So migrieren Sie von Skype for Business nach Microsoft Teams

Microsoft hat zahlreiche Ankündigungen in ihrer Produkt-Roadmap gemacht und wir wissen, wie schwierig es für IT-Profis ist, sie alle zu berücksichtigen. Eine ist jedoch ausgesprochen wichtig für Unternehmen, die heute Skype for Business nutzen. Der Support für alle aktiven Produkte von Skype for Business endet am 31. Juli 2021. Was heißt das? Skype for Business verabschiedet sich. Ist dies für Sie als Nutzer ein Problem? Nicht, wenn Sie die Umstellung auf Microsoft Teams bereits geplant oder gar schon durchgeführt haben. Falls nicht, lesen Sie weiter, denn in diesem Artikel erläutern wir alle Einzelheiten der Migration.

Warum sollten Sie zu Microsoft Teams wechseln?

Microsoft Teams baut auf Skype for Business auf und ergänzt es um beständige Chats, zusätzliche Funktionen für die Zusammenarbeit, Dateispeicheroptionen und umfangreichere App-Integrationen. Das Produkt wurde unter dem Gesichtspunkt der Teamarbeit entwickelt. Es unterstützt Ihr Team, sich spontan und problemlos zu treffen und gemeinsam in einer Anwendung zu arbeiten, etwa eine Idee zu skizzieren oder eine Präsentation mitzugestalten. Und das Beste daran ist: Wenn Sie bereits einen geeigneten Office-365-Plan haben, ist Teams schon in der Lizenz enthalten – es fallen keine zusätzlichen Kosten an.

Wann müssen Sie mit der Planung beginnen?

Die Einstellung des Supports bedeutet, dass das Produkt nach dem 31. Juli 2021 nicht mehr zugänglich ist bzw. unterstützt wird. Sie sollten schon heute mit der Planung beginnen, denn eine solche Migration kann – abhängig von der Größe Ihrer Organisation und der Komplexität Ihrer Infrastruktur – zwischen einigen Wochen und mehreren Monaten dauern.

Wie gelingt die Umstellung?

Beginnen Sie zunächst bei Ihren Mitarbeitern. Bringen Sie frühzeitig die richtigen Interessenvertreter ins Boot und definieren Sie Ihren Projektplan mit Inhalten (z. B. binden wir Audiokonferenzen ein), Zielen (z. B. Skype for Business wird eingestellt am …) und Fristen.

Microsoft empfiehlt folgendes Change-Management-Framework, das sich im Laufe der Zeit bewährt hat: Sie erstellen Ihren Plan, bestätigen die technische Betriebsbereitschaft (Technical Readiness) Ihrer Umgebung und die Benutzerbereitschaft (User Readiness) von Teams und fahren erst dann mit der eigentlichen Umsetzung fort. Pilotprojekte mit einer begrenzten Benutzeranzahl vor dem unternehmensweiten Einsatz sind dabei eine bewährte Praxis.

Wir empfehlen Ihnen noch heute, mit der Nutzung von Microsoft Teams zu beginnen, während Sie Ihre Umstellung vorbereiten. Dazu müssen Sie Skype for Business nicht einstellen, denn es gibt mehrere Koexistenzmodi, die es Ihnen ermöglichen, Skype for Business und Microsoft Teams in der Übergangsphase parallel zu betreiben.

Koexistenzmodi besser verstehen

Wenn Sie Teams in Ihrer Office-365-Umgebung aktiviert haben, überschneiden sich standardmäßig manche Funktionen, die bereits Skype for Business bietet (z. B. Besprechungen, Chats, Anrufe). Sie haben verschiedene Modi, um zu konfigurieren, welche Anwendung diese Funktionen zur Verfügung stehen soll, für einen bestimmten Benutzer oder für jeden in der Organisation, damit sie sich nicht überlappen. Diese sind:

• Inselmodus
• Nur Skypre for Business
• Zusammenarbeit unter Verwendung von Skype for Business mit Teams
• Zusammenarbeit und Besprechungen mit Skype for Business und Teams (Meeting-First-Modus)
• Nur-Teams-Modus

Inselmodus

Der Inselmodus ist der Standard-Koexistenzmodus. In diesem Fall sprechen die beiden Anwendungen nicht miteinander. Anwender müssten stets beide Clients gleichzeitig laufen lassen und jeweils in der App kommunizieren, in der die Kommunikation initiiert wurde. Entscheiden Sie sich für den Inselmodus, dann sind folgende Punkte zu beachten:

• Verbund – sind in Ihre Organisation bereits Skype for Business Verbünde vorhanden, stehen diese in Microsoft Teams nicht zur Verfügung. D. h., alle Nachrichten und Anrufe von Nutzern im Verbund (externe Nutzer Ihrer Organisation) werden nur in Skype for Business zugestellt.
• Office-Integration – wenn Sie z. B. die Chat- oder Anrufschaltflächen in Outlook verwenden, werden Sie zu Skype for Business als Standard-Client weitergeleitet.
• Telefonsystem – von Teams im Inselmodus nicht unterstützt. Der Enterprise-VoIP-Client bleibt Skype for Business.

