Confluence vs. SharePoint – welches Zusammenarbeitstool ist das Richtige für mich?

Die Wahl des richtigen Kollaborationstools ist nicht so einfach, wie es klingt. Angesichts der großen Auswahl auf dem Markt ist es zeitaufwendig und schwierig, eine fundierte Entscheidung zu treffen: Gratis-Tools vs. kostenpflichtige Tools, umfangreiche Funktionen vs. spezialisierte Tools.

Zwei der beliebtesten Zusammenarbeitstools auf dem Markt sind Atlassian Confluence und Microsoft SharePoint. Falls Sie sich zwischen einer dieser beiden Lösungen entscheiden müssen, ist dieser Artikel genau das Richtige für Sie. Beide Tools haben ihre Vor- und Nachteile, und abhängig von Ihren Bedürfnissen eignet sich eines davon möglicherweise besser für Sie.

Betrachten wir zunächst ein wenig ihre Historie.

Atlassian Confluence

Confluence ist ein webbasiertes Unternehmens-Wiki (Kollaborationssoftware), das von dem australischen Softwareanbieter Atlassian entwickelt wurde. Das Programm, 2004 erstmals veröffentlicht, basiert auf Java. Confluence Standalone wird mit einem integrierten Tomcat-Webserver und einer HSQL-Datenbank geliefert, unterstützt aber auch andere Datenbanken.

Atlassian wurde 2002 von den beiden Studenten Mike Cannon-Brookes und Scott Farquhar in Australien gegründet. Sie starteten ihre Firma mit einer Kreditkartenschuld von 10.000 . Zu ihren wichtigsten Produkten gehören JIRA, Confluence, Trello und Bamboo. Heute beträgt der Umsatz des Unternehmens 2,1 Mrd. US-(2021).

Confluence ist im Wesentlichen eine Kollaborationssoftware, mit der Projektteams aktiv zusammenarbeiten und Neuigkeiten austauschen die Arbeitsorganisation, den Austausch und die Diskussion innerhalb der Teams. Mit Confluence erhalten Sie eine Komplettlösung, um sämtliche Informationen für jedermann zugänglich zu machen und miteinander zu kommunizieren.

Die Confluence-Software ist in zwei Varianten erhältlich.

• Abo-basiert: gehostet in der Cloud
• Selbst gehostet: Kann intern oder in den Confluence-Datenzentren gehostet werden.

Einige der wichtigsten Begriffe im Zusammenhang mit Confluence sind:

Page

Ihre Inhalte existieren als Pages (Seiten). Sie können Pages für praktisch alles erstellen: Projektpläne, Besprechungsnotizen, Anleitungen zur Fehlerbehebung, Richtlinien u. v. m. Confluence stellt geeignete Vorlagen bereit, mit denen Sie ansprechende Seiten für alle Arten von Inhalten erstellen können. Sie können aber auch ganz einfach mit einer leeren Page beginnen.

Space

Pages werden in Spaces (Bereiche) gespeichert, in denen man gemeinschaftlich arbeiten und alle Inhalte organisieren kann. Am besten gruppieren Sie zusammengehörige Inhalte im selben Space. Dabei können Sie beliebig viele Spaces erstellen, ganz wie Ihr Team es wünscht. Die Marketingabteilung könnte etwa seine gesamte Arbeit in einem Space mit einer Page pro Kampagne aufbewahren, während ein anderes Team für jede einen eigenen Space einrichten könnte. Jeder dieser Bereiche verfügt über eine Übersicht (oder Homepage) und einen Blog, sodass Sie Aktualisierungen und Ankündigungen problemlos mit allen Kollegen teilen können.

Page Tree

Organisieren Sie Spaces mithilfe hierarchischer Page Trees (Seitenbäume), die ein schnelles und einfaches Auffinden Ihrer Arbeiten ermöglicht. Verschachteln Sie Pages unter verwandten Spaces bzw. anderen Pages, um die Pages auf beliebige Weise zu organisieren.

Microsoft SharePoint Online

SharePoint Online war ursprünglich ein browserbasiertes System zur Zusammenarbeit und Dokumentenverwaltung aus dem Hause Microsoft. Die Content-Management-Funktion ermöglicht es Unternehmen, Dokumente oder Seiteninhalte sicher zu speichern, freizugeben und gemeinsam zu bearbeiten. Dieses preisgekrönte Microsoft-Produkt hilft Millionen von Unternehmen, tagtäglich ihre Produktivität zu steigern.

Der Microsoft-Konzern ist wesentlich größer als Atlassian. Gegründet 1975 von Bill Gates und Paul Allen erwirtschaftete das Unternehmen im Jahr 2021 einen Umsatz von 161 Mrd. US-Dollar.

