Microsoft Viva-Module

Was sind Viva-Module?

Microsoft Viva ist eine Plattform für Mitarbeitererfahrungen, die Kommunikation, Wissen, Lernen, Ressourcen und Einblicke in den Arbeitsablauf zusammenführt. Mit Microsoft 365 und Microsoft Teams fördert Viva eine Kultur, die es Mitarbeitern und Teams ermöglicht, von überall aus optimal zu arbeiten.

Microsoft Viva ist eine Suite aus 7 Modulen:

Was ist Viva Connections und wie nutzt man es?

Viva Connections ist das Tor zu einem modernen Mitarbeitererlebnis. Es wurde entwickelt, um alle Mitarbeitende einzubinden und auf dem Laufenden zu halten. In erster Linie handelt es sich um eine App, mit der Sie Ihr SharePoint-basiertes Intranet in Microsoft Teams einbinden können. Dadurch wird es für Ihre Mitarbeiter einfacher, auf Ihr Intranet zuzugreifen und sich mit allen Inhalten zu beschäftigen, die dort veröffentlicht werden. Des Weiteren können Sie mit Viva Connections ein Dashboard erstellen, das an mobile Schnittstellen angepasst ist. Sie können Karten erstellen, die es dem Benutzer ermöglichen, Informationen innerhalb kurzer Zeit zu konsumieren und mit den Daten zu interagieren, z. B. einen freien Tag zu beantragen. Microsoft Viva Connections verfügt über integrierte Karten sowie eine Erweiterungsplattform, mit deren Hilfe Sie Ihre eigenen Integrationen mit Unternehmenssystemen oder sogar Systemen von Drittanbietern erstellen können.

Viva Connections wurde zuvor als SharePoint Startsite eingeführt. Einfach ausgedrückt, wird das Intranet in SharePoint als App in Microsoft Teams integriert. Viva Connections ist als Teil einer bestehenden Microsoft-365- und SharePoint-Lizenz erhältlich. Wenn Sie bereits einen Microsoft-365-Plan haben, sollten Sie Viva Connections ohne zusätzliche Kosten nutzen können.

Berechtigungen

• Für die Einrichtung der Viva-Connections-App für Teams muss der Benutzer über die Berechtigung SharePoint Service Admin oder höher und Teams Service Admin oder höher verfügen, um die App im Teams Admin Center hochzuladen und freizugeben.

Konfiguration

Mit den folgenden Schritten nehmen Sie Ihr Viva-Connections-Modul in Betrieb:

1. Bereiten Sie Ihr Intranet vor – modernisieren und priorisieren Sie Inhalte und Erlebnisse.
2. Legen Sie eine Startsite fest – erstellen Sie eine neue Seite oder wählen Sie eine bestehende Seite als Startseite aus.
3. Erstellen Sie ein Dashboard – erstellen Sie ein Dashboard, fügen Sie Karten hinzu und wenden Sie die Zielgruppenadressierung an.
4. Bereiten Sie Inhalte für den Feed vor – priorisieren Sie die Inhalte, die im Feed der Mobil-App erscheinen sollen.
5. Fügen Sie die App in Teams hinzu – fügen Sie die Viva-Connections-App im Teams Admin Center hinzu.
6. Wählen Sie die Mobil-Einstellungen – installieren Sie Ihre Marken-App vor und pinnen Sie sie in der Teams-Leiste der Mobil-Apps.
7. Einführung mit Endbenutzern – Informieren und schulen Sie die Endbenutzer in Ihrem Unternehmen.

1. Dies ist im Wesentlichen die 1-Klick-Schaltfläche, mit der Sie Ihre SharePoint-Startsite in Teams öffnen können, alles unter Ihrem Branding.

2. Dies ist die Navigation auf der Startsite Ihres Intranets, die in SharePoint auch als globale Navigation bezeichnet wird.

3. Dies sind die Dashboard-Apps, die Ihr Unternehmen erstellt hat und die für den angemeldeten Benutzer bestimmt sind.

4. Hier können Sie den personalisierten Feed zu Ihrer Startsite hinzufügen.

Was ist Viva Insights und wie nutzt man es?

