SharePoint Premium

Was ist SharePoint Premium?

SharePoint Premium, die innovative Plattform zur Verwaltung von Inhalten und Erfahrungen, stellt die nächste Entwicklungsstufe von Microsoft Syntex dar, indem sie KI, Automatisierung und verbesserte Sicherheit in die Benutzerinteraktion sowie Content-Verarbeitung und -kontrolle integriert. SharePoint Premium bietet innovative Methoden zur Handhabung wichtiger Inhalte, die während ihres gesamten Lebenszyklus überwacht und geschützt werden sollen. Zudem können Sie die Sicherheit und Organisation Ihrer Inhalte optimieren und für Microsoft Copilot bereitstellen – dem innovativen KI-Assistenten, der Ihre Produktivität enorm steigert.

Gegenwärtig umfasst SharePoint Premium die Premium-Funktionen, welche, in der Regel mit höheren Lizenzstufen, mit SharePoint Online in Microsoft 365 bereitgestellt werden. Hier die wichtigsten:

Hauptbestandteile von SharePoint Premium:

1. Advanced Data Loss Prevention (DLP): Bietet eine umfassendere Kontrolle vertraulicher Informationen in SharePoint und OneDrive und verhindert ihre unbeabsichtigte Weitergabe.
2. Automatisierung und Workflows: Integration mit Power Automate zur Automatisierung von Workflows (No-Code-Lösungen). Erlaubt das Erstellen und Bereitstellen komplexerer Workflows zur Optimierung von Geschäftsprozessen.
3. Content-Management und Datensatzverwaltung: Erweiterte Funktionen für die Datensatzverwaltung und Compliance, inkl. Aufbewahrungsbezeichnungen und Informationsverwaltungstools für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
4. Erweiterte Sicherheit: Erweiterte Sicherheitsfunktionen wie bedingter Zugriff, Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) und besseres Identitätsmanagement zum Schutz von Inhalten.
5. Erweiterte Suchfunktionen: Leistungsstarkes Suchen mit Search Insights und detaillierterer Handhabung, um relevante Inhalte im gesamten Unternehmen zu finden.
6. Business-Intelligence-(BI)-Integration: Integration mit Power BI zur Erstellung von Dashboards und Analyse von SharePoint-Daten samt ausgefeilten Berichts- und Analyseoptionen für in SharePoint gespeicherte Daten.
7. Personalisiertes Branding und Personalisierung: Ermöglicht die Anpassung von SharePoint-Websites mit erweiterten Branding-Optionen, personalisierten Inhalten und flexiblerem Website-Design.
8. Umfassende Website- und Benutzerverwaltung: Zugriff auf erweiterte Administrationsfunktionen zur Verwaltung großer Umgebungen, Benutzerberechtigungen und detailliertere Kontrolle von Benutzerzugriffen auf Inhalte.
9. Microsoft-Syntex-Integration: Syntex ist KI-gestützt und hilft bei der Automatisierung der Content-Verarbeitung, der Klassifizierung von Dokumenten und der automatischen Datenextraktion, um Zeit bei der Dokumentenverwaltung zu sparen.
10. PowerApps- und Power-Automate-Integration: SharePoint Premium ist gut mit PowerApps integrierbar, um benutzerdefinierte Geschäftsanwendungen zu erstellen, und mit Power Automate, um Workflows und Aufgaben zu optimieren.

