Die Top 5 Vorteile und Funktionen von SharePoint (und Intranet)

Was ist SharePoint Online (und Intranet)?

Das SharePoint Online Intranet ist mittlerweile in vielen Unternehmen sehr beliebt. SharePoint Online ist ein Software-as-a-Service-(SaaS)-Angebot von Microsoft, ein Teil der Microsoft-365-Suite mit monatlichem oder jährlichem Abonnement. Das bedeutet keine Investitionskosten (CapEx) mehr, denn mit SharePoint Online zahlen Sie nur für das, was Sie wirklich nutzen. So sind Sie flexibel: Sie können je nach Bedarf Dienste oder Benutzer hinzufügen bzw. entfernen.

Welches SharePoint sollte ich wählen? Online oder Vor-Ort (On-Premises)?

Da es sich bei SharePoint Online um Software-as-a-Service handelt, müssen Sie sich um viel weniger kümmern. Das meiste liegt in der Verantwortung des Anbieters (Microsoft): Infrastruktur, Netzwerke, Speicher, Wartung, Upgrades, neue Funktionen usw. Unten sehen Sie die verschiedenen Arten von Cloud-Computing-Modellen (IaaS, PaaS und SaaS) im Vergleich zum traditionellen On-Premises-Modell:

Betriebszeit und Verfügbarkeit im SaaS-Modell sind durch SLAs (Service Level Agreements) zwischen Ihrem Unternehmen und Microsoft abgedeckt. Falls die im SLA definierten Werte nicht erreicht werden, erhalten Sie von Microsoft Ausgleichsgutschriften auf Ihr Konto. Wenn Sie also weniger Infrastruktur verwalten und sich generell weniger Sorgen machen wollen, dann liegt die Wahl auf der Hand – SharePoint Online. Sollten Sie unter besondere Vorschriften fallen, die Sie dazu verpflichten, Ihre Daten vor Ort aufzubewahren, würden wir Ihnen nur in diesem Fall empfehlen, Ihre Daten vor Ort zu speichern, statt sie in die Cloud zu verschieben.

Top 5 Vorteile von SharePoint Online Intranet

Sehr gute SLA und Kompensationen

Microsoft bietet 99,9 % SLA für SharePoint Online. Was bedeutet das? Microsoft garantiert, dass Sie in 99,9 % der Fälle innerhalb eines Monats auf Ihre Daten in SharePoint Online zugreifen können. Sollte dies nicht der Fall sein, werden Sie mit einer Servicegutschrift entschädigt. Unten sehen Sie, wie hoch die Kompensationen für SharePoint Online sind und wie sie zeitlich berechnet werden.

Monatlicher Prozentsatz der Betriebszeit: Der prozentuale Anteil der monatlichen Betriebszeit wird anhand der folgenden Formel berechnet: ((Nutzungsminuten – Ausfallzeit) / Nutzungsminuten) x 100

Ausfallzeit: Jeder Zeitraum, in dem Benutzer nicht in der Lage sind, irgendeinen Teil einer SharePoint-Online-Websitesammlung zu lesen oder zu schreiben, für die sie entsprechende Berechtigungen haben. Die Ausfallzeit wird in Nutzungsminuten gemessen, d. h. für jeden Monat ist die Ausfallzeit die Summe der Dauer (in Minuten) jedes Vorfalls, der in diesem Monat aufgetreten ist, multipliziert mit der Anzahl der Nutzer, die von diesem Vorfall betroffen waren.

Sie erhalten 25 % Servicegutschrift, wenn die Betriebszeit von SharePoint Online in einem Monat weniger als 99,9 % beträgt.

2. Moderne Benutzererfahrung (UX)

Das Benutzererlebnis in SharePoint Online ist attraktiv, flexibel und bietet mehr Performance. Damit kann jeder ansprechende, dynamische Sites und Webseiten erstellen, die mobilfähig sind. Die Webparts bieten den Benutzern ein reaktionsschnelles Benutzererlebnis, das auf verschiedenen Geräten (PC, Tablet oder Smartphone) und Browsern verfügbar ist. Benutzer können so schnell und einfach neue Inhalte erstellen.

Beispiel: Sie können die Vorlagen für Ihre Seite auswählen, Elemente hinzufügen und deren Stil ändern – alles mit einem einzigen Klick.

3. Externes Teilen

Mit SharePoint Online können Sie ganze Websites oder bestimmte Inhalte auf sichere Weise für Personen außerhalb Ihres Unternehmens freigeben und mit ihnen teilen, z. B. Partner, Anbieter, Kunden oder Auftraggeber. Die Planung der externen Freigabe sollte ein integraler Bestandteil Ihrer gesamten Intranet-Governance-Strategie sein.

Die externe Freigabe ist eine sehr praktische Funktion, wenn Sie mit Kunden zu tun haben, die am anderen Ende der Welt sitzen. So können Sie schnell Ihre Ideen austauschen, ohne sich treffen zu müssen.

SharePoint verfügt über Steuerelemente für die externe Freigabe sowohl auf der Mandantenebene als auch auf Site-Ebene. Das heißt, wenn Ihre Administratoren diese Funktion auf der Mandantenebene deaktivieren, können die einzelnen Sites-Administratoren keine externen Freigaben mehr vornehmen.

