Die 3 besten SharePoint-Vorlagen für Intranet und Zusammenarbeit

Die neuen Szenario-basierten SharePoint-Sitevorlagen sind ideal, um eine Vielzahl von Geschäftsanforderungen zu erfüllen, aber nur, wenn sie richtig verstanden und implementiert werden. So lass uns anfangen!

Was ist Microsoft SharePoint Online?

SharePoint Online ist ein Software-as-a-Service-(SaaS)-Produkt von Microsoft. Es handelt sich dabei um ein leistungsstarkes, Cloud-basiertes Allzweckwerkzeug, das für die sichere Zusammenarbeit, Speicherung und gemeinsame Nutzung von Inhalten eingesetzt wird. Mit SharePoint Online können Sie:

• Intranet-Websites sowie Webseiten, Dokumentbibliotheken und Listen erstellen.
• Webparts hinzufügen, um Ihre Inhalte individuell zu gestalten.
• Wichtiges Bildmaterial, Neuigkeiten und Updates auf einer Team- oder Kommunikationssite präsentieren.
• Websites, Dateien und Personen in Ihrem Unternehmen entdecken, folgen und suchen.
• Ihre tägliche Routine mit Workflows, Formularen und Listen verwalten.
• Ihre Dateien in der Cloud speichern und synchronisieren, damit jeder sicher mit Ihnen arbeiten kann.
• Sich auch unterwegs über Nachrichten mit der mobilen App informieren.

Alles, was Sie dazu benötigen, ist ein Webbrowser wie Microsoft Edge, Internet Explorer, Chrome oder Firefox.

SharePoint Online ist über einen Microsoft-365-Plan erhältlich.

Was sind SharePoint-Sitevorlagen?

SharePoint-Sitevorlagen sind vordefinierte Vorlagen, die für bestimmte Geschäftsanforderungen entwickelt wurden. Sie können diese Vorlagen so verwenden, wie sie sind, um Ihre eigene SharePoint-Intranetsite zu erstellen bzw. nach Belieben anzupassen.

Microsoft führte im Mai 2021 neue Szenario-basierte SharePoint-Sitevorlagen ein. Mit ihnen lassen sich vielfältige Anforderungen erfüllen: Sie erleichtern die Erstellung und Befüllung von Seiteninhalten und demonstrieren, was alles möglich ist. Mithilfe der Sitevorlagen ist die Erstellung attraktiver, moderner Intranet-Sites mit gebrauchsfertigen SharePoint-Komponenten problemlos und ohne großen Entwicklungsaufwand möglich. Diese Aufgabe kann nun auch der Geschäftsanwender selbst übernehmen.

Das Implementieren von Sitevorlage in Ihrem Unternehmen garantiert, dass die Sites über einheitliche Basisvorgaben, Struktur, Komponenten, Inhalte und Webparts verfügen. Die Erstellung von Websites, die den etablierten visuellen und strukturellen Unternehmensstandards entsprechen, wird so Routine.

SharePoint-Sitevorlagen sind eine Ergänzung des SharePoint Look Books, das schon seit einigen Jahren verfügbar ist.

Als Nutzer von SharePoint Online können Sie die folgenden SharePoint-Sitevorlagen nutzen, die wir in zwei Kategorien unterteilt haben:

• Vorlagen für Kommunikationssites
• Vorlagen für Team-Sites

Wir stellen Ihnen nachfolgend die verschiedenen Versionen vor, damit Sie sich entscheiden können, welche SharePoint-Sitevorlage am besten zu Ihren Anforderungen passt.

Vorlagen für Kommunikationssites:

• Department – Informieren Sie die Leser über Neuigkeiten und Ressourcen aus Ihrer Abteilung.
• Leadership connection – Bilden Sie eine Community aus Führungskräften und Teammitgliedern.
• Learning central – Präsentieren Sie Lern- und Weiterbildungsmöglichkeiten.
• New employee onboarding – Optimieren und verfeinern Sie den Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter.
• Crisis management – Veröffentlichen Sie Meldungen und vernetzen Sie Menschen mit wichtigen Hilfsquellen während einer Krise.

