So migrieren Sie Ihr Intranet zu SharePoint Online

Wie wäre es, wenn Sie mit SharePoint Online ein Intranet aufbauen und all Ihre Dokumente und Daten mit höchster Verfügbarkeit in die Cloud migrieren könnten? Jetzt können Sie das.

Was ist Microsoft SharePoint Online?

Microsoft SharePoint Online ist das führende Tool für Zusammenarbeit, Dokumentenmanagement und Datenspeicherung. Cloud-basierte Work-Management-Lösungen ermöglichen es Mitarbeitern, von überall und zu jeder Zeit zu arbeiten. Egal, ob Sie zu Hause oder in Ihrem Büro sind: So können Sie sich und Ihren Mitarbeitern rasch und effizient Arbeitsaufgaben zuweisen.

Microsoft SharePoint ist eines der beliebtesten Microsoft-Produkte und die Cloud-Weiterentwicklung der berühmten SharePoint-Plattform, die seit 20 Jahren von den größten Organisationen und Fortune-500-Unternehmen weltweit eingesetzt wird. Microsoft SharePoint Online ist eine Software-as-a-Service-(SaaS)-Lösung von Microsoft 365, mit der Unternehmen Inhalte, Wissen und Anwendungen sicher teilen und verwalten können.

Warum zu SharePoint Online wechseln?

Mittlerweile ist es üblich, dass Unternehmen ihre Arbeitsdaten in der Cloud speichern, Informationen systemübergreifend austauschen und nach Bedarf aktualisieren. Dadurch stehen die Daten nicht nur überall im Unternehmen zur Verfügung, sie sind auch sicher, kompatibel und so organisiert, dass die Mitarbeiter unabhängig von ihrem Standort, Gerät oder Arbeitsstil voll leistungsfähig sind.

SharePoint Online ist eine schnelle, zuverlässige, konforme und benutzerfreundliche Intranet-Plattform. Dennoch sind viele Firmen noch immer nicht in der Cloud und tun sich schwer mit dem Umstieg auf eine moderne SharePoint-Umgebung.

Der Wechsel zu SharePoint Online bedeutet: Ihr Intranet ist von überall aus erreichbar und erfordert nur minimale Wartung. Wenn Sie ein praktisches, modernes Intranet benötigen, werden Sie von der Benutzerfreundlichkeit von SharePoint Online begeistert sein.

Uns ist klar, dass der gesamte SharePoint-Migrationsprozess ziemlich kompliziert erscheint. Er erfordert Vorbereitung, Ressourcen, Zeit und Geld. Die Migration von Daten, die sich über Jahre hinweg angesammelt haben, ist nicht einfach, wenn sie zuvor nicht gut geplant und gemanagt wird – und genau dabei wollen wir Ihnen helfen.

Falls Sie neu bei Microsoft SharePoint Online sind oder nicht genau wissen, wie Sie den Umstieg angehen sollen, sind Sie bei uns genau richtig. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Alternativen es gibt, um zu Microsoft SharePoint Online zu migrieren.

Schritt 1: Analysieren Sie Ihre aktuellen Datenquellen

Am Anfang steht immer die Analyse. Zuerst müssen Sie prüfen, wo sich Ihre Daten befinden, wie sie strukturiert sind und mit wem sie geteilt werden sollen.

Finden Sie heraus, wo Ihre Daten gespeichert sind, z. B. in:

• einem lokalen SharePoint-Intranet
• File Shares
• anderen Cloud-basierten Tools: Egnyte, Amazon S3, Google Cloud Storage, Box usw.

Hinweis: Wenn Sie von alten SharePoint-Plattformen wie SharePoint 2010, 2013, 2016 oder 2019 migrieren müssen, ermitteln Sie die Anzahl und Art der installierten und verwendeten benutzerdefinierten Lösungen (WSP – Windows SharePoint Solution File). Bei SharePoint gibt es zwei Arten: Sandbox– und Farm-Lösungen.

Eine Sandbox-Lösung ermöglicht es Websitesammlungsadministratoren, benutzerdefinierte Lösungen in SharePoint zu installieren, ohne dass ein übergeordneter Administrator beteiligt sein muss. Das Sandbox-Solution-Framework bietet einen Mechanismus für die Ausführung von benutzerdefiniertem Code außerhalb des IIS-Arbeitsprozesses. Dieses Framework sollte nicht als Mechanismus zur Durchsetzung von Sicherheitsbegrenzungen bei der Ausführung von Benutzercode verwendet werden.