Angebotene Funktionen

SharePoint Premium bietet zahlreiche Features und Funktionen, die das Benutzererlebnis weiter verbessern. Sie wurden von Microsoft Syntex übernommen. Microsoft Syntex ist ein innovatives KI-Tool für das Content-Management, das in SharePoint und dem breiteren Microsoft-365-Ökosystem integriert ist. Es verbessert die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Inhalte handhaben, verstehen und verarbeiten können. Die wichtigsten Merkmale von SharePoint Premium und Microsoft Syntex sind:

1. Dokumenten- und Inhaltsverständnis:

Dieser Dienst umfasst die folgenden Hauptangebote:

• KI-gestützte Klassifizierung von Inhalten: Syntex nutzt maschinelles Lernen, um Dokumente automatisch zu klassifizieren und zu organisieren. Es kann z. B. Rechnungen, Verträge oder Richtlinien basierend auf Inhalt und Themenrelevanz kategorisieren, ohne dass eine manuelle Verschlagwortung notwendig ist.
• Datenextraktion: Diese Funktion extrahiert wichtige Informationen wie Fristen, Beträge oder Kundennamen automatisch aus Dokumenten. Dies ist besonders nützlich, um Formulare oder strukturierte Daten (wie Verträge oder Rechnungen) schnell und präzise zu verarbeiten.
• Inhaltszusammenfassung: Syntex kann Zusammenfassungen von Dokumenten erstellen, was das Auffinden wichtiger Informationen erleichtert, ohne das gesamte Dokument lesen zu müssen.

Die Einrichtung dieser Funktionen erfolgt im Rahmen der für Ihre Unternehmenskonfiguration verfügbaren „Pay as you go“-Dienste. Zwei der wichtigsten Funktionen sind das automatische Füllen von Spalten („Autofill“) und die Dokumentenverarbeitung.

Automatisches Füllen von Spalten:

Dateien, die in eine SharePoint-Dokumentbibliothek hochgeladen werden, können automatisch extrahiert, zusammengefasst oder die Inhalte können mithilfe der Autofill-Spalten von Microsoft Syntex extrahiert werden. Large Language Models (LLMs) auf Basis generativer KI ermöglichen das automatisierte Füllen von Spalten, um Metadaten zu speichern, und vereinfachen so den Organisationsprozess von Dateien und den damit verbundenen. So können Sie beispielsweise eine Frage (eine Eingabeaufforderung) in natürlicher Sprache an ein Dokument stellen, und das System speichert die Antwort direkt in einer Bibliotheksspalte. Auch mehrere Fragen sind möglich, um jede in eine Bibliothek geladene Datei auszuwerten und die Antworten bestimmten Spalten zuweisen.

Im Microsoft 365 Admin Center ist der Autofill-Spaltendienst von Microsoft Syntex konfigurierbar.

• Lizenzanforderungen: Für die Autofill-Funktion müssen Sie zunächst ein Azure-Abonnement in Syntex „Pay as you go“ verknüpfen. Art und Umfang der Transaktionen bestimmen, wie teuer der Autofill-Dienst ist.
• Erforderliche Berechtigungen: Sie müssen SharePoint-Administrator oder globaler Administrator sein, um auf das Microsoft 365 Admin Center zuzugreifen und Autofill-Spalten zu konfigurieren.
• Autofill-Spalten konfigurieren: Sobald ein Azure-Abonnement mit Microsoft Syntex verbunden ist, werden Autofill-Spalten automatisch für alle SharePoint-Websites eingerichtet und aktiviert. Die Verwendung der Autofill-Spalte kann vom SharePoint-Administrator oder globalen Administrator in den Admin-Center-Einstellungen eingeschränkt werden.

So verwenden Sie Autofill-Spalten als SharePoint-Bibliotheksmanager:

Die neue Option „Autofill“ finden Sie im Bereich „Create a column“. Damit lassen sich bestimmte Dateiinhalte in einer SharePoint-Bibliothek mittels Eingabeaufforderungen in natürlicher Sprache erstellen oder extrahieren. Die Daten erscheinen dann in den Spalten der Bibliothek, wobei Benutzer innerhalb einer einzelnen Bibliothek mehrere Autofill-Spalten erstellen können.

So erstellen Sie eine neue Autofill-Spalte:

• Wählen Sie in einer SharePoint-Bibliothek „+ Add Column“ und den gewünschten Spaltentyp und klicken Sie dann auf „Next“.

