Wie nutzen Sie Microsoft Bookings richtig?

Microsoft Bookings ist ein Planungstool innerhalb der Microsoft-365-Familie und wurde von Microsoft im März 2017 vorgestellt. Es ermöglicht Firmenkunden, Termine bei Unternehmen zu buchen.

Mit Microsoft Bookings wird Ihre Terminplanung und Verwaltung ein Kinderspiel. Bookings umfasst einen webbasierten Buchungskalender und lässt sich in Outlook integrieren. So ermöglichen Sie Ihren Kunden, Termine zu buchen, und optimieren gleichzeitig die Kalender Ihrer Mitarbeiter. E-Mail- und SMS-Benachrichtigungen helfen, die Kundenzufriedenheit zu erhöhen und die Abwesenheitsquote zu senken. Zudem spart Ihr Unternehmen durch die Reduzierung sich wiederholender Planungsaufgaben Zeit. Dank seiner Flexibilität und Anpassungsfähigkeit lässt sich Bookings an die Bedürfnisse und Gegebenheiten unterschiedlicher Unternehmensbereiche anpassen.

Mit Bookings können Sie Ihre Termine auch per Online-Meeting über Microsoft Teams und Skype for Business wahrnehmen. Jeder Termin, der als Online-Meeting gebucht wird, erstellt einen individuellen Meeting-Link, der an die Teilnehmer gesendet wird, damit diese über einen Webbrowser, per Telefoneinwahl oder über die Skype- oder Teams-App teilnehmen können. Bookings ist zudem als App in Microsoft Teams verfügbar, mit der Sie Bookings-Kalender erstellen, Mitarbeitern zuweisen, neue Termine planen und bestehende verwalten können – alles, ohne Teams verlassen zu müssen.

Bookings besteht aus folgenden Komponenten:

• Einer Buchungsseite, auf der Ihre Kunden und Klienten Termine mit jenen Mitarbeitern vereinbaren können, die die gewünschte Dienstleistung erbringen oder den Termin wahrnehmen sollen. Diese webbasierte Terminplanungsseite lässt sich über einen Direktlink, Ihre Facebook-Seite und selbst über einen in Ihrer Website eingebundenen Link teilen.
• Einer Webanwendung, die eine Reihe webbasierter, unternehmensspezifischer Seiten enthält, auf denen die Inhaber und Administratoren von Bookings-Kalendern im Unternehmen Termintypen und -details definieren, Zeitpläne und Verfügbarkeiten von Mitarbeitern verwalten, Geschäftszeiten festlegen und die Terminplanung konfigurieren können. Diese Seiten sind vielseitig einsetzbar und ermöglichen es, einen Bookings-Kalender an die unterschiedlichen persönlichen oder organisatorischen Bedürfnisse anzupassen.

Microsoft Bookings ist in den folgenden Abonnements erhältlich:

• Office 365: A3, A5, E1, E3, E5, F1, F3, G1, G3 und G5
• Microsoft 365: A3, A5, E1, E3, E5, F1, F3, Business Basic, Business Standard, Business Premium

Wie aktivieren Sie Microsoft Bookings im Microsoft-365-Mandanten?

Bookings lässt sich unternehmensweit oder für einzelne Benutzer aktivieren bzw. deaktivieren. Wenn Sie Bookings für bestimmte Nutzer aktivieren, können diese eine Bookings-Seite erstellen, einen Kalender anlegen und anderen Personen erlauben, Termine bei ihnen zu buchen.

1. Melden Sie sich im Microsoft 365 Admin Center als globaler Administrator an.

2. Gehen Sie dazu im Admin-Center zu Settings > Org settings.

3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Allow your organization to use Bookings, um Buchungen für Ihre Organisation zu aktivieren bzw. zu deaktivieren.

4. Wählen Sie anschließend Save.

Ihre persönliche Buchungsseite erscheint nun auf https://outlook.office.com/bookings/homepage.

Hier können Sie bereits bestehende Buchungsseiten sehen, eine neue erstellen, darin suchen oder zu Ihrer persönlichen Buchungsseite gehen, die Sie mit anderen Personen, Kunden oder Klienten teilen können:

Standardmäßig erstellt Microsoft für Sie eine 30-minütige Besprechung vom Typ Office hours mit zwei verfügbaren Zeitfenstern um 13:30 und 14:00 Uhr, in denen Sie Ihre Anliegen besprechen, Feedback austauschen oder Fragen stellen können.