Vorlagen für Team-Sites:

• Event Planning – Koordinieren und planen Sie Veranstaltungsdetails mit Ihrem Team.
• Project Management – Gestalten Sie einen Arbeitsbereich für Ihr Projektteam.
• Training and Courses – Bereiten Sie Kursteilnehmer auf Weiterbildungsangebote vor.
• Training and Development Team – Planen Sie Schulungs- und Weiterbildungsangebote für andere Personen.

Die hier vorgestellten Vorlagen werden sicherlich nicht die einzigen von Microsoft kuratierten Sitevorlagen bleiben, da die Anwender schon bald weitere Szenario-basierte Vorlagen erwarten können.

• Hinweis: Die von Microsoft bereitgestellten SharePoint-Sitevorlagen können nur auf modernen Sites genutzt werden!

Welche Vorteile bieten SharePoint-Sitevorlagen?

Die Sitevorlagen bieten gegenwärtig folgende Funktionen:

• Direkte Anwendung auf neu erstellte oder bestehende Sites.
• Frei anpassbare Startseiten mit bereits ausgefüllten Inhalten und Webparts.
• Vorlagen für Nachrichtenbeiträge, mit denen Anwender schnell und konsistent Nachrichten veröffentlichen können.
• Vorkonfigurierte Seiten, Listen und Ordner in der Dokumentenbibliothek, die den Aufbau von Sites erleichtern und Sie zu eigenen Inhalten inspirieren sollen.
• Jede Vorlage verfügt über eigene Änderungshinweise, um Sitebesitzern und Redakteuren den Einstieg zu erleichtern.

Wie wendet man eine SharePoint-Sitevorlage an?

SharePoint-Sitevorlagen sind in den aktuellen und neuen SharePoint-Mandanten verfügbar und können von Nutzern der Berechtigungsstufe Websitebesitzer (Site Owner) oder höher verwendet werden. Dazu muss der Benutzer in den Settings die Einstellung Apply a site template auswählen, unabhängig davon, ob der Benutzer eine neue Site erstellt oder eine Vorlage auf eine bestehende Site anwendet.

• Wichtig: Wenn Sie eine Vorlage auf einer bestehenden Site anwenden, wird Ihr Inhalt nicht automatisch mit der neuen Vorlage zusammengeführt. Stattdessen wird eine neue Standard-Startseite zusammen mit anderen neuen Inhalten erstellt. Vorhandene Seiten, Bibliotheken und Listen werden gespeichert und können über Site contents aufgerufen werden.

Von Ihrer Organisation bereitgestellte Sitevorlagen werden auf der Registerkarte From your organization angezeigt, wenn Sie einen Vorlagentyp auswählen. Die Anpassungshinweise variieren je nach Design der Sitevorlage.

Bevor Sie eine Vorlage anwenden, gelangen Sie auf eine Vorschauseite mit einer Beschreibung und Details über die ausgewählte Sitevorlage.

Sobald Sie die gewünschte Vorlage ausgewählt haben, klicken Sie auf Use template; ein Fortschrittsbalken wird angezeigt (siehe unten).

Das war’s! Ihre Seite wird mit der neuen Vorlage neu geladen.

Die 3 besten SharePoint-Vorlagen für Intranet und Zusammenarbeit

Nachdem wir gelernt haben, wie man eine Vorlage installiert, möchten wir Ihnen nun helfen, die richtige Vorlage für Ihr Unternehmen auszuwählen.

Department-Sitevorlage

Die Sitevorlage für Abteilungen ist eine Kommunikationssite, die als interne Startseite für Abteilungen, Bereiche oder Regionen Ihrer Organisation dienen soll. Damit können Sie Besucher mit dem Führungsteam in Kontakt bringen, über Neuigkeiten aus den Abteilungen informieren, auf bevorstehende Veranstaltungen hinweisen und Zugriff auf häufig verwendete Dateien bieten.