Tipp: Wann sollten Sie den Inselmodus wählen?Wenn Ihr Unternehmen Skype for Business Online verwendet, empfiehlt Microsoft, mit dem voreingestellten Inselmodus zu beginnen, um die Akzeptanz von Teams zu fördern. Wechseln Sie dann so bald wie möglich zum Modus „Nur Teams“.

Nur-Teams-Modus

Im Modus „Nur Teams“ haben die Benutzer Zugang zu allen Funktionen in Teams. Im Weiteren bezeichnen wir diese Benutzer als aktualisierte Benutzer. Diese können weiterhin den Skype-for-Business-Client nutzen, um an Skype-Meetings teilzunehmen, die von nicht aktualisierten Nutzern oder Externen organisiert wurden. Nutzer im Nur-Teams-Modus können mithilfe der Interoperabilitätsfunktionen weiterhin zwischen Teams und Skype for Business kommunizieren. Voraussetzung: Nutzer von Skype for Business sollten sich nicht im Inselmodus befinden, da dann die beiden Anwendungen nicht miteinander kommunizieren. Nachstehend einige Überlegungen für Ihre Benutzer im Nur-Teams-Modus:

• Chats, Anrufe und Besprechungen mit Skype for Business – ein aktualisierter Nutzer kann diese nicht initiieren; das geht nur in Teams.
• Office-Integration – im „Nur Teams“-Modus werden die Chat- und Anrufschaltflächen in Outlook an Teams als Standard-Client umgeleitet.
• Upgrade vom Inselmodus – stellen Sie sicher, dass Microsoft Teams bereits in Ihrer Organisation verbreitet ist, um Kommunikationsstörungen zu vermeiden, da der Inselmodus keine Interoperabilität bietet.
• Office 365 Deutschland – ist Ihre Organisation in dieser Region gehostet, so unterstützt Microsoft zurzeit noch kein Upgrade auf den Nur-Teams-Modus, da Teams in keinem der Office-365-Deutschland-Pläne angeboten wird.
• Geräte – Sie müssten alle Geräte ersetzen oder aufrüsten, die keine Teams unterstützen.
• Virtuelle Desktopinfrastruktur (VDI) – wenn Sie VDI-basierte Primärgeräte einsetzen, sollten Sie das Upgrade für diese Benutzer aufschieben, da Microsoft noch an der Lösung einiger Szenarien arbeitet.

Tipp: Wann sollten Sie den Nur-Teams-Modus wählen?
Nach einem anfänglichen Start im Inselmodus wechseln Sie in den Nur-Teams-Modus, wenn Ihr Unternehmen Skype for Business Online in einem regulären Office 365-Mandanten verwendet hat und Sie alle Geräte geupgradet haben, die keine Teams unterstützen und keine Nutzer haben, deren Primärgeräte VDI-basiert sind.

Nur Skype for Business

In diesem Modus dürfen Nutzer Skype for Business nur für Chat-, Besprechungs- und Anruffunktionen nutzen. Teams und Kanäle sind nicht verfügbar. Dieser Modus ist derzeit mit ein paar Einschränkungen verbunden:

• Teams und Kanäle – diese werden nicht automatisch ausgeschaltet, sondern müssen über die Richtlinie für App-Berechtigungen ausgeblendet werden.
• Microsoft Teams Meetings – Skype-for-Business-Nutzer können an Meetings in Teams teilnehmen, sofern sie für Teams lizenziert sind.

Tipp: Wann sollten Sie den Modus „Nur Skype for Business“ wählen?Verwenden Sie diesen Modus, wenn Sie Benutzer daran hindern möchten, zu Teams zu wechseln, bevor Sie in der Lage sind, eine verwaltete Bereitstellung vorzunehmen.

Zusammenarbeit unter Verwendung von Skype for Business mit Teams

In diesem Modus führen Sie Microsoft Teams in Ihre Arbeitsumgebung ein, während Sie den Einsatz von Skype for Business unverändert lassen. Dieser Modus ist im Vergleich zum Inselmodus die bessere Alternative, wenn Sie Ihren Benutzern einen vorhersehbaren Zeitplan für das Upgrade bieten möchten, statt sich auf die allmähliche Verbreitung von Microsoft Teams zu verlassen, wie es beim Inselmodus der Fall ist. Wenn Sie sich Gedanken über die Merkmale von Microsoft Teams machen, ist eines besonders zu beachten:

• Die Kommunikationsmöglichkeiten von Microsoft Teams – privater Chat, Anrufe und die Planung von Besprechungen sind in diesem Modus standardmäßig ausgeschaltet.