Daneben können Sie neue Besprechungsarten erstellen und den Titel, die Kategorie, eine Beschreibung, den Veranstaltungsort und die Dauer bestimmen. Ferner lassen sich Teams-Meeting aktivieren bzw. deaktivieren und die Privatsphäre für die Besprechung auf öffentlich (erscheint auf Ihrer Buchungsseite) oder privat (nur Personen mit einem Link können diese Besprechung sehen) festlegen. Sie können den Benutzern ermöglichen, Besprechungen mit Ihnen zu Ihren regulären Büro- oder benutzerdefinierten Tageszeiten zu vereinbaren, eine Zeitdauer vor und nach der Besprechung zu puffern, Startzeitintervalle sowie minimale und maximale Vorlaufzeiten festzulegen:

Die Microsoft-Buchungsseite können Sie dann per E-Mail weitergeben, sie in Ihre E-Mail-Signatur einfügen oder einfach den Link kopieren und an den/die Endbenutzer versenden.

Öffnet der Eingeladene Ihre Buchungsseite, werden die verfügbaren Slots und die verschiedenen Besprechungsarten angezeigt, die Sie anbieten.

Wenn Sie den für Sie passenden Termin gefunden haben, müssen Sie nur noch eine Beschreibung angeben, damit der Veranstalter sich optimal auf Ihr Treffen vorbereiten und die Sitzung buchen kann. Ist alles in Ordnung, wird eine entsprechende Bestätigungsseite angezeigt, auf der Sie den Termin verschieben, absagen oder ein neues Treffen vereinbaren können:

Beide Parteien erhalten eine Bestätigungs-E-Mail, und der Termin erscheint in ihren E-Mail-Kalendern:

Microsoft Bookings lässt sich problemlos in andere Microsoft-Anwendungen wie Microsoft Outlook Calendar oder Microsoft Teams integrieren. Dank der Microsoft-Bookings-Integration lassen sich Ihre Termine auch bequem in Ihren persönlichen und beruflichen Kalender einbinden.

Die Buchungs-App in Microsoft Teams bietet zudem einen optimierten Workflow für die Planung und Durchführung von virtuellen Terminen.

Terminplaner können mehrere Abteilungen und Mitarbeiterkalender sowie die Kommunikation mit internen und externen Teilnehmern über eine einzige Anwendung verwalten. Die virtuellen Termine selbst werden über Microsoft-Teams-Meetings abgehalten, das eine zuverlässige Videokonferenzfunktion bietet.

Falls Sie die Bookings-App in Microsoft Teams nicht sehen, wurde sie für Sie nicht installiert. Fügen Sie dazu einfach Bookings aus den Apps hinzu und schon können Sie die nächste Sitzung mit Ihren Klienten oder Kunden planen:

Um eine Buchung zu planen, müssen Sie lediglich ein einfaches Formular ausfüllen und die Teilnehmer festlegen. Sie können optionale eigene Notizen hinzufügen und für Mitarbeiter und externe Teilnehmer unterschiedliche Erinnerungen einstellen. Durch die Erstellung verschiedener Termintypen sparen Sie zusätzlich Zeit. Damit werden jedes Mal, wenn Sie einen Termintyp für eine Buchung auswählen, die von Ihnen eingegebenen Informationen (z. B. eine Wegbeschreibung zum Parkplatz, Einzelheiten zur Terminvorbereitung) automatisch per E-Mail an alle Teilnehmer versandt.

Die Teilnehmer benötigen kein Teams-Konto, um Terminen zustimmen. Jede E-Mail oder jedes mit einer Buchung verknüpfte Kalenderereignis enthält einen „Join your appointment“-Link zu Ihrem Termin, egal ob interne oder externe Teilnehmer:

Am Desktop können die Teilnehmer per Web teilnehmen oder sich die Teams-App herunterladen (empfohlen). Auf Mobilgeräten ist die Teams-App Voraussetzung. Hier kann der Gesprächspartner als Gast teilzunehmen oder ein eigenes Konto erstellen.

Schlussfolgerung

Microsoft Bookings ermöglicht Ihnen, mit Ihren Kunden rund um die Uhr in Kontakt zu bleiben und Besprechungen zu einem für beide Seiten geeigneten Zeitpunkt zu vereinbaren. Diese können bei Bedarf verschoben oder ganz abgesagt werden. Bookings ist eine ideale Lösung sowohl für Großunternehmen als auch für kleine Firmenkunden aus den unterschiedlichsten Branchen. Einige der Anwendungsfälle sind:

• Finanzdienstleistungen
• Gesundheitswesen
• Regierung und öffentlicher Sektor
• Bildungswesen
• Unternehmen und KMUs im Allgemeinen

Wenn Sie sich unsicher sind, wie Sie Microsoft Bookings in Ihren Toolbaukasten einbinden können, setzen Sie sich mit uns in Verbindung. Wir bei Impactory konzentrieren uns darauf, Ihre geschäftlichen Anforderungen zu verstehen und Ihnen dabei zu helfen, mehr denn je mit Ihren Kunden in Kontakt zu sein. Dank Bookings fühlen sich Ihre Kunden bestens betreut und näher an Sie gebunden.