Geben Sie in „Create a column“ eine Spaltenüberschrift und eine kurze Erklärung der Spaltendaten ein.

• Jetzt klicken Sie unter „Autofill“ auf „Set up“.
  
• Legen Sie nun im Feld „Prompt“ die Eingabeaufforderung fest. Sie werden gefragt, welche Art von Daten Sie aus einer Datei in eine Spalte extrahieren möchten.
  
• Sie erhalten daraufhin automatisch einen Vorschlag für eine Eingabeaufforderung (nur für Text und mehrzeilige Textspalten). Um eine alternative vorgeschlagene Eingabeaufforderung anzuzeigen, klicken Sie auf „Refresh“ und wählen Sie eine der vorgeschlagenen Eingabeaufforderungen aus, um sie dem Feld „Prompt“ hinzuzufügen. Danach können Sie alle erforderlichen Änderungen vornehmen.

• Wählen Sie als Nächstes eine Datei aus der Bibliothek aus, um die Eingabeaufforderung im Abschnitt „Test the prompt“ auszuprobieren. Die Ergebnisse werden im Feld „Result“ angezeigt.
  
• Schließen Sie mit „Save“ ab, sobald Sie die gewünschte Eingabeaufforderung haben. Die Bibliothek zeigt jetzt die neue Spalte an.
  
• Wählen Sie anschließend aus, für welche Dateien Sie die Autofill-Spalte verwenden möchten und wählen danach „More Options (…) > Autofill“ in der Befehlsleiste.
  

• Die anschließende Meldung informiert Sie darüber, dass die Dateien mit der Autofill-Funktion verarbeitet werden und der Vorgang eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen wird.
• Jede nun in die Bibliothek hochgeladene Datei wird automatisch verarbeitet und extrahierte Daten werden in den entsprechenden Spalten aufgezeichnet, vorausgesetzt, es wurde eine Autofill-Einstellung für eine Spalte gespeichert.

Strukturierte und Freihanddokumentverarbeitung:

In SharePoint-Dokumentbibliotheken generiert Microsoft Syntex sowohl strukturierte als auch Freihanddokumentenverarbeitungsmodelle unter Verwendung der Dokumentenverarbeitung von Microsoft Power Apps AI Builder.

Um Key-Value-Paare und Tabellendaten aus strukturierten oder semistrukturierten Dokumenten, wie Rechnungen und Formularen, sowie aus unstrukturierten oder Freihanddokumenten, wie Verträgen und Schriftverkehr, zu identifizieren und zu extrahieren, können Sie die AI-Builder-Dokumentenverarbeitung nutzen und strukturierte oder Freihanddokumentenverarbeitungsmodelle erstellen.

Organisationen erhalten häufig große Mengen Rechnungen per E-Mail, Fax und Briefpost. Die Bearbeitung dieser Papiere und die manuelle Eingabe in eine Datenbank nehmen viel Zeit in Anspruch. Syntex automatisiert diesen Prozess mithilfe von KI, um Text, Tabellen und Key-Value-Paare aus Ihren Dokumenten zu extrahieren.

Zur Identifizierung jedes Dokuments, das der Dokumentenbibliothek hinzugefügt wird, können Sie beispielsweise ein strukturiertes oder Freihanddokumentenverarbeitungsmodell entwickeln, mit dem Sie anschließend die für Sie relevanten Informationen aus jedem Dokument extrahieren und anzeigen können.

Hierbei definieren Sie die Daten, die aus Ihrem Formular extrahiert werden sollen, und trainieren Ihr Modell anhand von Beispieldateien. So lernt Ihr Modell die Dokumentstruktur; dafür genügen zunächst fünf Formulare. Syntex durchsucht Ihre Beispieldateien nach Key-Value-Paaren, oder Sie können manuell nach solchen suchen, die möglicherweise unentdeckt geblieben sind. Mit AI Builder bewerten Sie dann die Präzision Ihres Modells anhand Ihrer Beispieldateien.