Tipp: Wann sollten Sie sich für die Zusammenarbeit unter Verwendung von Skype for Business mit Teams entscheiden?Falls Sie eine bestehende Skype-for-Business-Lizenz haben, insbesondere im On-Premise- oder Hybrid-Modus, können Sie diesen Modus als Alternative zum Inselmodus verwenden. Sie würden nach und nach über Teams Kooperationsfunktionen (Teams, Kanäle, Zugriff auf Dateien in Microsoft 365) hinzufügen, während Sie Skype for Business weiterhin für Chats, Anrufe und Besprechungen nutzen.

Zusammenarbeit und Besprechungen mit Skype for Business und Teams (Meetings-First-Mode)

Dieser Modus konzentriert sich auf die Meeting-Funktionen in Teams, die für Skype-for-Business-Nutzer neu sind: Transkription, Hintergrundeffekte, Weichzeichner und verbesserte Benutzerfreundlichkeit auf allen Plattformen, einschließlich Mobilgeräten und Browsern. Zusätzlich zu den Teams und Kanälen stehen den Benutzern alle Meeting-Funktionen in Microsoft Teams zur Verfügung. Private Chats und Anrufe sind weiterhin über Skype for Business möglich.

• Besser zusammen – Microsoft Teams und Skype for Business profitieren von mehreren „besser zusammen“-Funktionen, wie z. B. einheitlicher Onlinestatus oder das automatische Halten/Entfernen und Unterstützung von Human Interface Devices (HID) in beiden Anwendungen.
• Teams und Kanäle – Sie können diese bei Bedarf mit der Richtlinie für App-Berechtigungen ausblenden.

Tipp: Wann sollten Sie den Meetings-First-Modus wählen?Verwenden Sie diesen Modus, wenn Sie Skype for Business mit Enterprise Voice bereits lokal einsetzen und ein Upgrade zu einem späteren Zeitpunkt planen, aber Meetings in Microsoft Teams für Ihre Nutzer früher anbieten möchten.

Sollten Sie sich immer noch nicht sicher sein, welcher Modus für Ihre Organisation der richtige ist, bietet Microsoft den „Skype to Teams“-Migrationsassistenten an, den wir Ihnen sehr empfehlen.

Zusammenfassung der technischen Vorbereitungsschritte

• Bereiten Sie Ihre IT-Mitarbeiter und Power-User mit entsprechenden Schulungsmaterialien vor.
• Besorgen Sie sich ein Abonnement für Office 365 oder Microsoft 365, falls Sie noch keines haben.
• Fügen Sie Ihre verifizierte Domäne zu Office 365 oder Microsoft 365 hinzu.
• Synchronisieren Sie Ihre Benutzeridentitäten mit Azure Active Directory.
• Bereiten Sie Ihr Netzwerk vor und ergreifen Sie die erforderlichen Bereitschaftsmaßnahmen.
• Wenn Sie die Option für Anrufe über das öffentliche Telefonnetz (Public Switched Telephone Network, PSTN) verwenden, stellen Sie sicher, dass Microsoft Teams dieses in Ihrer Region unterstützt. Wählen Sie Anrufpläne aus und übertragen Sie Ihre Telefonnummern, wenn Sie Microsoft als Anbieter verwenden möchten..
• Sie können den Microsoft-Discovery-Fragebogen verwenden, um zu evaluieren, inwieweit Sie für ein Upgrade auf Teams bereit sind.

Zusammenfassung der Schritte zur Benutzerbereitschaft

• Erkennen Sie Faktoren, die die Benutzerakzeptanz und Annahme beeinflussen.
• Definieren Sie Kernwert-Botschaften für Teams in Ihrer Organisation.
• Identifizieren Sie die Early Adopters und machen Sie diese zu Ihren Protagonisten.
• Beschreiben Sie Ihre Sensibilisierungs-, Schulungs- und Unterstützungsaktivitäten.
• Informieren Sie sich über die Upgrade-Planungs-Workshops von Microsoft

Umsetzung

Sobald Sie die Planung abgeschlossen haben, erfolgt die Durchführung der eigentlichen Migration. Die unten aufgeführten Schritte decken zwei verschiedene Szenarien ab: nur Skype for Business Online oder Vor-Ort-/Hybrid-Kunden.

Skype for Business Online

Sie können Benutzer stufenweise (empfohlen) oder alle gleichzeitig upgraden. Dies hängt von den Entscheidungen ab, die Sie bereits getroffen haben, sowie von Ihren spezifischen organisatorischen Bedürfnissen.