Merkmale der Department-Site:

• Eine anpassbare Site mit vorgefertigten Bildern, Webparts und Inhalten, die die Site-Redakteure bei der Anpassung an die jeweiligen Bedürfnisse Ihres Unternehmens inspirieren sollen.
• Gebrauchsfertige Vorlagen für Nachrichtenbeiträge, die das Veröffentlichen und Teilen von Abteilungsnachrichten erleichtern.
• Vorgefertigte Seiten und Webparts, mit denen das Management, Teams, Abteilungsprofile, Unternehmenskultur und der Zugang zu Abteilungslisten, Dokumenten und Ressourcen präsentiert werden können.

Vorausgefüllte Seiten und Seitenvorlagen:

• Startseite – bietet eine Anlaufstelle für Besucher, um sich an Nachrichten, Veranstaltungen und Gesprächen der Abteilung zu beteiligen und mehr über das Management und die Vision zu erfahren.
• Our leadership – Einführung in die Profile der Führungskräfte einer Abteilung. Passen Sie diese Seite mithilfe der Webparts Bild und Text individuell an.
• Our teams – eine Übersicht aller Teams, die innerhalb der Abteilung oder des Bereichs zusammenarbeiten. Passen Sie diese Seite mithilfe der Webparts Bild, Text und Quicklinks individuell an.
• Vision and priorities – zeigt auf Abteilungsebene die Organisationsgrundsätze und Prioritäten auf. Passen Sie diese Seite mithilfe von Text-Webparts an.
• Culture – hebt die Abteilungskultur und Arbeitsweise hervor. Passen Sie diese Seite mithilfe der Webparts Text und Hero individuell an.
• Documents – die Dokumentenbibliothek bietet einfachen Zugang zu den Abteilungsressourcen.
• Pages – speichert Seiten und Seitenvorlagen.
• News post templates – Nutzen Sie vorgefertigte Nachrichtenvorlagen für Veranstaltungsrückblicke und monatliche Newsletter, um Neuigkeiten aus der Abteilung schnell zu verbreiten. Passen Sie diese Vorlagen für Nachrichtenbeiträge an, indem Sie die Webparts Text, Bild, Personen und Quicklink verwenden.

„New employee onboarding“-Sitevorlage

Die Sitevorlage für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter ist eine Kommunikationssite, die als interne Startseite für Ihre Personalabteilung dienen soll. Vereinfachen und perfektionieren Sie mit dieser Vorlage die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und führen Sie sie durch den Einarbeitungsprozess.

Merkmale der „New employee onboarding“-Sitevorlage

• Eine anpassbare Site mit vordefinierten Bildern, Webparts und Inhalten, die die Site-Redakteure bei der Anpassung an die jeweiligen Bedürfnisse Ihres Unternehmens inspirieren sollen.
• Erlaubt die Erstellung einer Onboarding-Checkliste mit Microsoft-Listen, um Ihr neues Teammitglied mit allem für den Erfolg Nötigen auszustatten.
• Stellt eine Nachrichtenvorlage für die Vorstellung neuer Mitarbeiter bereit.

Vorkonfigurierte Site-, Listen- und Nachrichtenvorlagen:

• Startseite – bietet eine Anlaufstelle für Besucher, um sich an Nachrichten, Veranstaltungen und Gesprächen der Abteilung zu beteiligen und mehr über das Management und die Vision zu erfahren.
• Getting started – hier finden Sie Informationen, die neuen Mitarbeitern dabei helfen, ihre ersten Schritte in Ihrem Unternehmen zu gehen. Passen Sie diese Seite mithilfe der Webparts Text, Embed und Liste an.
• Onboarding checklist – bietet eine Liste, die neuen Mitarbeitern bei der Priorisierung von Onboarding-Aufgaben hilft. Passen Sie diese Seite mithilfe der Listenvorlage für das Onboarding neuer Mitarbeiter an.
• Who we are – hebt Angaben zur Organisationsstruktur und andere grundlegende Abteilungsinformationen hervor. Passen Sie diese Seite mithilfe der Webparts Text, Quicklinks, Personen und Bing Maps an.
• Our leadership – Einführung in die Profile der Führungskräfte einer Abteilung. Passen Sie diese Seite mithilfe der Webparts Text und Bild an.
• Our priorities – zeigt auf Abteilungsebene die Organisationsgrundsätze und Prioritäten auf. Passen Sie diese Seite mithilfe der Webparts Text und Personen an.
• Help and support – hier finden Sie Antworten und hilfreiche Links zu häufig gestellten Fragen und Bezugsquellen. Passen Sie diese Seite mithilfe der Webparts Quicklinks und Text an.
• „New employee introduction“ – Nachrichtenvorlage – Verwenden Sie diese vorgefertigte Vorlage, um mühelos neue Mitarbeiter vorzustellen. Passen Sie diese Sitevorlage mithilfe der Webparts Text und Bild an.