Viva Insights ist eine Sammlung von Funktionen und Tools, die Ihnen Informationen über Ihren Arbeitsplatz liefern, mit dem Hauptziel, diese datengestützten Erkenntnisse zu nutzen, zur Verbesserung:

• der Produktivität
• des Mitarbeiterwohlbefindens
• der Finanzentscheidungen

Es gibt drei Arten von Dashboards, die alle unterschiedliche Informationen für verschiedene Zielgruppen liefern:

• Das erste ist Personal Insights, auf die jeder Nutzer Zugriff hat und die Aufschluss über Ihre eigene Produktivität und Ihr Wohlbefinden geben. Das ist für Sie persönlich. Nur Sie selbst können die Daten einsehen. Sie sind dazu gedacht, das eigene Arbeitserlebnis zu optimieren. Möglicherweise erhalten Sie auch Vorschläge, wie z. B. die Einladung, Konzentrationszeit, Lernzeit oder sogar Meditationssitzungen mit der Headspace-Integration zu buchen.
• Das zweite Dashboard ist Manager Insights, also Einblicke für Personen, die Teams managen. Sie werden verschiedene Dashboards und Programme sehen, wie z. B. häufige Einzelgespräche mit Ihren Teammitgliedern, Ideen wie z. B. das Einrichten eines gemeinsamen besprechungsfreien Tages mit Ihrem Team, sowie anonymisierte Statistiken unter Produktivität.
• Der letzte Bereich sind die Organisational Insights, die sich an Führungskräfte in Unternehmen richten, die einen umfassenden Einblick in die organisatorische Resilienz, das Mitarbeiterengagement, die Agilität der Organisation und vieles mehr erhalten möchten.

Auf der Registerkarte „Home“ von Viva Insights sehen Sie persönliche Karten wie How you feel today (Wie Sie sich heute fühlen) und Send praise to your colleagues (Lob an Ihre Kollegen senden). Man kann auch Achtsamkeitsübungen durchführen, die durch die Integration mit Headspace von Viva Insights unterstützt werden. Wenn Sie möchten, können Sie auch einige geführte Meditationen und fokussierte Musik als Hintergrundmusik verwenden. Oder Sie können mit Book focus time Zeit für sich selbst buchen. Viva Insights überprüft Ihren Kalender und sagt Ihnen, wann Sie ein Zeitfenster ohne Besprechungen haben.

Auf der Registerkarte „Stay connected“ können Sie die letzten Nachrichten in Microsoft Teams oder die letzten E-Mails aus Outlook sehen. Es gibt auch die Möglichkeit, Lob an Ihre Kollegen zu senden.

Auf der Registerkarte „Protect time“ haben Sie die Möglichkeit, eine Fokuszeit festzulegen, sich mit einer Community zu verbinden, die Ihnen dabei hilft, den Arbeitstag abzuschließen und achtsam abzuschalten, oder einfach eine Ruhezeit festzulegen, in der Sie keine Benachrichtigungen erhalten.

Die Registerkarte „Inspirational library“ wurde kürzlich von Microsoft hinzugefügt und befindet sich noch in der Vorschau. Sie finden hier verschiedene Artikel zu den Themen Wohlbefinden, Kultur, Auswirkungen und Resilienz:

Was ist Viva Learning und wie nutzt man es?

Viva Learning ist als App in Microsoft Teams verfügbar. Sie können auch über andere Anwendungen von Microsoft 365 wie office.com, SharePoint oder andere Microsoft-Viva-Anwendungen darauf zugreifen. In der App sehen Sie Lerninhalte in Abschnitten, wie z. B. empfohlen, aktuell, kürzlich angesehen, mit Lesezeichen versehen sowie nach Inhaltsanbietern, wie z. B. LinkedIn Learning, Microsoft Learn, Microsoft 365 Training, eigene Inhalte Ihres Unternehmens und Inhaltsanbieter von Drittanbietern. Microsoft Search zeigt auch Lerninhalte aus allen Microsoft-365-Anwendungen an und hilft Ihnen, solche zu entdecken. Die Lerninhalte von Microsoft und LinkedIn sowie die Inhaltsbibliothek Ihres Unternehmens können direkt in der Viva-Learning-App angesehen werden, während die Inhalte von Drittanbietern nur über deren natives Online-Erlebnis angesehen werden können.