Farm– oder sogenannte Full-Trust-Lösungen enthalten Code, der auf den SharePoint-Servern bereitgestellt wird und SharePoint-Server-Objektmodellaufrufe ausführt. SharePoint-Farmadministratoren laden die Farmlösungen auf einen farmweiten Speicherplatz hoch, wo sie bereitgestellt und Funktionen aktiviert werden können. Die Farmlösungen haben unterschiedliche Bereiche: Websitesammlung, Webanwendung oder die gesamte SharePoint-Farm.

Benutzerdefinierte Lösungen (Sandbox oder Farm) konnten nicht zu SharePoint Online migriert werden!

Um die gleichen Features und Funktionen in SharePoint Online bereitzustellen, müssen Sie die Farm- und/oder Sandbox-Lösungen mit SharePoint Framework (SPFx) neu entwickeln.

SharePoint-Workflows

SharePoint-2010-Workflows werden in SharePoint Online nicht unterstützt! Die Logik und Funktionalität kann nach der Migration mit Power Automate neu erstellt werden – der moderne Weg, SharePoint-Designer-ähnliche Logik in der Cloud zu entwickeln. Das Tool ist Teil der Power Platform.

SharePoint-2013-Workflows werden in SharePoint Online unterstützt und können ohne zusätzliche Anpassungen migriert werden. Wir empfehlen jedoch, die Neuerstellung dieser Workflows mit Power Automate.

Schritt 2: Ermitteln Sie, welche Datenmenge Sie zu SharePoint Online verschieben müssen

Der nächste Schritt besteht darin, die in Ihrem Unternehmen vorhandenen Datenmenge und Datentypen zu erfassen.

Setzen Sie sich dazu mit allen Beteiligten in Verbindung. Sie kennen die aktuelle Struktur am besten und wissen, welche Daten noch benötigt werden bzw. welche veraltet sind und gelöscht werden könnten. Wenn Sie beispielsweise viele Terabytes an Daten verschieben müssen und dabei feststellen, dass 15 % davon völlig veraltet sind, warum sollten Sie sich nicht die Zeit und den Speicherplatz sparen und Compliance-Komplikationen vermeiden, die entstehen würden, wenn Sie diese Daten behielten?

Schritt 3: Definieren Sie die Datenstruktur in Ihrem neuen SharePoint-System.

Bevor Sie mit der Migration beginnen, sollten Sie sich überlegen, wie Sie Ihre Datenstruktur in SharePoint Online organisieren wollen. Dies kann nach Projekt, Abteilung, Bereich, Region, o. ä. erfolgen. Microsoft hat dafür SharePoint-Hubwebsite entwickelt, die die Unterwebsites ersetzt.

Die Hubsite ist ein Ort, an dem Benutzer ihre Erfahrungen mit anderen Mitgliedern der Hub-Familie (Sites) teilen können, um relevante Inhalte und Events zu entdecken. Erfahren Sie mehr über SharePoint-Hubsites in unserem ausführlichen Blogbeitrag.

Sobald Sie mit der Gliederung Ihrer neuen SharePoint-Online-Plattform fertig sind und Sie alles dokumentiert haben, können Sie mit der eigentlichen Migration beginnen.

Schritt 4: Transferieren Sie Ihre Daten in SharePoint

Entscheiden Sie sich nun für das gewünschte Vorgehen und starten Sie Ihre Datenübertragung.

Im Folgenden finden Sie einige Methoden, um Ihre Daten nach SharePoint Online zu übertragen. Jede Option hat ihre Vor- und Nachteile, und in den seltensten Fällen werden Sie Ihre Migration mit nur einer Variante abschließen können. Meistens wird eine Kombination aus zwei oder mehr Optionen verwendet, um eine SharePoint-Online-Migration erfolgreich durchzuführen.

Nachstehend finden Sie einige Details zu jeder Methode.

