SharePoint Online HubSites

Die auf der Microsoft Ignite angekündigten HubSites sind mittlerweile für alle Office 365 Umgebungen verfügbar. Mit diesem Feature ist es nun möglich eine dynamische Struktur in ein Intranet bzw. in die komplette SharePoint Umgebung zu bringen.

Eine HubSite führt mehrere TeamSites oder CommunicationSites zusammen und dient für diese als übergeordnetes Element mit folgenden Funktionen:

• Zusätzliche Navigationsleiste für alle zugehörigen Sites
• Zentrales Logo für alle zusammengehörenden Sites
• Einheitliches Look and Feel durch gleichbleibendes Farblayout
• Die Suche der HubSite ist auf den untergeordneten und eigenen Inhalt eingeschränkt

Des Weiteren kann man auf der HubSite selbst Inhalte wie beispielsweise News oder die Top Sites zusammenfassen, sodass diese Site als Übersicht der Inhalte der anderen Sites dienen kann.

Folgende Inhalte können über HubSites zusammengeführt werden:

Da es in der heutigen Zeit sehr wichtig ist, schnell und dynamisch auf Veränderungen reagieren zu können gibt es jederzeit die Möglichkeit eine TeamSite / CommunicationSite einer anderen übergeordneten HubSite zu zuordnen. Hierzu muss man lediglich die gewünschte neue HubSite in den Site Information auswählen.

Hub Sites erstellen und konfigurieren

Leider ist das Erstellen der HubSites nicht so einfach wie die Änderung der Struktur. Um dies zu können muss man in Office 365 entweder globaler Administrator oder SharePoint-Administrator sein. Nun benötigt man PowerShell mit den Modulen SharePoint Online-Verwaltungsshell und SharePoint-PnP-PowerShell-Online-Modul.

Erstellen der Verbindung mit SharePoint Online

Connect-SPOService -Url https://<tenant>-admin.sharepoint.com/

Erstellen der neuen TeamSite/Communicatonsite die dann zu einer Hub Site umgewandelt werden soll

Connect-PnPOnline -Url https://<tenant>-admin.sharepoint.com/ 
New-PnPSite -Type <Site Type> -title <Title> -URL <HubSite-URL> -Description "Description"

Umwandeln der Team Site in eine Hub Site

Register-SPOHubSite -Site <HubSite-URL>

Auf der HubSite selbst gibt es in den Einstellungen nun die Hub-Websiteeinstellungen. Dort können Sie ein zentrales Logo und den Namen der Hubwebsite-Navigation festlegen. Unter Aussehen ändern können Sie die Farben der HubSite anpassen.

Zusätzlich zu diesen Einstellungen ist nun im oberen Teil der SharePoint Site eine weitere Navigationsleiste aufgetaucht. Diese gilt für die HubSite und die untergeordneten Sites und kann mit zusätzlichen Links erweitert werden.

Nun fehlt jedoch noch einer der wichtigsten Punkte. Die HubSite ist erstellt, jedoch wurden dieser noch keine weiteren Sites zugeordnet. Dies kann in PowerShell und auch in den einzelnen Sites selbst getan werden. Mit PowerShell funktioniert dies wie folgt:

Zuordnen einer  Team Site zu einer Hub Site

 Add-SPOHubSiteAssociation -Site <Site-URL> -HubSite <HubSite-URL>

Nun haben wir eine HubSite erstellt und die gewünschten TeamSite zugeordnet. Die weitere Arbeit erfolgt nun in SharePoint. Dort gilt es nun auf der HubSite Inhalte einzufügen und die untergeordneten Sites zu präsentieren.

Fazit

Auch wenn es nicht möglich ist eine HubSite einer anderen HubSite unterzuordnen, macht es dennoch Sinn HubSites in gewissen Bereichen als Ordnungselement zu nutzen. Durch ihre Eigenschaften kann man Inhalte klar voneinander trennen und diese dann zentral an einer Stelle zusammenzuführen.

Gerade beim Aufbau eines zweistufigen Intranets können HubSites einen großen Mehrwert bringen, indem das Intranet beispielsweise den Hub bildet und die verschiedenen Bereiche durch TeamSites der HubSite zugeordnet sind. Mitgebrachte Funktionen wie beispielsweise die Suche, können die Suchergebnisse auf die gewünschten Inhalte eingrenzen. Durch die einheitliche Farbgebung und dem einheitlichen Logo kann man in jedem Moment feststellen in welchem Hub man sich gerade befindet.

All diese Features machen die Navigation und das Arbeiten innerhalb zweier Ebenen angenehmer und einfacher. Daher sollte man die HubSites zumindest immer im Hinterkopf behalten, da diese Seiten definitiv ihre Daseinsberechtigung innerhalb einer SharePoint Umgebung haben.