Alle gleichzeitig

Wenn Sie sich für den kürzesten Weg entscheiden:

1. Benachrichtigung der Skype-for-Business-Online-Nutzer über die Änderung (empfohlen)
   Wählen Sie im Admin Center von Microsoft Teams: Organisationsweite Einstellungen > Team-Upgrade
   Ändern Sie unter Koexistenzmodus den Schalter Skype-for-Business-Benutzer benachrichtigen, dass ein Upgrade für Teams verfügbar ist. auf Ein.
   
2. Sobald Sie bereit sind, stellen Sie den Koexistenzmodus für die Organisation auf Nur Teams (Teams only).Wählen Sie im Admin Center von Microsoft Teams die Option Organisationsweite Einstellungen.Wählen Sie den Nur-Teams-Modus in der Dropdown-Liste Koexistenzmodus aus.
   

Stufenweiser Ansatz

Dies ist der empfohlene Ansatz für ein Microsoft-Teams-Upgrade. Bitte beachten Sie: Wenn Sie die GUI des Teams Admin Center verwenden, sind Sie bei der Konfiguration der TeamsUpgradePolicy auf jeweils 20 Benutzer beschränkt. Wenn Sie diese Einschränkung umgehen möchten, können Sie PowerShell-Skripts verwenden, um alle weiteren Schritte zu durchlaufen.

1. Identifizieren Sie Ihre Pilot-Anwender.
2. Benachrichtigen Sie die ausgewählten Benutzer über die Änderung.
   • Wählen Sie im Admin Center von Microsoft Teams die Option Benutzer. Suchen Sie die gewünschten Benutzer, und markieren Sie sie durch Mehrfachauswahl.
   • Wählen Sie Einstellungen Bearbeiten in der oberen linken Ecke der Listenansicht.
   • Ändern Sie im Bereich Einstellungen Bearbeiten (auf der rechten Seite unter Teams-Upgrade) die Option Den Skype-for-Business-Benutzer benachrichtigen auf Ein. Hinweis: Falls der Koexistenzmodus auf „Organisationsweite Einstellungen verwenden“ eingestellt ist, wird dieser Schalter nicht angezeigt. Sie müssen also zunächst den Koexistenzmodus für diese Benutzer explizit auf den Standardwert für die Organisation einstellen.
3. Stellen Sie den Koexistenzmodus für Benutzer auf Nur Teams.
   Sobald Sie bereit sind, die Benutzer in der gegenwärtigen Phase so zu aktualisieren, dass sie Teams als einzige Anwendung verwenden können, setzen Sie den Koexistenzmodus für die Benutzer auf Nur Teams.
   • Wählen Sie im Admin Center von Microsoft Teams die Benutzer dieser Phase aus.
   • Wählen Sie Einstellungen Bearbeiten in der oberen linken Ecke der Listenansicht.
   • Wählen Sie im Bereich Einstellungen Bearbeiten (auf der rechten Seite unter Teams-Upgrade) die Option Nur Teams in der Dropdown-Liste.
4. Wiederholen Sie in der nächsten Phase die Schritte 1–3

Skype for Business Lokal

Wenn Sie Skype for Business Server oder Microsoft Lync lokal einsetzen, befinden Sie sich in einem komplexeren Szenario und es gibt einige zusätzliche Schritte zu den oben beschriebenen Schritten. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Sie Ihre Migration wie folgt planen sollten:

1. Konfigurieren Sie die Hybrid-Konnektivität
2. Vorübergehenden Koexistenzmodus einstellen (optional)
3. Wechsel der Nutzer von lokalem Skype for Business zu Nur Teams
4. Deaktivieren Sie Hybrid, um Ihre Migration in die Cloud abzuschließen

Schlussfolgerung

Wie Sie sehen konnten, ist der Wechsel zu Teams unvermeidlich – und es gibt verschiedene Varianten. Die beiden Hauptaspekte sind die Bereitschaft der Technik und der Benutzer, und beide sind gleichermaßen wichtig. Das allein ist natürlich nicht genug. Es gibt viele andere Faktoren zu berücksichtigen, wie z. B. die Telefonanlage und die PSTN-Konnektivitätsoptionen, sollten Sie diese verwenden. Es empfiehlt sich, frühzeitig über die Zusammenarbeit mit Dritten nachzudenken, denn zusätzlich zu den bereits bestehenden Verbünden bietet Microsoft Teams auch Domain-Whitelist-Optionen. Sie können wählen, ob Sie das Upgrade mit Ihren internen IT-Ressourcen, unter Anleitung oder mit voller Unterstützung durch einen vertrauenswürdigen Microsoft-Partner Ihrer Wahl durchführen möchten. Unabhängig davon, ob Sie bereits mit Ihrer Planung begonnen haben oder kurz davorstehen, teilen wir gerne unsere Erfahrungen mit Ihnen. Die Zeit drängt! Lassen Sie uns noch heute Ihr Upgrade von Skype for Business nach Microsoft Teams besprechen!