Hochladen oder per Drag-and-Drop

Wenn Sie Ihre Daten lokal oder auf einer File Share halten, gehen Sie zu der Dokumentbibliothek, in der Sie die gewünschten Daten speichern möchten, und klicken Sie auf Upload (1) oder markieren Sie einfach Ihre Objekte und ziehen Sie sie in die Dokumentbibliothek (2). Sie können einzelne Datei(en) oder Ordner auswählen.

Vorteile:

• Einfach / keine Schulung erforderlich
• Die für SharePoint Online bestimmten Inhalte lassen sich bereinigen
• Bequem bei kleinen Datenmengen

Nachteile:

• Nicht empfohlen für große Datenmengen
• Keine Protokolle verfügbar
• Die Metadaten bleiben nicht erhalten (z. B. wird das Feld Änderungsdatum auf das Datum der Migration gesetzt)!
• Netzwerkstabilität und Konnektivität spielen hierbei eine wichtige Rolle

Nutzung des OneDrive-Sync-Clients

Bevor Sie OneDrive Sync verwenden können, müssen Sie eine SharePoint-Online-Website und eine mit Ihrem Computer synchronisierte Dokumentenbibliothek einrichten. Mit einem Klick auf „Upload or drag & drop approach“ kann der Benutzer die Daten auswählen, die zu SharePoint Online übertragen werden sollen. OneDrive Sync funktioniert wie das Kopieren/Einfügen von Dateien von einem Ordner in einen anderen.

Sofern Sie nicht Windows 10 verwenden, erscheint ein Pop-up-Fenster, das den OneDrive-Sync-Client aufruft. Nachdem die OneDrive-App erfolgreich installiert wurde, wird die Dokumentenbibliothek als Ordner auf Ihrem PC angezeigt.

Jetzt können Sie die gewünschten Dateien auswählen und in den Ordner einfügen.

Je nach Größe der Datei(en) und Ihrer Internetverbindung kann die Synchronisierung/Migration in Ihre SharePoint-Online-Umgebung ein paar Minuten oder mehrere Stunden dauern ¬– haben Sie also etwas Geduld.

Ihre Dateien befinden sich bereits in der Cloud!

Vorteile:

• Einfach und leicht, keine besonderen technischen Kenntnisse erforderlich
• Wählen Sie nur solche Dateien aus, die Sie im SharePoint-Online -Intranet benötigen
• Metadaten bleiben erhalten (z. B. bleibt Data Modified unverändert)

Nachteile:

• Nicht geeignet für große Datenmengen
• Die Internetverbindung muss stabil sein
• 300.000 Dateien Sync-Empfehlung

SharePoint Migration Tool

Das SharePoint Migration Tool (SPMT) ist das von Microsoft empfohlene Tool zur Migration von SharePoint 2010, SharePoint 2013 und SharePoint 2016. Es handelt sich um eine kostenlose und benutzerfreundliche Lösung, die Sie bei der Migration von Inhalten aus lokalen SharePoint-Intranetseiten zu SharePoint Online in Microsoft 365 unterstützt. Laden Sie sich dazu zunächst das SharePoint Migration Tool kostenlos herunter.

Erforderliche Berechtigungen:

• Leseberechtigungen für lokale SharePoint-Inhalte
• SharePoint Online Administrator oder Site Collection Admin für eine Migration auf Websitesammlungsebene

Das SharePoint Migration Tool arbeitet mit Aufgaben. Wenn Sie eine Migrationsaufgabe erstellen, können Sie wählen, ob Sie Ihre Websites, nur Ihre SharePoint-Server-Listen oder Dokumentbibliotheken migrieren oder ob Sie die Struktur Ihrer Sitesammlungen erneuern möchten.

Es gibt auch eine Bulk-Methode, mit der Sie alle Ihre Aufgabeninformationen in eine CSV- oder JSON-Datei eingeben und die Datei in SPMT hochladen können.

1. Mit der Option SharePoint Server können Sie Inhalte von SharePoint Server 2010, 2013 oder 2016 migrieren.
2. Mit der File-Share-Option können Sie Dateien und Ordner von einem lokalen Laufwerk oder einer Netzwerkfreigabe migrieren.
3. Mit der Option JSON- oder CSV-Datei für Massenmigration können Sie die Informationen zu Ihren Migrationsaufgaben in einer JSON- oder CSV-Datei speichern und hochladen. Diese Methode ist hilfreich, wenn Sie viele solcher Aufgaben erstellen.