Sie können nur in SharePoint-Dokumentbibliotheken, in denen diese Funktion aktiviert ist, ein strukturiertes oder Freihanddokumentverarbeitungsmodell entwerfen. Nur dann ist die Option „Classify and extract“ in Ihrer Dokumentenbibliothek zu sehen.

2. Automatisierte Verschlagwortung („Tagging“)

Sie beinhaltet:

• Metadaten-Extraktion: Syntex fügt Dokumenten automatisch Metadaten hinzu (Schlagwörtern, Dokumentenarten, Themen). Dies garantiert, dass Dokumente in SharePoint oder anderen Microsoft-365-Diensten geordnet abgelegt und leicht durchsuchbar sind.
• Integration mit Microsoft-365-Terminologiespeicher und Taxonomie: Sie ermöglicht es Unternehmen, ein einheitliches Metadaten-Tagging für eine verbesserte Klassifizierung durchzusetzen.

Taxonomietagging:

Mit Microsoft Syntex können Sie Dokumente in SharePoint-Bibliotheken automatisch mit Schlagwörtern versehen, die in Ihrem Terminologiespeicher mithilfe künstlicher Intelligenz erstellt werden. Diese Begriffe werden in einer kontrollierten Metadatenspalte (auch Taxonomiespalte genannt) des Elements gespeichert, um die Suche, Sortierung, Filterung und Verwaltung der Dokumente zu erleichtern.

Das Taxonomietagging bietet eine automatische Bezeichnungslösung für Dokumente, die in Dokumentbibliotheken gespeichert sind. Dank dieser einfachen Alternative müssen Benutzer die Dokumente nicht mehr manuell verschlagworten oder komplexe KI-Modelle erstellen und trainieren, um einfache Begriffe zu taggen. Wenn Sie Dokumente einfach in Ihrer Bibliothek suchen und identifizieren oder weitere Verfahren in Abhängigkeit von den an Dateien angehängten Tags einrichten möchten, ist diese Funktion genau das Richtige für Sie.

Taxonomietagging ist für die folgenden Dateitypen verfügbar: .doc, .docx, .pdf und .pptx.

Befolgen Sie folgende Schritte, um Taxonomietagging in Ihrer Bibliothek zu aktivieren, wenn diese bereits über eine Taxonomiespalte verfügt:

• Wählen Sie „Column option > Edit“ aus der Taxonomiespalte.
• Aktivieren Sie den Schalter „Automatically tag documents with terms“ im Spaltenpanel „Edit“.

• Nach Aktivierung werden neu hochgeladene oder in der Bibliothek geänderte Dokumente mit dem ausgewählten Begriffsset getaggt.

3. Formularbearbeitung:

Diese beinhaltet:

• Erfassung und Extraktion von Formulardaten: Syntex ermöglicht, Daten aus Formularen, wie Bestellungen, Rechnungen und Quittungen automatisch zu lesen, zu extrahieren und in strukturierte Formate umzuwandeln. So entfällt die Notwendigkeit der manuellen Dateneingabe und evtl. Übertragungsfehler.
• Vorlagenbasierte Verarbeitung: Syntex verwendet von Benutzern erstellte Vorlagen für Zieldokumenttypen (z. B. Verträge oder Rechnungen), um aus großen Dokumentenmengen einheitliche Daten zu extrahieren.

4. Compliance und Governance von Inhalten:

Dies beinhaltet:

• Inhaltseinblicke: Syntex kann die Inhalte von Dokumenten untersuchen, um Informationen zu rechtlichen und behördlichen Anforderungen bereitzustellen. So können Organisationen sicherstellen, dass ihre Dokumente den einschlägigen Gesetzen und Vorschriften entsprechen.
  
