenntnisse durch Benutzeranalyse gewinnen
• Mitarbeiterzufriedenheit verbessern
• Alltägliche Arbeitsabläufe digitalisieren

Klicken Sie auf View all neben „Explore templates“ und Ihnen werden alle verfügbaren Vorlagen angezeigt. Sie können direkt mit der Erstellung Ihres Formulars beginnen.

Die Erstellung eines Formulars ist einfach und intuitiv; die von Microsoft integrierte KI hilft Ihnen dabei.

Sobald Sie einen Titel für Ihr Formular eingeben, schlägt die KI Ihnen vor, welche Art von Fragen Sie Ihrem Formular hinzufügen könnten:

• Auswahl
• Text
• Bewertung
• Datum
• Rangliste
• Likert-Skala
• Net Promoter Score
• Abschnitt

Schon bei der Eingabe der Fragen unterstützt Sie die KI mit Änderungsvorschlägen/Optionen:

Zu jeder Frage können Sie einen passenden Untertitel hinzufügen, Medien einfügen, sie zu einer Multiple-Choice-Frage oder einem Pflichtfeld machen und noch vieles mehr.

Microsoft Forms ist sehr flexibel und ermöglicht es Ihnen, ansprechende Formulare/Quiz zu erstellen, die beim Empfänger garantiert einen guten Eindruck machen. Während der Erstellung Ihres Formulars können Sie jederzeit auf Vorschau klicken, um zu sehen, wie das Ergebnis aussehen wird.

Wenn Sie mit der Bearbeitung fertig sind, klicken Sie auf Collect responses (Antworten erfassen).

Wählen Sie nun aus den drei Optionen aus, ob jeder, nur Personen innerhalb Ihrer Organisation oder bloß bestimmte Personen in Ihrer Organisation antworten dürfen. Teilnehmer können einmal oder mehrmals antworten. Die Beantwortung kann wahlweise anonym erfolgen, indem Sie die Option Record name aktivieren bzw. deaktivieren. Folgende Optionen stehen zur Verfügung, um Endbenutzer zum Ausfüllen des Formulars oder des Quiz einzuladen:

• Direktes Versenden eines Links (wahlweise als verkürzte URL)
• Teilnehmer per E-Mail oder Nachricht in Microsoft Teams einladen
• Herunterladen eines QR-Codes und Einfügen in Ihre Präsentation
• Kopieren eines Codes und Einfügen in eine Webseite oder Sway

Auf Wunsch können Sie sich ein Tortendiagramm anzeigen lassen, wie viele Personen geantwortet haben, wie viel Zeit die Benutzer durchschnittlich mit dem Formular verbracht haben, ob es noch aktiv ist oder nicht, die individuellen Antworten (falls die Anonymisierung deaktiviert ist), und Sie können die Ergebnisse in Excel exportieren, die Antworten löschen, eine Zusammenfassung drucken und einen Link zur Zusammenfassung teilen.

Microsoft Forms läuft auf jedem Gerät: PC, Smartphone oder Tablet.

Microsoft Forms im Firmen-Intranet präsentieren

Es gibt Situationen, in denen Sie vielleicht Feedback von Ihren Mitarbeitern zu einem bestimmten Thema einholen möchten. Microsoft stellt ein Webpart bereit, um Microsoft Forms in Ihr Intranet zu integrieren. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

• Intranetseite bearbeiten: Navigieren Sie zu der Seite, in die Sie das Microsoft-Forms-Objekt einbetten möchten, und klicken Sie auf „Edit“, um den Bearbeitungsmodus zu starten.
• Neuen Abschnitt hinzufügen (optional): Klicken Sie auf das Pluszeichen, um einen neuen Abschnitt einzufügen. Wählen Sie aus, wie viele Spalten Sie anlegen möchten oder verwenden Sie eine Vorlage:

• Ein Webpart hinzufügen: Suchen Sie im Bearbeitungsmodus der Seite (des Abschnitts) nach der Option zum Hinzufügen eines Webparts

• Suchen Sie nach dem Microsoft-Forms-Webpart: Sie finden es im Abschnitt „Data analysis“ neben den Webparts „Power BI“, „Quick chart“ und „Site activity“:

• Konfigurieren Sie das Webpart: Sobald das Microsoft-Forms-Webpart hinzugefügt ist, müssen Sie es konfigurieren. Legen Sie zunächst fest, ob Sie ein neues Formular erstellen (dies löst den Prozess der Erstellung eines neuen Microsoft-Formulars aus) oder ein bestehendes Formular hinzufügen möchten (Sie müssen dann den Link des Formulars angeben). Beim Hinzufügen eines bereits vorhandenen Formulars werden Ihnen zwei Optionen angeboten:
  • Collect responses – diese Option zeigt ein Antwortformular an, mit dem Sie Reaktionen der Endbenutzer erfassen können.
  • Show form results – mit dieser Option werden die Ergebnisse der bereits eingereichten Antworten angezeigt

• Save and publish – wenn Sie mit dem Layout zufrieden sind, speichern und veröffentlichen Sie die Seite. Damit ist die Microsoft-Forms-Umfrage oder das Quiz über Ihr Intranet zugänglich.