Microsoft Viva Learning kommt auch den Führungskräften zugute. Wenn Sie ein Team leiten, können Sie es engagiert und mit den notwendigen Fähigkeiten auf dem Laufenden halten, ohne dass Sie das Lernen auf verschiedenen Plattformen koordinieren müssen. Sie können Lerninhalte an Mitarbeiter empfehlen, Inhalte mit Ihrem Team teilen und den gemeldeten Abschlussstatus der von Ihnen empfohlenen Lerninhalte verfolgen.

Berechtigungen

Um Quellen für Lerninhalte in Viva Learning einzurichten und individuelle Lizenzen zu verwalten, benötigen Sie folgende Berechtigungen:

• Microsoft-Teams-Services-Admin
• SharePoint-Services-Admin oder höher (Microsoft 365-Global-Admin)
• Knowledge-Admin

Knowledge-Admin ist eine neue Azure-AD-Rolle im Microsoft 365-Admin-Center, die jeder Person im Unternehmen zugewiesen werden kann. Diese Rolle verwaltet die Lerninhaltsquellen des Unternehmens über das Microsoft-365-Admin-Center. Der Knowledge-Admin sollte technisch versiert sein und über SharePoint-Admin-Zugangsdaten verfügen.

Auf der Registerkarte „Home“ von Viva Learning sehen Sie kurze Informationen über Ihre Position im Unternehmen, Ihre Lesezeichen und die zuletzt angesehenen Kurse. Sie können Kurse nach Interessen durchsuchen. Unten auf der gleichen Seite finden Sie verschiedene Lernanbieter, z. B. LinkedIn Learning, Microsoft 365 Training, Microsoft Learn und Drittanbieter, wenn Sie einen solchen eingerichtet haben.

Auf der Registerkarte „My Learning“ sehen Sie Ihre mit Bookmarks versehenen, Ihnen empfohlenen, kürzlich angesehenen und abgeschlossenen Kurse.

Um sicherzustellen, dass Microsoft allen Nutzern das Lernen auch unterwegs ermöglicht, wird Viva Learning auch auf dem Teams-Mobil-Client verfügbar sein.

Was ist Viva Topics und wie nutzt man es?

Microsoft Viva Topics ist ein Add-on für Microsoft-365-Geschäftskunden. Es soll ein wichtiges Geschäftsproblem lösen, indem es den Benutzern Informationen zur Verfügung stellt, wenn sie sie benötigen. Viva Topics nutzt fortschrittliche KI- und Thementechnologie, die Ihren Mitarbeitern hilft, zu lernen, Wissen aufzufinden, sich zu engagieren und für ihr Wohlergehen und den Unternehmenserfolg zu arbeiten. Viva Topics findet Inhalte über Microsoft Graph, eine Graphdatenbank in Microsoft 365. Microsoft Graph verknüpft Themen, Inhalte und Personen in allen Microsoft-365-Anwendungen. Dann organisiert Viva Topics die Inhalte in Themen, um Zusammenfassungen zu erstellen und sie mit Personen zu verlinken, die mit den Themen in Verbindung stehen.

Zu Beginn lassen sich die folgenden Arten von Themen identifizieren:

• Project
• Event
• Organization
• Location
• Product
• Creative Work
• Field of Study

Checkliste für die Einführung von Viva-Themen im Unternehmen:

Was ist Viva Engage und wie nutzt man es?

Viva Engage ist ein neues Mitarbeitererlebnis, das die Beschäftigten im gesamten Unternehmen miteinander verbindet, sodass jeder einbezogen und engagiert ist – egal, wo und wann sie arbeiten. Die Viva-Engage-App in Teams hilft Unternehmen, eine Community aufzubauen, das Engagement von Führungskräften zu fördern, Wissen und Antworten nutzbar zu machen und persönliche Netzwerke zu schaffen. Viva Engage baut auf Yammer auf. Es vereint die Communitys, offenen Unterhaltungen und personalisierten Entdeckungen von Yammer mit neuen Möglichkeiten der Selbstdarstellung und des Austauschs mittels Storyline und Storys sowie mit kommenden Innovationen.

