Die ultimative SharePoint (und Intranet) Übersicht von Experten

Was ist SharePoint?

SharePoint ist wohl das bekannteste Microsoft-Produkt unserer Zeit. Seit der Markteinführung vor mehr als 20 Jahren wurde es bis heute ständig weiterentwickelt. Nachfolgend finden Sie einen Überblick der einzelnen Versionen (in chronologischer Reihenfolge):

• Office Server Extensions
• SharePoint Portal Server 2001
• SharePoint Team Services
• Windows SharePoint Services 2.0 (kostenlose Lizenz) und SharePoint Portal Server 2003 (kommerzielle Version)
• Windows SharePoint Services 3.0 (kostenlose Lizenz) und Office SharePoint Server 2007 (kommerzielle Erweiterung)
• SharePoint Foundation 2010 (kostenlos), SharePoint Server 2010 (kommerzielle Erweiterung für Foundation) und SharePoint Enterprise Server 2010 (kommerzielle Erweiterung für Server)
• SharePoint Foundation 2013 (kostenlos), SharePoint Server 2013 (Erweiterung auf Foundation) und SharePoint Enterprise Server 2013.
• SharePoint Online (Plan 1 & 2).
• SharePoint Server 2016 und SharePoint Enterprise Server 2016
• SharePoint Server 2019 und SharePoint Enterprise Server 2019

SharePoint entstand aus den Projekten mit den Codenamen „Office Server“ und „Tahoe“ im Rahmen der Office-XP-Entwicklung.

„Office Server“ entwickelte sich aus den FrontPage-, Office-Server-Erweiterungen und „Team Pages“. Es zielte auf eine einfache „bottom-up“ Zusammenarbeit ab.

„Tahoe“ hingegen, das auf einer gemeinsamen Technologie mit Exchange und dem „Digital Dashboard“ aufbaut, konzentrierte sich auf Top-Down-Portale, Suche und Dokumentenmanagement. Die Such- und Indexierungsfunktionen von SharePoint stammen aus diesem Funktionsumfang – eine Kombination aus den Index- und Crawling-Funktionen der Microsoft-Site-Server-Produktfamilie und der Datenbankabfragesprache von Microsoft Index Server.

Aufgrund seiner Vielseitigkeit bezeichnen viele SharePoint als „Schweizer Taschenmesser“. Es bietet einen Funktionsumfang, die den Anforderungen eines Unternehmens zu fast 100 % „out-of-the-box“ gerecht werden.

Teamarbeit ist heute nicht mehr eine Frage des Standorts, sondern der Vernetzung. Mit SharePoint können Sie Internet-Inhalte erstellen, speichern und austauschen, egal wo Sie gerade sind.

Sie können Intranet-Sites aufbauen und attraktive Seiten, Dokumentbibliotheken und Listen erstellen, um Informationen in Ihrem Unternehmen gemeinsam zu nutzen. Und das alles, ohne Programmierer zu sein. Dies geschieht durch die Verwendung integrierter Webparts, in denen Sie beliebige Informationen wie Texte, Bilder, Dokumente usw. anzeigen können.

SharePoint ermöglicht es Ihnen, Ihre Projektmitglieder mittels sogenannter Team-Sites zu verbinden oder mit den neueren Kommunikationssites wichtige Nachrichten und Bildmaterial in einem modernen Web-Layout zu präsentieren.

Ihre Benutzer können Websites, Dateien und Personen im gesamten Unternehmen entdecken, folgen und nach ihnen suchen. Zudem lassen sich die alltäglichen Abläufe in Ihrer Organisation optimieren, indem Sie einige davon mittels SharePoint-Workflows automatisieren. SharePoint bietet Listen, Bibliotheken und anpassbare Formulare standardmäßig an.

Mit der Cloud-Version (SharePoint Online) können Sie Ihre Dateien in der Cloud speichern, sodass Sie überall und von jedem Gerät aus problemlos mit anderen zusammenarbeiten können – egal, ob innerhalb Ihrer Organisation oder mit externen Parteien.

Für den Einstieg in SharePoint haben Unternehmen derzeit zwei Möglichkeiten:

1. SharePoint Online: ein skalierbarer Cloud-Dienst (SaaS), der von Microsoft gehostet wird. Dieses Programm ist für Unternehmen jeder Größe geeignet. Anstatt einen lokalen SharePoint Server zu installieren und zu betreiben, können Sie innerhalb von Minuten einen Microsoft-365- oder SharePoint-Online-Plan erwerben.
2. SharePoint On-premises: größere Unternehmen können SharePoint Server nach wie vor lokal einsetzen und verwalten. Die neueste On-Premises-Version ist SharePoint 2019, die SharePoint Online vom Aussehen her sehr ähnlich ist. Doch wie bei allen Microsoft-Produkten steht heutzutage die Cloud-Variante im Vordergrund. Das bedeutet, dass es Monate oder sogar Jahre dauern kann, bis neue Funktionen für die On-Premises-Version verfügbar sind.

Sehen wir uns die Vor- und Nachteile von SharePoint an, unabhängig davon, für welche Version Sie sich entscheiden.