Hier sehen Sie einen Teil der Einstellungen für die externe Freigabe, die für ein in SharePoint Online gespeichertes Dokument verfügbar sind:

Sie können mit Anyone with the link (Jeder mit dem Link), People in your organization with the link (Personen in Ihrer Organisation mit dem Link), People with existing access (Personen mit bestehendem Zugriff) oder Specific people (bestimmten Personen) teilen. Aktivieren oder deaktivieren Sie die Bearbeitung, legen Sie ein Verfallsdatum für den Link fest (nach diesem Datum funktioniert der Link nicht mehr), legen Sie ein Passwort fest, dass nur bestimmte Personen kennen, oder blockieren Sie den Download. Die externe Freigabe in SharePoint Online ist sehr flexibel und eignet sich für eine Vielzahl von Szenarien.

4. OneDrive-Synchronisierung und Dateien auf Abruf

OneDrive ist eine Anwendung, die Sie normalerweise auf Ihrem Windows-10-PC haben. Sie sorgt für die Zwei-Wege-Synchronisierung zwischen Ihren Dateien in OneDrive und/oder einer SharePoint-Dokumentenbibliothek und Ihrem PC. Die Synchronisierung ist sehr vorteilhaft, wenn Sie viel unterwegs sind und offline arbeiten müssen (z. B. im Flugzeug). Die OneDrive-Synchronisierung ist so konzipiert, dass alle Änderungen, die Sie vorgenommen haben, korrekt synchronisiert werden, wenn Sie später wieder mit dem Internet verbunden sind.

Eine Synchronisierung zwischen Ihrer häufig besuchten SharePoint-Online-Dokumentenbibliothek und Ihrem PC wird mit einem einzigen Klick hergestellt. Klicken Sie in der Dokumentenbibliothek lediglich auf die Schaltfläche Sync und folgen Sie den Anweisungen, um die Synchronisierung zu starten.

Fertig. Jetzt haben Sie die Dokumente aus dieser Bibliothek auf Ihrem Computer. Und sie nehmen keinerlei lokalen Speicherplatz in Anspruch. Sie fragen sich, wie das möglich ist? Lesen Sie weiter.

Eine weitere sehr coole Funktion, die in die OneDrive-Synchronisierung integriert ist, ist Files On-Demand. Standardmäßig werden nur visuelle Verknüpfungen der Dateien auf Ihrem PC abgelegt und die Dateien erst dann in den Backstage-Bereich heruntergeladen, wenn Sie versuchen, mit ihnen zu arbeiten. Sie können natürlich auch Dateien und Ordner auswählen, die immer auf Ihrem Gerät gespeichert werden sollen. Das ist eine gute Idee, wenn Sie wissen, dass Sie auf Reisen sind und keine zuverlässige Internetverbindung haben, aber dennoch an einem bestimmten Projekt arbeiten müssen.

5. Power Apps and Power Automate integration

Power Apps und Power Automate sind Teil der Microsoft Power Platform. Sie ermöglichen es Citizen Developern, Geschäftsprozesse zu automatisieren und schnell maßgeschneiderte Anwendungen zu erstellen, die spezifischen Geschäftsanforderungen entsprechen. Power Automate unterstützt Workflows, die sowohl mit Listen als auch mit Bibliotheken verknüpft werden können, während PowerApps für die Entwicklung von Formularen und Dateneingabebildschirmen verwendet wird. Zusammen bieten diese beiden Tools einem breiten Publikum von leistungsstarken Funktionen, die bisher nur professionellen Entwicklern vorbehalten waren.

Die Integration von SharePoint Online Intranet und PowerApps/PowerAutomate ist bereits integriert, Sie müssen sie nur noch nutzen.

Schlussfolgerung

In diesem Artikel haben wir die fünf wichtigsten Leistungsmerkmale/Vorteile eines SharePoint Online Intranets zusammengefasst. Denken Sie daran: Microsofts Roadmap ist sehr schnelllebig und neue Funktionen werden fortlaufend veröffentlicht. Wenn Sie mehr über die volle Leistungsfähigkeit von SharePoint Online erfahren möchten, kontaktieren Sie uns einfach. Wir würden uns freuen, von Ihren Intranet- oder SharePoint-Erfahrungen zu hören. Wir erstellen seit vielen Jahren Intranets für Unternehmen und SharePoint ist das, wofür wir in der Branche bekannt sind.

Zusätzliche Ressourcen

1. Sie migrieren zu SharePoint Online? Hilfreiche Tipps finden Sie in unserem ausführlichen Blogbeitrag.
2. Sie möchten Ihre Intranet-Site nicht komplett neu aufbauen? Sehen Sie sich hier die drei besten SharePoint-Seitenvorlagen
3. Planen Sie eine neue Informationsarchitektur mit SharePoint Online? Erfahren Sie mehr über SharePoint-Hubsites in unserem ausführlichen Blogbeitrag.
4. Möchten Sie einige neue coole Funktionen in SharePoint Online kennenlernen, die Sie in der On-Premise-Version vermissen? Starten Sie mit der SharePoint-Startseite.
5. Müssen Sie SharePoint Online in Ihre übrigen Geschäftsanwendungen integrieren? Werfen Sie einen Blick auf unseren SharePoint Integration process.