Mit Microsoft Viva Engage können Sie:

• Die Menschen im Unternehmen miteinander verbinden, um berufliche Beziehungen zu stärken und soziales Kapital aufzubauen.
• Communitys aufbauen, die Vielfalt, gemeinsame Interessen und Geschäftsinitiativen unterstützen.
• Das Engagement zwischen Führungskräften und Mitarbeitern fördern, um die Unternehmensvision zu festigen und die Kultur zu verändern.
• Wissen austauschen, finden Sie Antworten und sammeln Sie Ideen.
• Menschen dazu motivieren, ihre Erfahrungen und ihr Fachwissen einzubringen.

Durch die Vernetzung von Menschen, um sich offen auszutauschen, sich in Communitys zu engagieren, Ideen zu entwickeln, Probleme zu lösen und einen Beitrag über Unternehmensgrenzen hinweg zu leisten, gibt Viva Engage den Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Stimme zu erheben, sich mit Kollegen und Führungskräften zu verständigen und ihr Bestes zu geben.

Auf der Registerkarte Communities finden Sie alle Communitys, in denen Sie Mitglied sind oder denen Sie in Ihrer Organisation beitreten können:

Auf der Registerkarte Storylines finden Sie Updates, Gedanken und Erfahrungen von Menschen aus Ihrem Unternehmen.

Was ist Viva Goals und wie nutzt man es?

Microsoft Viva Goals ist eine Anwendung zum Setzen und Verwalten von Zielen. Sie richtet Ihre Teams auf die strategischen Prioritäten Ihrer Organisation aus und sorgt so für bessere Ergebnisse und ein florierendes Unternehmen. Wir helfen Führungskräften beim Aufbau leistungsfähigerer Teams, Personalleitern bei der Verbesserung von Mitarbeitererfahrungen und Mitarbeitern bei der Entwicklung eines Gefühls von Sinn und Zugehörigkeit am Arbeitsplatz.

Und wie?

• Klarheit schaffen: Mit einer zentralisierten Informationsquelle für die Festlegung von Zielen, die Überwachung des Fortschritts und die Bewertung des Erfolgs in Ihrem gesamten Unternehmen schaffen Sie Klarheit für Ihr Team, verknüpfen die tägliche Arbeit mit den Ergebnissen und stimmen sich auf allen Ebenen ab.
• Teams auf die Wirkung fokussieren und nicht auf den Output: Verlagern Sie den Fokus von Aufwand und Aktivität auf Wirkung und Ergebnisse, teilen Sie den Fortschritt in Ihrer gesamten Organisation mit anpassbaren Dashboards, die Daten in Erkenntnisse umwandeln, und bleiben Sie in großem Umfang agil.
• Unternehmensziele in den Arbeitsalltag bringen: Behalten Sie Ihre Ziele im Blick, indem Sie Daten und Aktionen in die Bereiche einbringen, die Ihr Team bereits nutzt, wie Microsoft Teams, ADO und die beliebtesten Daten- und Projektmanagement-Tools.
• Heute unterstützt Viva Goals das OKR-Zielsystem (Objectives and Key Results), das bei Google, Intel und anderen Fortune-500-Unternehmen sehr beliebt ist, weil es auf natürliche Weise eine Verbindung zwischen den Arbeitsteams und den Top-Fachleuten eines Unternehmens herstellt.

Da Viva Goals ein Teil von Microsoft Viva ist, lässt es sich in die Mitarbeitererfahrung integrieren und ermöglicht Mitarbeitern und Teams, mit einer nahtlosen Microsoft-Teams-Integration und einer Web-App von überall aus ihr Bestes zu geben.

Viva Goals unterstützt zudem die Integration mit Tools, die Sie bereits verwenden. So können Sie den Fortschritt verfolgen, ohne dass Ihr Team noch mehr Arbeit hat.

Zugang und Lizenzierung von Viva Goals

Ab sofort können Sie den vollen Funktionsumfang von Viva Goals nutzen, wenn Sie eine der folgenden SKUs erwerben:

• Microsoft Viva Goals SKU
• Microsoft Viva SKU

Viva Goals ist als Microsoft-Teams- und als Web-Anwendung verfügbar. Für die Viva-Goals-Webanwendung gibt es keine besonderen Anforderungen. Kunden können Viva Goals mit der Web-Anwendung erwerben und nutzen, ohne dass sie ein anderes Microsoft-Produkt oder ein Abonnement benötigen.