SharePoint ist eine der beliebtesten Lösungen für die Erstellung von Intranet-Portalen. Im Verlauf der letzten Jahrzehnte half es vielen Organisationen beliebiger Größe bei der Realisierung ihres Intranets. Es zeichnet sich besonders durch seine umfassenden Anpassungsmöglichkeiten aus.

Die Lösung unterstützt Sie bei der Speicherung, Nutzung und Aktualisierung digitaler Informationen innerhalb Ihres Unternehmens. Sie können im Handumdrehen Team-Sites erstellen, mit anderen Benutzern Daten austauschen und mit ihnen zusammenarbeiten. Mit den integrierten SharePoint-Listen und -Bibliotheken lassen sich praktisch alle Dokumentarten und Inhalte speichern.

Confluence vs. SharePoint

Bevor Sie die Tools vergleichen, sollten Sie wissen, welche Bedürfnisse Sie haben, welche Probleme Sie lösen müssen und welches Budget (einschließlich Zeit) Sie bereit sind, für die Realisierung aufzuwenden.

Im Folgenden finden Sie eine Reihe von Fragen und eine Liste mit den Vor- und Nachteilen beider Werkzeuge, die Ihnen bei Ihrer Entscheidungsfindung helfen werden.

Vor Ihrer Entscheidung sollten Sie sich folgende Fragen beantworten:

• Wie groß ist Ihre Organisation?
• Ist eine Zusammenarbeit nur innerhalb der Grenzen Ihrer Organisation erforderlich? Müssen Sie auch mit Ihren Kunden oder Partnern Online zusammenarbeiten? Oder brauchen Sie beide Welten?
• Wie groß ist Ihr Budget
• Wie hoch ist der technische Kenntnisstand Ihrer Nutzer? Sind Sie bereit, in die Schulung Ihrer Mitarbeiter im Umgang mit dem von Ihnen gewählten Tool zu investieren (das sollten Sie!)?
• Verwenden Sie hauptsächlich Microsoft-Dokumentformate (Word, Excel, PowerPoint)?
• Verwenden Sie bereits andere Produkte aus der Microsoft- oder Atlassian-Suite?
• Welche

Vor- und Nachteile

Confluence-Vorteile:

• Atlassian ermöglicht Ihnen, Confluence kostenlos zu nutzen, und zwar mit bis zu 10 Benutzern, 2 GB Speicherplatz, unbegrenzten Anzahl an Spaces und Pages, Makros, Seitenversionierung, Vorlagenbibliothek, Apps und Integrationen.
• Confluence ist besser in der Dokumentenkontrolle. Es ist einfacher, Dokumente und Dateien auf dieser Plattform hochzuladen. Darüber hinaus helfen die in Confluence vorhandenen Vorlagen, den Aufwand beim Einstieg und bei der Fertigstellung eines Projekts erheblich zu reduzieren.
• Confluence wird häufig für das Projektmanagement in Entwicklerkreisen eingesetzt. Diese Art der Plattform-Nutzung eignet sich besonders für kleine Unternehmen, die ein modernes, unkompliziertes und einfaches Tool benötigen. Confluence verfügt über alle grundlegenden Funktionen eines Dokumentenverwaltungssystems für den Büroeinsatz und ist einfach zu bedienen.
• Die Suchfunktion ist überaus leistungsfähig. Suchen Sie nach einem bestimmten Schlüsselwort oder Ausdruck und Confluence liefert schnell die erwarteten Resultate.
• Dank der differenzierten Rechtevergabe können Unternehmen kontrollieren, was bestimmte Personen angezeigt bekommen, unabhängig davon, ob sie Teil des Unternehmens sind oder nicht.
• Die Integration in Jira (das beliebteste Atlassian-Produkt) ermöglicht die Problemverfolgung in Echtzeit direkt in den Produktanforderungsunterlagen. Auch Berichte können innerhalb dieser Dokumente mit Live-Updates von Jira erstellt werden.
• Das Importieren/Exportieren von Dokumenten in und aus Confluence ist einfach und individuell konfigurierbar (Export in Word, PDF usw.).
• Dank der Spaces lässt sich das System so organisieren, dass jedem Team nur das für seine Arbeit Relevante angezeigt wird.