Das SharePoint Migration Tool generiert Protokolldateien, Zusammenfassungen und Berichte auf Aufgabenebene, um Sie bei der Verwaltung, Prüfung und Fehlerbehebung Ihres Migrationsprozesses zu unterstützen.

Vorteile:

• Das Tool ist kostenlos
• Geeignet zur Massenmigration
• Erweiterte Log-Zusammenfassung
• Inkrementelle Migration ist möglich
• Daten werden während der Übertragung verschlüsselt

Nachteile:

• SharePoint-Designer-Workflows werden nicht unterstützt
• Ausgecheckte Dateien können nicht bearbeitet werden
• SharePoint Server 2019 wird nicht unterstützt
• Office 365 Deutschland wird nicht unterstützt

Nutzung von Mover.io

Mover.io ist ein hoch spezialisiertes Tool für die Cloud-zu-Cloud-Migration. Das Unternehmen Mover wurde am 21. Oktober 2019 von Microsoft akquiriert. Das Tool ist derzeit kostenlos – egal, ob als Einzelbenutzer oder größerer Partner. Sie können über Mover.io oder über die Migrationsfunktionen in Microsoft 365 SharePoint Admin darauf zugreifen.

Schritt 1: Quelle auswählen

• Amazon S3
• Box
• Dropbox
• Egnyte
• Google Cloud-Speicher, Drive oder G Suite
• OneDrive / SharePoint Online

Schritt 2: Zielort auswählen

• Azure-Blob-Speicher
• OneDrive / SharePoint Online

Schritt 3: Migrationsmanager

• Gehen Sie zu Migration Actions und wählen Sie Add to Migration
• Wählen Sie eine CSV-Datei, um die Migration zu starten

Vorteile:

• Es ist kostenlos
• Dashboard-Übersicht mit erweiterten Details über die Migration
• Kann eine unbegrenzte Menge an Daten übertragen, ideal für Unternehmensmigrationen
• Scheduling-Engine
• Behält Dateiberechtigungen und Freigaberegeln bei
• Ausführliche Protokollierung

Nachteile:

• Nicht einfach zu bedienen
• Begrenzte Anzahl von Cloud-Speicheranbietern

Verwendung von Tools von Drittanbietern

Eine andere Möglichkeit, Ihr Intranet auf SharePoint Online zu migrieren, ist der Einsatz von Drittanbieter-Tools, die Ihr Projektbudget allerdings erheblich belasten können.

Überlassen Sie es den Experten

Bei einem umfangreichen Migrationsprojekt sollten Sie nicht auf sich allein gestellt sein. Mit einem zuverlässigen Partner erzeugen Sie in vielerlei Hinsicht Mehrwert mit Ihrem neun Intranet. Bei Impactory haben wir uns auf Strategie, Informationsarchitektur und Migrationen von SharePoint-Intranets spezialisiert. Unternehmen unterschiedlicher Größe und Branchen haben uns bereits mit der Leitung ihres Migrationsprojekts betraut. Sprechen Sie mit uns, um Ihr Intranet im Eiltempo auf SharePoint Online umzustellen!

Schlussfolgerung

Wie Sie bemerkt haben, ist eine Migration zu SharePoint Online keine leichte Aufgabe. Es gibt eine Menge zu planen, Werkzeuge und Methoden auszuwählen, bevor die eigentliche Migration durchgeführt werden kann. Was auch immer Sie tun, wenn Sie SharePoint Online in Ihrer Organisation einführen, denken Sie daran, Ihre Benutzer zu schulen, damit sie den größtmöglichen Nutzen aus dieser neuen Tool-Suite ziehen können! Impactory hilft Ihnen gerne mit Microsoft-365-Schulungen und -Support, sollten Ihre Lern- und Entwicklungsteams bereits überfordert sein.

Zusätzliche Ressourcen

1. Planen Sie eine neue Informationsarchitektur mit SharePoint Online? Erfahren Sie mehr über SharePoint-Hubsites in unserem ausführlichen Blogbeitrag.
2. Möchten Sie einige neue coole Funktionen in SharePoint Online kennenlernen, die Sie in der On-Premise-Version vermissen? Starten Sie mit der SharePoint-Startseite.