Eine Microsoft-Teams-Produktlizenz ist Voraussetzung für die Verwendung von Viva Goals in Teams. Teams kann mit Microsoft 365 F1, F3, E3, A3, E5, A5; Office 365 F3, E1, A1, E3, A3, E5, A5; Microsoft 365 Business Basic, Business Standard, Business Premium; oder Microsoft SharePoint K, Plan 1 oder Plan 2 Lizenz lizenziert werden.

Was ist Viva Sales und wie nutzt man es?

Microsoft Viva Sales ist eine Anwendung für Verkäufer, die sie aus dem Arbeitsalltag herausholt und vor die Kunden bringt. Es verändert grundlegend die Art und Weise, wie Sie mit Ihrem CRM interagieren, indem Sie die Anwendungen nutzen, die Sie kennen und lieben. Sie können sich wieder auf das konzentrieren, was Ihnen Spaß macht, was weniger Abwanderung und bessere Ergebnisse bedeutet. Wann immer Sie jetzt mit einem Kunden in Microsoft 365 und Teams-Anwendungen interagieren, wird diese Kundeninteraktion automatisch erfasst und in den Kundenprofilen aktualisiert. Sie hören also auf, Daten zu sammeln und fangen an, Kontakte zu knüpfen. Steigern Sie Ihre Produktivität und machen Sie das Beste aus jedem Kundenkontakt, indem Sie detaillierte Einblicke in jede Interaktion erhalten. Anschließend sorgen Sie mit KI-basierten Vorschlägen und Erinnerungen dafür, dass der Ball im Spiel bleibt. Es ist, als hätten Sie einen digitalen persönlichen Assistenten, der Ihnen hilft, den Verkaufsabschluss zu tätigen. Und das Beste daran: Es ist in den Microsoft-Anwendungen enthalten, die Sie täglich verwenden. Es steht nichts mehr zwischen Ihnen und Ihrem Kunden, und Sie können sich wieder auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist.

Was ist in Microsoft Viva Sales enthalten?

Viva Sales bietet Lese- und Schreibfunktionen zurück zu Ihrem CRM-Tool (Dynamics-365-Sales- oder Salesforce-CRM) innerhalb der Microsoft-365– und Teams-Anwendungen, die Sie bereits nutzen. Viva Sales bietet außerdem unbegrenzte Conversational-Intelligence-Funktionen, die das Mitschreiben in Meetings überflüssig machen und Ihnen Sentiment-Analysen und die weiterleitenden Maßnahmen anbieten. Viva Sales verbindet Ihre CRM-Kundenliste automatisch mit Ihren Office-Anwendungen und erspart Ihnen das Hinzufügen von Kunden, die bereits in Ihrem CRM-Tool vorhanden sind. Viva Sales hilft Ihnen auch, effizienter in Teams zusammenzuarbeiten, indem Sie Kontaktkarten austauschen und Mitarbeiter identifizieren, die wichtige Interaktionen mit Ihren Kunden hatten. So können Sie Kontakte pflegen und Erkenntnisse von Ihren Kollegen gewinnen.

Für die Nutzung der Viva-Sales-App in Outlook und Microsoft Teams ist eine Microsoft-365-Lizenz erforderlich.

Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Artikels ist Viva Sales in den Sprachen Englisch, Französisch, Deutsch, Portugiesisch und Spanisch verfügbar.

Wie kombiniert man Microsoft-Viva-Module?

Die Module von Microsoft Viva können kombiniert werden, um umfangreiche Mitarbeitererfahrungen für gängige Geschäftsszenarien zu schaffen. In diesem Artikel stellen wir Ihnen 2 Szenarien von kombinierten Viva-Modulen vor, die bestimmte Bedürfnisse abdecken.

• Wellness und Work-Life-Balance
• Schulung und Onboarding

Wellness und Work-Life-Balance

Helfen Sie Ihren Mitarbeitern, ihre Zeit effektiv zu verwalten und eine gesunde Arbeitsplatzkultur zu schaffen – mit Viva Insights, Viva Learning und Viva Connections. Nutzen Sie zunächst Viva Insights, um sich ein Bild von den Arbeitsgewohnheiten im gesamten Team zu machen. Dann erstellen oder beschaffen Sie Lerninhalte, um gute Praktiken am Arbeitsplatz zu fördern. Fügen Sie schließlich Viva Connections hinzu, um Mitteilungen und Ressourcen über Themen wie Wellness und Praktiken am Arbeitsplatz auszutauschen.