Integration von Microsoft Forms und Power Automate

Eine weitere praktische Funktion von Microsoft Forms ist die Integration von Formularen und Quizfragen in Power Automate. Mit Microsoft Power Automate lassen sich Abläufe für Microsoft Forms erstellen, die automatisch eine oder mehrere Aufgaben ausführt, sobald ein bestimmtes Ereignis eintritt.

Als Beispiel werden wir hier einen Ablauf erstellen, der eine E-Mail mit Detailinformationen (Adresse, Kleiderordnung usw.) an diejenigen Personen sendet, die an der Geburtstagsparty teilnehmen werden.

• Erstellen Sie einen Ablauf in Power Automate, sobald Ihr Formular fertig ist. Gehen Sie dazu auf https://flow.microsoft.com und erstellen Sie einen Automated Cloud Flow. Geben Sie ihrem Ablauf einen Namen und wählen Sie dann When a new response is submitted aus.

• In Get response details geben Sie die Form Id (wählen Sie dazu im Dropdown-Menü Ihr Formular aus) und die Response Id an.

• Unter Condition klicken Sie nun in das Suchfeld Choose a value und wählen dann die Frage aus, mit der Sie entscheiden möchten, welche Art von E-Mail Sie versenden möchten. In diesem Beispiel wählen wir: Wirst du an Brittneys Geburtstag am 22. September 2023 teilnehmen? Wählen Sie im nächsten Feld is egal to aus und geben dann im Suchfeld daneben den Wert Yes ein.
• Jetzt wählen Sie im Feld If yes die Aktion Send an email aus und wählen im Feld To die Option Responders email. Schreiben Sie in Subject und Body Ihre persönliche Textnachricht an die Benutzer:

• Wählen Sie jetzt im „If no“-Abschnitt Add an action und legen dann fest, was passieren soll, wenn die Benutzer mit No
• Im letzten Schritt speichern und testen Sie Ihren Ablauf.

Mit dieser Integration können Sie verschiedene Aufgaben und Arbeitsabläufe auf der Grundlage der Antworten, die Sie über Ihre Microsoft Forms erhalten, automatisieren. So lassen sich Prozesse rationalisieren und Zeit bei der manuellen Dateneingabe und bei Benachrichtigungen sparen.

Ein weiterer hilfreicher Anwendungsfall ist der Export von Benutzerantworten in eine SharePoint-Liste. Verwenden Sie hierfür die Operation Create item aus dem Menü Add an action. So haben Sie alle Antworten in einer Liste in SharePoint und können bequem durch diese navigieren

Falls Sie die Ergebnisse in tabellarischer Form benötigen, können Sie sich alle Antwortdaten problemlos in Microsoft Excel ansehen. Die Excel-Arbeitsmappe wird auf Ihren Desktop heruntergeladen oder in OneDrive gespeichert, abhängig davon, von wo aus Sie Ihr Formular oder Quiz gestartet haben.

Bei den folgenden drei Szenarien werden Ihre Daten in Excel dargestellt:

• Wenn Sie ein Formular mit Microsoft Forms im Web erstellt haben, wird jedes Mal eine eigenständige Offline-Arbeitsmappe auf den Excel-Desktop heruntergeladen, wenn Sie auf Open in Excel klicken (auf der Registerkarte Responses). Sie können diese Arbeitsmappe an einem beliebigen Ort speichern. Wenn Sie auf Open in Excel klicken, erhalten Sie immer eine neue Arbeitsmappe mit den jeweils neuesten Daten.
• Wenn Sie ein Formular in OneDrive for Business erstellt haben, wird jedes Mal Excel im Web geöffnet und eine Arbeitsmappe automatisch in OneDrive for Business gespeichert, sobald Sie auf Open in Excel klicken (in der Registerkarte Responses). Antwortdaten wie Anmerkungen, Formeln und Funktionen werden mit Ihrer Arbeitsmappe synchronisiert und die neuesten Updates angezeigt, sobald Sie in Excel auf Open in Excel klicken oder die Arbeitsmappe erneut öffnen.

• Wenn Sie ein Formular in Excel Online erstellen, wird jedes Mal Excel im Web geöffnet und eine Arbeitsmappe automatisch in OneDrive for Business gespeichert, sobald Sie auf Open in Excel klicken (in der Registerkarte Responses). Antwortdaten wie Anmerkungen, Formeln und Funktionen werden mit Ihrer Arbeitsmappe synchronisiert und die neuesten Updates angezeigt, sobald Sie in Excel auf Open in Excel klicken oder die Arbeitsmappe erneut öffnen.