Projektmanagement-Sitevorlage

Die Projektmanagement-Sitevorlage ist eine Team-Site, die als interne Startseite für Ihr Projektteam dienen soll. Damit schaffen Sie für Ihr Projektteam einen Kollaborationsbereich, in dem Sie sich über Projektfortschritte austauschen, Besprechungsnotizen veröffentlichen und Teamdokumente einsehen können.

Merkmale der Projektmanagement-Site:

• Eine anpassbare Site mit vorgefertigten Bildern, Webparts und Inhalten, die die Site-Redakteure bei ihren Anpassungen unterstützen und die Zusammenarbeit zwischen den Teams erleichtern soll.
• Eine gebrauchsfertige Vorlage für Projektstatusberichte, mit der Sie ganz einfach Projektaktualisierungen veröffentlichen und mit Ihrem Team und Ihren Partnern teilen können.
• Erlaubt die Erstellung eine Trackingliste für Projekte und Probleme mit Microsoft-Listen, um Ihr Projektteam bei der Verwaltung und Verfolgung von Projektdetails zu unterstützen.

Vorkonfigurierte Site-, Listen- und Nachrichtenvorlagen:

• Startseite – bietet eine Anlaufstelle für Teams, um auf einfache Weise Inhalte auszutauschen, zusammenzuarbeiten und sich über Projekt-Updates zu informieren.
• Calendar – zeigt den Outlook-Teamkalender an.
• Project tracker list – erlaubt die Verfolgung aller Arbeitsfortschritte im Zusammenhang mit dem laufenden Projekt. Passen Sie diese Listenvorlage mithilfe der Listentextfelder an.
• Issue tracker list – erlaubt die Verfolgung aller Probleme, die dem Projekt im Wege stehen könnten. Passen Sie diese Listenvorlage mithilfe der Listentextfelder an.
• Document library – bequemer und sicherer Zugriff auf Projektdateien.
• Recycle bin – ermöglicht den Zugriff auf kürzlich gelöschte Projektinformationen.
• Status report template – Mithilfe dieser vorgefertigten Vorlage können Sie problemlos Projektstatusberichte für Ihr Team veröffentlichen. Passen Sie diese Nachrichtenvorlage mithilfe der Webparts Listentext und Bild an.

Schlussfolgerung

Wir hoffen, dass wir Ihnen bei der Auswahl des richtigen Themes helfen konnten. Sollten Sie bestimmte Informationen vermissen oder wollen, dass wir auch eine andere Vorlage betrachten, lassen Sie es uns bitte wissen.

Wenn Sie sich gerade erst mit SharePoint-Sitevorlagen vertraut machen oder einfach mehr Details benötigen, zögern Sie nicht, sich an uns als vertrauensvollen Partner zu wenden, der Sie auf diesem Weg begleitet. Die neuen Szenario-basierten SharePoint-Sitevorlagen sind ideal, um eine Vielzahl von Geschäftsanforderungen zu erfüllen, aber nur, wenn sie richtig verstanden und implementiert werden. Sprechen Sie mit Impactory, um Ihre Projektideen noch heute mit uns zu erörtern!

Zusätzliche Ressourcen

1. Planen Sie eine neue Informationsarchitektur mit SharePoint Online? Erfahren Sie mehr über SharePoint-Hubsites in unserem ausführlichen Blogbeitrag.
2. Möchten Sie einige neue, coole Funktionen in SharePoint Online kennenlernen, die Sie in der On-Premise-Version vermissen? Starten Sie mit der SharePoint-Startseite.