Top 5 der effektivsten Power Automate Vorlagen für moderne Unternehmen

Willkommen zu unserem grundlegenden Leitfaden zu Power Automate-Vorlagen!

Power Automate ist ein vielseitiges Tool, das Unternehmen hilft, die Effizienz durch die Automatisierung sich wiederholender Prozesse mit Microsoft 365 und SharePoint zu steigern.

Ob Sie die Effizienz Ihrer Arbeitsabläufe verbessern oder Routineaufgaben zum ersten Mal automatisieren möchten, dieser Leitfaden wird Ihnen den Einstieg erleichtern und das volle Potenzial der Automatisierung erschließen.

Auf der Grundlage unserer umfangreichen Erfahrungen haben wir diese Vorlagen für Sie ausgewählt, da sie die beliebtesten und am häufigsten eingerichteten Optionen in verschiedenen Branchen darstellen.

Werfen wir einen Blick auf einige der besten Vorlagen, um Ihre täglichen Abläufe zu revolutionieren und Ihre Arbeit zu verändern.

1. Starten Sie eine Freigabe, wenn eine Datei zu SharePoint hinzugefügt wird

Was es bewirkt: Startet automatisch einen Genehmigungsprozess, wenn eine Datei in einen SharePoint-Ordner oder eine Bibliothek hochgeladen wird.

Warum ist es vorteilhaft: Gewährleistet rechtzeitige Überprüfungen und die Einhaltung von Vorschriften durch die Automatisierung des Genehmigungs-Workflows.

Einrichtung:

1. Gehen Sie zur Vorlage Start einer Genehmigung, wenn eine Datei zu SharePoint | Power Automate hinzugefügt wird
2. Erstellen Sie den Ablauf: Öffnen Sie Power Automate und wählen Sie im linken Bereich „Erstellen“. Wählen Sie „Automatisierter Fluss“
3. Spezifizieren Sie den Auslöser: Suchen Sie und wählen Sie den Auslöser „Wenn eine Datei erstellt wird (nur Eigenschaften)“ für SharePoint.
4. Setzen Sie die Bedingung: Geben Sie die SharePoint-Site und den Ordner an.
5. Fügen Sie eine Genehmigungsaktion hinzu: Wählen Sie „Starten und auf Genehmigung warten“. Konfigurieren Sie den Genehmigungstyp, die Beauftragten und die Nachrichtendetails.
6. Benachrichtigen Sie den Antragsteller: Fügen Sie eine Aktion hinzu, um eine E-Mail-Benachrichtigung basierend auf dem Ergebnis der Genehmigung zu senden.

2. E-Mails an einen Kanal weiterleiten

Was es bewirkt: E-Mails von einer bestimmten Adresse automatisch an einen bestimmten Channel weiterleiten.

Warum es nützlich ist: Verbessert die Kommunikation und kann nachfolgende Workflows auf der Grundlage des E-Mail-Inhalts auslösen.

Einrichtung:

1. Gehen Sie zur Vorlage E-Mails an einen Kanal weiterleiten | Power Automate
2. Erstellen Sie den Fluss: Wählen Sie ‚Automatisierter Fluss‘ in Power Automate.
3. Spezifizieren Sie den Auslöser: Wählen Sie in den Outlook-Optionen „Wenn eine neue E-Mail eintrifft“.
4. Definieren Sie den Kanal: Fügen Sie eine Aktion hinzu, um eine Nachricht in einem Microsoft Teams-Kanal zu veröffentlichen.
5. Konfigurieren Sie E-Mail-Details: Legen Sie Bedingungen für die Weiterleitung fest, z. B. die Absenderadresse oder Schlüsselwörter für den Betreff.

3. ein Team benachrichtigen, wenn sich der Status von Planer-Aufgaben ändert

Was es bewirkt: Sendet Benachrichtigungen an einen Teamkanal, wenn sich der Status einer Aufgabe in Planner ändert.

Warum es nützlich ist: Hält das Team über Projektmeilensteine und Aufgabenfortschritt auf dem Laufenden.

Einrichtung:

1. Gehen Sie zur Vorlage Benachrichtigen Sie ein Team, wenn sich der Status von Planeraufgaben ändert
2. Erstellen Sie den Ablauf: Beginnen Sie mit ‚Automatisierter Ablauf‘
3. Setzen Sie den Auslöser: Wählen Sie „Wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist“ in Microsoft Planner.
4. Details spezifizieren: Wählen Sie den Plan und die Aufgabendetails von Planner.
5. Post to Teams: Konfigurieren Sie die Nachricht, um Updates in einem Teams-Kanal zu posten.

4. Klicken Sie auf eine Schaltfläche, um eine Notiz per E-Mail zu versenden

Was es bewirkt: Damit können Sie Notizen per E-Mail versenden, indem Sie auf eine Schaltfläche klicken, wobei der Inhalt aus einer SharePoint-Liste stammt.

Warum es nützlich ist: Automatisiert den Versand von Berichten an das Management oder das Team und spart so Zeit und Mühe.

Einrichtung:

1. Gehen Sie zur Vorlage Klicken Sie auf eine Schaltfläche, um eine Notiz per E-Mail zu versenden | Power Automate
2. Erstellen Sie den Fluss: Wählen Sie „Sofortiger Fluss“ und wählen Sie den Auslöser „Schaltfläche“.
3. Daten aus SharePoint abrufen: Fügen Sie eine Aktion hinzu, um Elemente aus einer angegebenen SharePoint-Liste abzurufen.
4. E-Mail einrichten: Konfigurieren Sie die Aktion „Eine E-Mail senden“ mit dynamischen Inhalten aus der SharePoint-Liste.

5. Über neue Nachrichten in einer Viva Engage Gruppe benachrichtigt werden

Was es bewirkt: Benachrichtigt Sie über neue Beiträge in bestimmten Viva Engage Gruppen.

Warum es nützlich ist: Fördert die aktive Teilnahme und rechtzeitige Interaktion innerhalb Ihrer Viva Engage Gemeinschaft.

Wie man es einrichtet:

1. Gehen Sie zur Vorlage Benachrichtigung über neue Nachrichten in einer Viva Engage Community | Power Automate
2. Erstellen Sie den Flow: Beginnen Sie mit ‚Automated Flow.‘
3. Legen Sie den Auslöser fest: Wählen Sie die Option „Wenn eine neue Nachricht in einer Gruppe veröffentlicht wird“ in Yammer.
4. Benachrichtigungen konfigurieren: Fügen Sie eine Aktion hinzu, um eine Benachrichtigung oder einen E-Mail-Alarm über den neuen Beitrag zu senden.

Wir hoffen, dass Sie damit beginnen, denn diese Power Automate-Vorlagen können die Produktivität erheblich steigern und organisatorische Prozesse rationalisieren.

Fangen Sie an, mit diesen Vorlagen zu experimentieren, um herauszufinden, welche Ihren Bedürfnissen am besten entsprechen, und sehen Sie aus erster Hand, wie sie Ihre Geschäftsabläufe verändern können.