So richten Sie Microsoft Forms ein

Microsoft-365-Administratoren können mit den folgenden Aktionen für Ihre Organisation festlegen, wie Microsoft Forms verwendet werden kann:

• Microsoft Forms aus- bzw. einschalten: Microsoft Forms ist für Ihr Unternehmen standardmäßig aktiviert. Sie können es jederzeit ausschalten.
  • Deaktivieren von Microsoft Forms für alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens: Setzen Sie in Microsoft Azure die Option Enable for users to sign-in (Anmeldung für Benutzer aktivieren) unter Microsoft Applications> Office Hive und Microsoft Applications > Microsoft Forms auf No

• Microsoft Forms für einzelne Personen in Ihrem Unternehmen deaktivieren: Wenn Sie Microsoft Forms für eine bestimmte Person deaktivieren, kann diese Person Microsoft Forms nicht verwenden und die Microsoft-Forms-Kachel wird ihr weder im Startmenü der Microsoft-365-App noch auf der Startseite angezeigt.
  • Um es zu deaktivieren, melden Sie sich im Microsoft 365 Admin Center an und gehen zu Users -> Active users. Wählen Sie nun den betreffenden Benutzer aus und deaktivieren unter Licenses and apps die Option Microsoft Forms

• Zugriffsbeschränkungen für Microsoft Forms in Azure Active Directory einrichten
• Externe Freigabeeinstellungen steuern, Namen von Personen im Unternehmen erfassen und/oder Formulare vor Phishing schützen: Im Microsoft 365 Admin Center können Sie:
  • Festlegen, ob externe Benutzer mit Benutzern in Ihrem Unternehmen an einem Formular oder Quiz zusammenarbeiten dürfen.
  • Festlegen, ob die Namen der Personen Ihrer Organisation, die ein Formular ausfüllen, erfasst werden sollen.
  • Die automatische Phishing-Erkennung in Formularen deaktivieren bzw. aktivieren.
• Benutzern, die Verwendung eines Formulars in PowerPoint erlauben:
  • Melden Sie sich bei https://admin.microsoft.com an.
  • Klicken Sie auf Settings > Settings.
  • Klicken Sie auf der Seite Settings unter der Registerkarte Services auf User Owned Apps and Services (Benutzereigene Anwendungen und Dienste).
  • Aktivieren Sie die Option Let users access the Office store (Benutzern den Zugriff auf den Office-Store ermöglichen), damit die Benutzer ein Formular in PowerPoint einfügen können.

Sicherheit und Compliance

Die Daten von Microsoft Forms werden auf Servern in den Vereinigten Staaten und Europa gespeichert. Sämtliche Daten liegen in den Vereinigten Staaten vor. Eine Ausnahme bilden in Europa ansässige Mandanten, die Microsoft Forms seit Mai 2017 verwenden. Ihre Daten werden in Datenbanken in Europa gespeichert.

Microsoft Forms erfüllt seit Mai 2018 die Anforderungen der DSGVO sowie den Family Educational Rights and Privacy Act (FERPA) und die BAA Sicherheitsstandards.

Wer kann Microsoft Forms nutzen?

Microsoft Forms ist in den folgenden Plänen verfügbar:

• Microsoft 365 Business Basic, Standard oder Premium
• Microsoft 365 A3/A5 und E3/E5
• Office 365 A1/A3/A5 und E1/E3/E5
• Microsoft 365/Office 365 F3

Microsoft Forms ist auch für Office-365-Education-Kunden, Microsoft-365-Apps für Geschäftskunden und Benutzer mit einem Microsoft-Konto (Hotmail, Live oder Outlook.com) erhältlich.

Schlussfolgerung

Microsoft Forms ist ein vielseitiges und benutzerfreundliches Tool für die Datenerfassung und Umfrageverwaltung. Seine Integration in Microsoft 365 macht es zu einer wertvollen Ergänzung für Unternehmen, Bildungseinrichtungen und Organisationen, die nach effizienten und zuverlässigen Möglichkeiten zur Erfassung und Analyse von Umfragedaten suchen. Ganz gleich, ob Sie Lehrer, Personalverantwortlicher oder Geschäftsinhaber sind: Microsoft Forms erleichtert Ihnen das Sammeln von Informationen und Erkenntnissen, um fundierte Entscheidungen zu treffen.

Falls Sie noch Fragen zu Microsoft Forms haben, zögern Sie nicht, Impactory GmbH zu kontaktieren. Wir haben über 10 Jahre Erfahrung und Know-how in der Microsoft-365-Welt. Gerne analysieren wir für Sie Ihre Geschäftsanforderungen und finden die beste Lösung für Sie und Ihr Unternehmen.