SharePoint Intranet Vor- und Nachteile

Vorteile

• Vollständige Integration mit Microsoft-365-Apps (ehemals Microsoft Office)
  Kein anderes Produkt für die Zusammenarbeit integriert sich so gut mit den bekannten Microsoft-365-Apps. SharePoint Online, Teil der Microsoft-365-Suite, macht die Arbeit mit Word-, Excel- und PowerPoint-Dokumenten zum Kinderspiel. Falls Ihr Unternehmen eine dieser Anwendungen intensiv nutzt, passt SharePoint zweifellos gut in Ihr Microsoft-Ökosystem.
• Unendliche Anpassungsmöglichkeiten
  Die SharePoint ist eine in hohem Maße individuell anpassbare Plattform. Sie können mit einfachen Webparts beginnen und diese dann bis zu einer vollwertigen benutzerdefinierten Lösung erweitern, die Ihren Geschäftsanforderungen gerecht wird.
  Darüber hinaus können Sie mit der Microsoft Power Platform problemlos No-Code- und Low-Code-Lösungen erstellen, die SharePoint auf verschiedene Weise nutzen. Dank der umfassenden Sicherheits- und Compliance-Funktionen in der Microsoft-365-Suite können Sie sich darauf verlassen, dass Ihre Daten sicher sind.
• Sicherheit
  Mit SharePoint Online profitieren Sie von einer mehrschichtigen Sicherheitsstruktur:
  • Physischer Schutz: Die Microsoft-Rechenzentren sind ein Musterbeispiel für höchsten Sicherheitsstandard in der Branche. Sie brauchen sich um nichts selbst zu kümmern.
  • Netzwerk- und Identitätsschutz: Netzwerk und Identitäten sind vom Microsoft-Unternehmensnetzwerk isoliert. Die Verwaltung der Dienste erfolgt über dedizierte Active-Directory-Domänen, separate Domänen für Test und Produktion. Die Produktionsdomäne ist aus Gründen der Zuverlässigkeit und Sicherheit in mehrere isolierten Domänen unterteilt.
  • Anwendungssicherheit: Anwendungsprogrammierer folgen dem Security Development Lifecycle. Dabei helfen automatisierte und manuelle Analysen, mögliche Schwachstellen zu identifizieren. Das Microsoft Security Response Center dient dazu, eingehende Berichte über Sicherheitslücken zu sichten und Abhilfemaßnahmen zu bewerten. Mit dem Microsoft Cloud Bug Bounty können Anwender auf der ganzen Welt Geld verdienen, indem sie Softwarefehler melden.
  • Datenschutz: Die Daten werden auf Festplattenebene mit BitLocker-Verschlüsselung und auf Dateiebene mit Schlüsseln (Microsoft- oder Kundenschlüssel) verschlüsselt.
  • Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA): Eine der wichtigsten Methoden, die Sie zum Schutz Ihrer Daten einsetzen können, ist die Zwei-Faktor-Authentifizierung für Ihre Identitäten in Microsoft 365. Diese verhindert, dass Anmeldeinformationen ohne einen zweiten Sicherheitscode verwendet werden und mildert so die Auswirkungen kompromittierter Passwörter. Das zweite Sicherheitsmerkmal kann über einen Anruf, eine Textnachricht oder eine App erfolgen.
• Kosten
  SharePoint ist mit einem Microsoft 365-Abonnement kostenlos. Die SharePoint-Online-Lizenzen sind bereits in Ihrem Plan enthalten. Das Einzige, was Sie zusätzlich einplanen müssen, ist ein Budget für eventuelle Anpassungen, das Personal zur Einführung und Unterstützung Ihres Intranets und einige Schulungen für dieses Personal sowie für die Endbenutzer.

Nachteile

• Einrichtung und Wartung
  Wie bereits erwähnt, ist SharePoint eine hochkomplexe Plattform mit unzähligen Funktionen, die Ihr IT-Team schnell überfordern können. Größere Unternehmen benötigen in der Regel ein ganzes Team von Fachleuten, um sicherzustellen, dass die Verwaltung und Pflege von SharePoint den von ihnen festgelegten Standards entsprechen.
• Unzureichend verwaltete Komplexität birgt große Risiken
  Wenn Sie Ihre Produkteinführung nicht im Voraus planen und keine Governance einrichten, besteht die Gefahr, dass Ihre SharePoint-Installation zum Fiasko wird – mit chaotischen Metadaten, einem Dokumentenfriedhof, fehlenden Richtlinien zum Schutz vor Datenverlust und vielem mehr.

Ist SharePoint die richtige Wahl für Ihr Unternehmen?

Um diese Frage zu beantworten, müssen Sie sich über Ihre geschäftlichen Anforderungen und Ihr Budget im Klaren sein. Zwar eignet sich SharePoint für Unternehmen jeder Größe und praktisch jeder Branche, aber es könnte im Einzelfall bessere und kostengünstigere Lösungen geben.

Wir bei Impactory helfen Ihnen bei der Analyse Ihrer Geschäftsanforderungen und Ihrer Investitionsentscheidung. Wir begleiten Sie von der Planung Ihres Intranets bis zur Inbetriebnahme und unterstützen Sie mit Schulungen und Support auch darüber hinaus. Nehmen Sie noch heute Kontakt mit uns auf.

Zusätzliche Ressourcen

1. Sie migrieren zu SharePoint Online? Hilfreiche Tipps finden Sie in unserem ausführlichen Blogbeitrag.
2. Sie möchten Ihre Intranet-Site nicht komplett neu aufbauen? Sehen Sie sich hier die drei besten SharePoint-Seitenvorlagen an.
3. Planen Sie eine neue Informationsarchitektur mit SharePoint Online? Erfahren Sie mehr über SharePoint-Hubsites in unserem ausführlichen Blogbeitrag.
4. Möchten Sie einige neue coole Funktionen in SharePoint Online kennenlernen, die Sie in der On-Premise-Version vermissen? Starten Sie mit der SharePoint-Startseite.