Viva Insights: Verstehen Sie die Arbeitsgewohnheiten Ihres Unternehmens und wie Ihr Team seine Zeit verbringt.

Viva Connections: Teilen Sie Ressourcen und Mitteilungen über Wohlbefinden, Work-Life-Balance und Arbeitsplatzkultur. Erstellen Sie ein Dashboard und fügen Sie Karten hinzu, damit Ihre Benutzer schnell und einfach auf Mitteilungen und Ressourcen zugreifen können. Nutzen Sie die Erkenntnisse von Viva Insights, um zu bestimmen, welche Inhalte Ihren Mitarbeitern helfen können.

Viva Learning: Nutzen Sie die Erkenntnisse aus Viva Insights, um festzustellen, wo Ihre Mitarbeiter Lernpotenziale haben. Ihre Mitarbeiter könnten zum Beispiel von Schulungen zum Zeitmanagement, zur effektiven Kommunikation oder zum Stressmanagement profitieren.

Schulung und Onboarding

Bringen Sie neue Mitarbeiter oder Ehrenamtliche an Bord und fördern Sie deren Weiterbildung mit der Kombination aus Viva Learning und Viva Connections. Erstellen Sie ein Schulungserlebnis, das auf Desktop- und Mobilgeräten abrufbar ist und auf bestimmte Zielgruppen ausgerichtet werden kann. Erwägen Sie die Hinzufügung von Viva Topics, um Ihr Unternehmen bei der Verwaltung von internen Projekten, Fachexperten und Terminologie zu unterstützen.

Viva Learning: Erstellen und speichern Sie benutzerdefinierte Schulungs- und Onboarding-Inhalte, auf die Ihre Mitarbeiter in Microsoft Teams zugreifen können.

Viva Connections: Machen Sie es Ihren Mitarbeitern leicht, über ihr Dashboard auf die Inhalte von Viva Learning zuzugreifen.

Viva Topics: Verbessern Sie Ihren Schulungs- und Onboarding-Prozess, indem Sie Ihren Mitarbeitern helfen, mehr über wichtige Themen in Ihrem Unternehmen zu erfahren.

Schlussfolgerung

In den letzten Jahren hat Microsoft viel in die Viva-Module investiert und dabei nur eine Idee verfolgt, nämlich Ihre Organisation von unten nach oben zu verbessern, vom Außendienstmitarbeiter bis zur obersten Führungsebene, und Ihren Arbeitsalltag von Grund auf zu verändern. Die Viva-Module basieren auf den Werten Verbindung, Einsicht, Zielsetzung und Wachstum, die Menschen und Teams dazu befähigen, ihr Bestes zu geben.

Wenn Sie Microsoft Viva gerade erst kennenlernen oder mehr über die einzelnen Module erfahren, sie bewerten und herausfinden möchten, welche Sie benötigen, können Sie sich gerne an Impactory wenden, Ihrem zuverlässigen Microsoft-365– und SharePoint-Partner. Wir helfen Ihnen bei der Erstellung des Business Case für Microsoft Viva, analysieren die Anforderungen und stehen Ihnen während der Implementierung, der Einführung und sogar in der Schulungs- und Supportphase zur Seite.

Zusätzliche Ressourcen

1. Nun kennen Sie alle Viva-Module. Vermutlich haben Sie bereits ein Intranet, auf das Sie Viva aufbauen können. Dann sollten Sie sich über die Top 5 Vorteile und Funktionen von SharePoint (und Intranet)
2. Kein Intranet? Kein Problem. Erfahren Sie, wie Sie mit SharePoint und Dokumentenverwaltung beginnen können.
3. Sie haben das Gefühl, dass Ihr SharePoint Intranet sein Potenzial nicht voll ausschöpft? In unserem Leitfaden zur Verwendung von SharePoint (und Intranet) finden Sie einige Tipps, wie Sie das Beste daraus machen können.

Unsere erste Einschätzung zu Microsoft Viva – Employee Experience Platform kurz nach der Veröffentlichung.