ShareConf 2017 – 1. Conference Day

1. Conference Day

Am zweiten Tag der Messe und zeitgleich dem ersten eigentlichen Konferenztag beschäftigten wir uns mit verschiedene Themen aus den Bereichen Office 365, SharePoint und weiteren relevante Themen. Der Fokus lag hier auf der Realisierung des digitalen Arbeitsplatzes. Es wurden sowohl Anwenderberichte als auch konzeptionelle Vorträge angeboten. Ebenfalls gab es Themen zu den Schwerpunkten Kollaboration und Prozesse.

Eröffnungskeynote: Chancen und Risiken im Transformationsprozess

Beginnend mit Prof. Dr. Storks (Hochschule Darmstadt) Anfangskeynote zum Thema „Die digitale Dividende heben – Chancen und Risiken im Transformationsprozess“. Prof Dr. Werner Stork adressierte in seiner Keynote die Herausforderungen, die Unternehmen im Zuge der digitalen Transformation zu bewältigen haben.

Die Digitalisierung der Geschäfts- und Arbeitswelt – verbunden mit Konzepten wie Big Data, Hyperkonnektivität, Cyber-Physische Systeme, Prädiktive Analytik und Automation bzw. Robotik – schafft eine neue Geschäfts- und Arbeitswelt: Integrierte Produktions- und Logistikprozesse sowie eine umfassende vernetzte Arbeitswelt – digital und agil, flexibel und innovativ – versprechen enorme Steigerungen in der Produktivität und der Kundenorientierung.

Allerdings stellt sich diese „digitale Dividende“ nicht so ohne weiteres ein – in der Praxis sind nicht selten Phänomene, wie Resignation und Rückzug oder auch Blockadehaltungen gegenüber den neuen Technologien zu beobachten.

Damit die Investitionen in eine veränderte Geschäftsstrategie und eine neue IT-Strategie auch tatsächlich ihre digitale Dividende erwirtschaften, bedarf es einer sorgfältigen Analyse der unternehmensindividuellen Ausgangslage sowie einer klugen und ganzheitlichen Strategie, die insbesondere die personalwirtschaftlichen, die organisatorischen sowie die kulturellen Fragestellungen im Rahmen des Transformationsprozesses berücksichtigt.

Social Intranet mit Office365

Dr. Ralf Kuhn (Alight Consulting GmbH) stellte die Entwicklung eines globalen Intranets als wichtigen Schritt dar, um sowohl die Kommunikation als auch die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen internationalen Standorten und Abteilungen zu verbessern.

In seinem Beitrag erfuhren wir, wie die Umsetzung eines Social Intranets bei einem seiner Kunden gelingen konnte. Dabei wurde auf Basis von SharePoint eine gemeinsame Grundlage mit allen für die Mitarbeiter relevanten Informationen geschaffen und eine vereinfachte interne Kommunikation über Yammer sichergestellt.

Für die einzelnen Teams rücken vor allem Suchfunktionen, News and Social Feeds, Dokumentenbibliotheken sowie Team- und Projekträume in den Mittelpunkt. Die erfolgreiche Implementierung überzeugte den Kunden.

“Buy – Manage – Sell” Real Estate Life Cycle powered by SharePoint

Jan Boltz (PointPro Solutions) zeigte am Beispiel der Real Estate Branche auf, welche organisatorischen Herausforderungen in BackOffice Prozessen zu berücksichtigen sind. Das zur Verfügung stellen und die Prüfung notweniger Unterlagen, sowie die Funktionalität und Möglichkeiten von SharePoint Server und SharePoint Online, wurden anhand eines Kundenprojektes dargestellt.

“Fall in love with your intranet!” – egal ob in der German Cloud, O365 oder mit SharePoint OnPremise

Intranetberaterin Dr. Claudia Eichler-Liebenow (T-Systems Multimedia Solutions GmbH) und Juha Koivula (Blue Meteorite) stellten in ihrem gemeinsamen Vortrag das Intranet-Framework Valo vor. Moderne Intranets auf Basis SharePoint und Office 365 benötigen keine komplexen, langwierigen Implementierungsprojekte mehr.