• Dokumentenaufbewahrung und gesetzliche Aufbewahrungszeiträume: In Zusammenarbeit mit dem Microsoft Compliance Center werden Dokumente mit gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und -kennzeichnungen versehen, um ihre Aufbewahrung gemäß den geschäftlichen oder gesetzlichen Anforderungen zu gewährleisten.

5. KI-gestützte Suche:

Mittels KI-gestützter Oberflächenrecherche nach Dokumenteninhalt, Metadaten und extrahierten Informationen verbessert Syntex die Suche in SharePoint. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, sich bestimmte Schlüsselwörter zu merken, und das schnelle Auffinden relevanter Materialien wird erleichtert.

6. eSignatur:

SharePoint eSignatur sorgt für die Sicherheit und Compliance von Microsoft 365 und vereinfacht gleichzeitig das Unterzeichnen und Freigeben von Dokumenten.

Der Dokumentenversand zwecks Unterzeichnung an Personen innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens ist mit SharePoint eSignatur bequem und sicher. Ferner steht Ihnen ein digitaler Prüfpfad zur Verfügung, mit dem Sie die Rechtmäßigkeit von Transaktionen und Dokumenten verifizieren können.

SharePoint eSignatur ist derzeit in den USA, Großbritannien, Kanada, der EU und im australisch-pazifischen Raum verfügbar; noch 2025 wird es weltweit verfügbar werden. Weiterhin ist die Nutzung anderer eSignatur-Anbieter als Integration in die SharePoint-eSignatur-Plattform auch weltweit möglich.

SharePoint eSignatur nutzt einfache elektronische Signaturen, wie sie im geltenden Recht definiert sind, einschließlich, aber nicht beschränkt auf die Verordnung (EU) Nr. 910/2014 (die eIDAS-Verordnung).

DocuSign und Adobe Acrobat Sign sind zwei weitere elektronische Signaturdienste, die mit SharePoint eSignatur verknüpft wurden. Während diese Anbieter die sichere und automatisierte Speicherung signierter Dokumente in Microsoft 365 gewährleisten, können Sie sie auch nutzen, um Anfragen aus PDF-Dokumenten in SharePoint heraus zu starten. Zukünftig werden weitere E-Signatur-Anbieter hinzukommen.

Die Anbieter verschicken alle relevanten Benachrichtigungen und optimieren den Signaturprozess. Eine Kopie des ausgefüllten Dokuments wird direkt in SharePoint gespeichert, damit Sie nach Abschluss des Umlaufs bequem darauf zugreifen können.

SharePoint eSignatur ist derzeit nur für PDF-Dokumente möglich. Die Nachverfolgung von SharePoint-eSignatur-Anfragen über die Genehmigungs-App in Microsoft Teams ist ab sofort verfügbar.

Eine eSignatur anfordern:

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um den SharePoint-eSignatur-Prozess zu starten. Zum Anmelden bei SharePoint müssen Sie Ihre Geschäfts-E-Mail-Adresse verwenden.

Öffnen Sie das Dokument, mit dem Sie das eSignatur-Verfahren beginnen möchten, in einer SharePoint-Dokumentbibliothek.

Wählen Sie nun das Stiftsymbol in der Dokumentenansicht.

Sie können jetzt bis zu zehn interne oder externe Unterzeichner im Bereich „Create a signature request“ benennen. Aktivieren Sie anschließend „Recipients must sign in order“, falls die Empfänger nacheinander unterschreiben sollen. Durch Ziehen und Ablegen der Empfänger in der gewünschten Reihenfolge können Sie diese ändern. Wählen Sie dann „Next“.

Ziehen Sie die Felder „Signature“, „Initials“ und „Date“ per Drag-and-drop an die passenden Stellen im Dokument für jeden Empfänger im Fenster „Create a signature request“ (Schritt 2 von 3). Alle Formularfelder können wahlweise als Pflichtfelder festgelegt werden.