Confluence-Nachteile:

• Externe Zusammenarbeit. Man kann Externe nicht so einfach zu bestimmten Spaces hinzufügen. Dieses Merkmal steht zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Artikels immer noch nicht allen zur Verfügung und wird nur in den Tarifen Premium und Enterprise angeboten werden.
• Der Aufbau flexibler Regeln, um manuelle Aufgaben zu minimieren und Teams zu organisieren, steht noch nicht allen zur Verfügung und wird nur in den Tarifen Premium und Enterprise angeboten werden.
• Der Funktionsumfang von Confluence ist wesentlich geringer, wenn es um die Unterstützung von Zusammenarbeit und Kommunikation geht. Außerdem müssen Sie über eine ständige Internetverbindung verfügen, um auf die Cloud-Plattform zugreifen zu können. SharePoint hingegen bietet einen Mechanismus, mit dem Sie auf Ihre Dateien auch offline zugreifen können. Wenn Sie eine Plattform benötigen, die von Ihrer Internetverbindung unabhängig ist, dann ist SharePoint die bessere Wahl.
• Confluence bietet nicht die zahllosen Anpassungsmöglichkeiten wie SharePoint.
• Es gibt praktisch keine Möglichkeit zur Integration mit Microsoft-Produkten.
• Die Benutzeroberfläche ist gut, aber schlicht. Sie könnte ein wenig modernisiert und interessanter gestaltet werden.
• Begrenzte Geo-Lokalisierung. Zum Redaktionsschluss dieses Artikels war der Umzug der Data Residency ausgesetzt. Confluence ist abhängig von AWS-Standorten. Folgende Regionen werden angeboten:
  • Asien-Pazifik-Raum – Australien
  • Europa – Frankfurt und Irland
  • USA – Ost-US und West-US
  • Global – Asien-Pazifik, Europa und USA

SharePoint-Vorteile:

• Unterstützt fast alle Dateitypen
• Es bietet Data Loss Prevention (DLP). Sie können erweiterte DLP-Funktionen nutzen, um vertrauliche Informationen zu identifizieren, zu überwachen und zu schützen.
• Externe Freigabe. Sie können Dateien und Inhalte sicher mit Personen austauschen – innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens.
• Content-Management. Sie können Inhalte in Bibliotheken und Listen mit Metadaten, Records Management und Aufbewahrungsrichtlinien organisieren und verwalten.
• SharePoint Online verfügt über ausreichend Speicherplatz (1 TB und mehr).
• In-Situ-Speicher: Mit der In-Situ-Aufbewahrung können Sie programmatisch das Löschen oder Bearbeiten von Inhalten verhindern.
• Eine verbesserte Data-Residency-Lösung. Mit SharePoint Online können Sie Daten an den von Ihnen gewünschten Standorten bereitstellen und speichern, um die Anforderungen an die Data Residency zu erfüllen und Ihren Mitarbeitern weltweit ein optimiertes Nutzererlebnis bieten zu können. Ein Datenzentrum in Deutschland ist verfügbar.

SharePoint Nachteile:

• Komplexität. Im Gegensatz zu Confluence, das Ihnen direkt nach dem Herunterladen der Plattform zur Verfügung steht, müssen Sie und Ihre Mitarbeiter sich erst einmal in SharePoint einarbeiten. Um alle Vorteile von SharePoint Online nutzen zu können, sollten Sie Ihre Mitarbeiter schulen oder sich von einem externen Experten beraten lassen.
• SharePoint Online ist im Vergleich zu Confluence zwar teurer, aber Sie erhalten auch die Microsoft-365-Apps-Integration (früher Office ProPlus) dazu. Da SharePoint so viele Komponenten hat, sind das Erlernen und Schulen schwierig.
• Die Wiki-Funktionen von SharePoint Online sind nicht besonders gut.

Schlussfolgerung

Beide Applikationen haben ihre Vor- und Nachteile. Die entscheidenden Fragen sind: Welche ist die richtige für Ihre geschäftlichen Anforderungen? Welche Art von Problemen wollen Sie durch die Einführung eines dieser Programme lösen? Wie hoch ist Ihr Budget?

Wir bei Impactory haben umfangreiche Erfahrung mit Microsoft 365 und SharePoint Online. Verschwenden Sie also keine Zeit und kontaktieren Sie uns, damit wir Ihre geschäftlichen Anforderungen genauer prüfen können. Wenn Sie SharePoint Online bereits als Teil der Microsoft-365-Suite eingeführt haben, unterstützen wir Sie gerne bei Schulung und dem Support.

Zusätzliche Ressourcen

1. Sie migrieren zu SharePoint Online? Hilfreiche Tipps finden Sie in unserem ausführlichen Blogbeitrag.
2. Confluence enthält Vorlagen. Das gilt auch für SharePoint Online. Welche die drei besten sind, erfahren Sie hier.
3. Möchten Sie ein Kunden- oder Partnerportal aufbauen? Lesen Sie hierzu unser Angebot.