Durch den Einsatz von modularen SharePoint-Intranet-Lösungen aus der Box könnten sich Intranet Projekte auf die Nutzer und Inhalte fokussieren. Durch Demos und Beispiele von modernen Layouts, der App und den vielen Modulen wurde ein guter Eindruck über das Produkt vermittelt. Für die Bereitstellung und Einführung gibt es einen kompakten Zeitplan, der technische Aspekte mit der Beratung und Einführungsbegleitung eines Social Intranets kombiniert.

“Valo” steht für die German Cloud, im weltweitem Office 365 oder für SharePoint 2016 oder 2013 on Premise zur Verfügung. Im Vortrag fanden sich Antworten darauf, wie ein modernes SharePoint Intranet aussieht und wie ein Projekt initial geplant werden kann.

Top 4 Learnings: Einführung social collaboration

– Arbeitsprozesse
– Transformation
– Start small – think big
– Fachbereiche einbinden

Es folgte eine Produktvorstellung für Valo – ein xml Datei-Template – automatisiert (Schaufenster in alle verschiedenen Bereiche eines Unternehmens) – Startseite zeigt automatisiert Neuigkeiten an (latest Videos) (on premise wie cloud)

• Navigation, Suche, customized News, etc., personalisierte Events, Question of the Week, People finder, Good Works, Announcements
• Intranet durch Valo Einsatz: “Kinderleicht”
  • Fertige Lösungen – Ready-to-go Modern Intranet
  • Nachrichten, Nachrichten, Nachrichten
  • Globale Nachrichten und spezifische pro Standort
  • Collaboration: Teamwork zeigt an, in welchen z.B.: Projects/Teams/Products ich aktiv bin und in welchen ich vorher war

Office 365 – eine strategische Plattform für den Digital Workplace

Im Anschluss sahen wir einen Vortrag von Tino Schmidt (Communardo Software GmbH) über Office 365 als strategische Plattform. Für einen erfolgreich genutzten digitalen Arbeitsplatz wird es immer wichtiger, durch ein gutes Architekturmanagement und die Auswahl der passenden Plattformen eine Grundlage zu schaffen, auf der man die komplexe vernetzte Anwendungslandschaft zukunftsorientiert und kostenbewusst Stufe für Stufe aufbauen kann. Gerade für IT-Abteilungen liegen hier aktuell die Herausforderungen.

Der Vortrag zeigte warum gerade mit Office 365 die Potentiale einer zukunftsfähigen Architektur für einen Digital Workplace gegeben sind. Ausgehend von einer fachlichen Vision für den Digital Workplace wurden Anwendungsfälle und -szenarien dargestellt, wie eine solche moderne Plattform für Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen aussehen kann. Doch wie kann man bei der Vielzahl gewachsener Anwendungen eine grundlegende Entscheidung herbeiführen?

In diesem Teil des Vortrages wurde anhand von Kundenbeispielen aufgezeigt, wie der DWP gerade in der Startphase initiiert wurde und wie IT-Abteilungen sich gemeinsam für Office 365 als zentrale Plattform für den DWP aussprachen.

Ebenso gab es einen kleinen Vorgeschmack auf Digitalisierung in der nahen Zukunft. Die Vernetzung von Anwendungslandschaften steht im Vordergrund, Skype for Business beispielsweise solle zukünftig in Automobilen vorinstalliert sein. Allgemein soll der digitale Wandel vor allem mehr Effizienz bringen. Microsoft Hello bietet bereits Gesichtserkennungen und mit Cortana gibt es bereits eine eigene Spracherkennung, dazu werden verbesserte Symbiosen mit Fingerkennungen und ähnlichem folgen. Besonders ein Intranet wird immer mehr zur Schaltzentrale, um Informationen zu erweitern und verbreiten.

Digitale Transformation als Risiko

Thiemo Laubach (implexis GmbH) zeigte in einer äußerst interessanten Art und Weise, welche Risiken der digitale Arbeitsplatz auch bergen kann.

Der inflationäre Gebrauch des Begriffs digitale Transformation wird bereits in zahlreichen Strategiemeetings ausgereizt. Tatsächlich wird das Begriffspaar eher als Synonym für allerhand Veränderungen verwendet, die aktuell in Unternehmen von Statten gehen. Eines zeigt sich aber immer wieder: hinter der Strategie der digitalen Transformation stehen meist technologisch orientierte Motive. Auf die Frage, ob man sich auch um die Anwender kümmert, erntet man ein selbstbewusstes „Klar, machen wir. Wir haben nächste Woche ein Meeting mit HR. Läuft bei uns.“

Das reicht nicht. Auf der einen Seite wissen wir gerade im SharePoint-Kontext schon seit Jahren, dass die Akzeptanz bei den Anwendern der entscheidende Faktor für ein erfolgreiches Projekt ist. Auf der anderen Seite scheinen wir, dass bei einem deutlich komplexeren Thema wie dem der Transformation im Unternehmen wieder zu vergessen. Oder zu verdrängen.