Wählen Sie dann „Next“, um zum nächsten Schritt zu gelangen. Jeder Empfänger muss mindestens ein Pflichtfeld für die Unterschrift ausfüllen. Insgesamt lassen sich 50 Felder zum Dokument hinzufügen.

Danach tragen Sie im Bereich „Create a signature request“ (Schritt 3 von 3) einen Anfragetitel und eine optionale Nachricht ein, überprüfen die Angaben und bestätigen mit „Send“.

Nach dem Absenden wird der Status der Anfrage in „In progress“ geändert. Sowohl der Ersteller als auch die Empfänger erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung. Wenn die Option „Recipients must sign in order“ aktiviert ist, müssen die Empfänger in der gewählten Reihenfolge unterschreiben. Andernfalls ist die Reihenfolge beliebig.

Lizenzierung

Die Kosten für Microsoft-Syntex-Lizenzen variieren je nach Lizenzierungsoption, dem verarbeiteten Dokumentenvolumen, Region und den von Microsoft vorgenommenen Preisanpassungen. Wir empfehlen daher, die offizielle Microsoft-Syntex-Seite zu besuchen oder mit einem Microsoft-Vertreter zu sprechen, um detaillierte Preisinformationen zu erhalten, die auf die Bedürfnisse Ihrer Organisation zugeschnitten sind.

„Pay as you go“-Dienste wie die Bearbeitung unstrukturierter und Formdokumente werden für die meisten kommerziellen Microsoft-365-Pläne ohne zusätzliche Lizenzierung verfügbar gemacht. Um Dienste im Microsoft 365 Admin Center zu aktivieren, müssen Ihre Administratoren zuvor die Azure-Rechnungsinformationen bereitstellen. Die Abrechnung erfolgt dann nutzungsbasiert ab GA für jeden abgerechneten Dienst.

Kunden können diese Dienste aktivieren, indem sie ihre Abrechnungsinformationen für das Azure-Abonnement im Microsoft Admin Center bereitstellen.

Lizenzverfügbarkeit:

• Microsoft Syntex lässt sich zu folgenden Plänen hinzufügen:
  • Microsoft 365 E3/E5
  • Office 365 E3/E5
  • Microsoft 365 Business Premium oder Business Standard (je nach Anwendungsfall).

Wichtige Microsoft-Syntex-Lizenzierungsoptionen

Es gibt zwei Möglichkeiten, Microsoft Syntex zu lizenzieren:

1. Microsoft-Syntex-Einzelplatzlizenz
   • Damit erhalten einzelne Benutzer Zugriff auf die gesamte Palette der Microsoft-Syntex-Funktionen zur Automatisierung von Dokumentenerkennung, Inhaltsklassifizierung, Metadaten-Extraktion und mehr.
   • Syntex-Lizenzen pro Benutzer ermöglichen es Benutzern, KI-gesteuerte Automatisierung und Klassifizierung direkt in SharePoint Online und anderen Microsoft 365-Apps anzuwenden.
2. Microsoft-Syntex-per-Document-Lizenz
   • Diese Option richtet sich nach der Anzahl der von Syntex verarbeiteten Dokumente.
   • Dieses Modell ist eine gute Wahl für Unternehmen, die ein großes Dokumentenvolumen verarbeiten, aber möglicherweise nicht alle Funktionen für alle Benutzer benötigen.
   • Es basiert auf der Anzahl der verarbeiteten Dokumente und nicht auf der Anzahl der Benutzer.

Informationen zu den Preisen der einzelnen Dienste können Sie der offiziellen Microsoft-Ressource entnehmen: https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365/syntex/syntex-pay-as-you-go-services

Fazit

Microsoft Syntex ist ein hervorragendes Tool für Unternehmen, die durch den Einsatz von KI die Dokumentenverarbeitung automatisieren und das Content-Management optimieren möchten. Die Lizenzierung ist flexibel und skalierbar, sodass Unternehmen je nach Bedarf zwischen Modellen pro Benutzer oder pro Dokument wählen können.