Warum ist das so? Und warum ist das so gefährlich? Und: was können wir tun!

Erfolgsfaktoren für digitale Transformation
– Gefühlte vs. faktische Sicherheit: Der Anwender muss sich darüber Gedanken machen, welche wahre Sicherheit er eigentlich hat
– Stakeholder, Risiken, Maßnahmen
– German Cloud ist übrigens der teuerste Microsoft Germany Schachzug aller Zeiten

Als Fazit kann man eindeutig sagen: Die weichen Faktoren zählen! Nicht das IT-Projekt ist das eigentliche Projekt, sondern das Change- und Adaptionsmanagement und die Menschen, die dahinterstehen.

Digital Workplace

In einem weiteren Beitrag über den digitalen Arbeitsplatz erklärte uns Benjamin Lanzendörfer (Adesso AG) wie SharePoint auch als coole Plattform, die Spaß macht eingesetzt werden kann. Seit mehr als 15 Jahren ist SharePoint verfügbar. Seit mehr als 15 Jahren kommt SharePoint bei Unternehmen auf der ganzen Welt zum Einsatz. Überwiegend als klassisches Intranet – oder Prozessportal. Als angepasstes DMS System, mit dem Fokus Dokumente bereitzustellen und zusammen daran zu arbeiten.

Dabei sollte ein digitaler Arbeitsplatz nicht nur den Fokus haben, uns produktiver zu machen. Er sollte auch Spaß machen, idealerweise integriert er sich so in das eigene Leben, das es gar keinen Unterschied mehr macht, wo ich grade bin und wann ich arbeite. Freiheit, Flexibilität, Integration und vor allem eine Plattform mit der man sich identifizieren kann. Egal ob man Mitarbeiter, Manager oder Geschäftsführer ist.
Dieser Vortrag gab uns bestimmte Impulse und Ideen mit, was ein Digital Workplace alles sein kann. Und das geht über Technik und Co hinaus. Ein interessanter Fakt ist, dass 2003 nur 2% der Weltbevölkerung Internetzugang hatte (Statista.com), in 2017 sind es bereits 49%.

„Im Mittelpunkt steht der Mensch. Im Vordergrund steht der Gedanke unsere Arbeit und vor allem die Zusammenarbeit leichter und vor allem besser zu machen. Informationen und Prozesse unkompliziert Verarbeiten und das orts- sowie zeitunabhängig.“
– Benjamin Lanzendörfer

Keywords eines erfolgreichen Digitalen Arbeitsplatzes

CloudMobility – Social Networking – Software – Collaboration – Analytics – Allgemeine Akzeptanz – Verständlichkeit – “Mitarbeiter Prio 0” – Solution Empowerment (ex Change Management)

JavaScript meets SharePoint and Office365

In unserem zweiten Vortrag (der vor allem Power User, Consultants & IT Pros ansprach) behandelte Eduard Warkentin die Thematik rund um die Einbindung von JavaScript Elementen in eine SharePoint und Office 365 Umgebung.

JavaScript wird fast überall in der webbasierten Präsentation und Animation von Daten verwendet und wird immer beliebter.

Diese Session zeigte, wie bereits ein wenig Code viele Geschäftsanforderungen in einem sehr kurzen Zeitrahmen erfüllen kann. Wir lernten ebenfalls die Vorteile und die Fallen in der Verwendung von Client-Side-Code aus Business-und IT-Abteilung Perspektive kennen.

Während der Sitzung haben wir gemeinsam einige Hindernisse zu überwinden gelernt:- Einrichten eines JavaScript-Frameworks (JQuery oder AngularJS) in SharePoint- Verwendung einer Minimal Download Strategy (MDS) in SharePoint

Anwendungsbeispiele

– Einfärben von Ansichtsbereichen

– Anordnen von Feldern durch Tabulatoren in SharePoint-Formularen

– Search-as-you-type Suchen

 

– Vorbefüllen von Daten (z.B. Namenssetzen in ein Person-Feld)

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