Alles über SharePoint

Was ist SharePoint?

SharePoint ist eine webbasierte Plattform für die Zusammenarbeit, die von Unternehmen jeder Größe genutzt wird, um verschiedene Geschäftsanforderungen zu erfüllen, die Produktivität zu steigern und das Engagement der Mitarbeiter zu verbessern. SharePoint kann sich auf ein oder mehrere Microsoft-Produkte oder -Technologien beziehen, darunter:

• SharePoint Online (Teil von Microsoft 365) – ein Cloud-basierter Dienst (Software-as-a-Service, SaaS), der von Microsoft für Unternehmen jeder Größe gehostet wird. Anstatt SharePoint Server vor Ort zu installieren und zu betreiben, kann eine Firma je nach Bedarf einen Microsoft-365-Plan oder einen eigenständigen SharePoint-Online-Dienst abonnieren. Dadurch entfallen die hohen Investitionskosten (CAPEX), die bei einer herkömmlichen lokalen Bereitstellung anfallen. Sie zahlen pro Nutzer, pro Monat und können den Service rasch hoch- oder runterskalieren, sodass nur Betriebskosten (Operating Expenditure, OPEX) anfallen. Der Zugriff auf SharePoint Online ist von überall aus über jedes internetfähige Gerät möglich. Das ist besonders praktisch, wenn Sie auf Reisen sind, bei einem Kunden oder Partner vor Ort oder einfach von zu Hause aus arbeiten.
• SharePoint Server – Unternehmen können SharePoint Server On-premises (vor Ort) oder mit einem Microsoft-365-Abo bereitstellen und verwalten, um von allen aktuellen Funktionen zu profitieren. Bei einer lokalen SharePoint-Installation sind Sie für alles selbst verantwortlich: Infrastruktur, Hardware, Software, Wartung und Updates. Der Hauptunterschied zwischen SharePoint Online und SharePoint On-premises besteht darin, dass die Daten auf einer Infrastruktur gehostet werden, für die Sie virtuelle oder physische Server, Netzwerke und Betriebssysteme verwalten müssen. Heutzutage wird SharePoint Server vorwiegend von Regierungen und stark regulierten Finanzinstituten verwendet. Davon nutzen viele die Lösung in einer Art Hybrid-Szenario zusammen mit Microsoft 365.

Die folgende Tabelle zeigt den Unterschied zwischen den verschiedenen SharePoint-Bereitstellungsarten. SharePoint On-premises kann in Ihrem eigenen Rechenzentrum oder in IaaS-Umgebungen wie Azure Virtual Machines gehostet werden. SharePoint Online ist eine reine Software-as-a-Service-Lösung.

Warum SharePoint?

Bevor Sie weiterlesen, könnten einige dieser Artikel für Sie interessant sein:

• SharePoint- (und Intranet-)Review – wenn SharePoint neu für Sie ist, ist dieser Artikel Pflichtlektüre. Darin finden Sie viele Details und Hintergründe zur SharePoint-Technologie und viele Ideen, wo und wie SharePoint in Ihrem Unternehmen eingesetzt werden kann.
• SharePoint Look Book – im Artikel SharePoint Look Book erfahren Sie, wie Sie das Aussehen von SharePoint ändern können. Sie lernen die Grundlagen des Brandings Ihres SharePoint-Portals kennen.
• SharePoint Home-Site – jedes
• So migrieren Sie Ihr Intranet zu SharePoint Online– wenn Sie SharePoint bereits lokal einsetzen, ist es an der Zeit, über eine Migration zu SharePoint Online nachzudenken, denn es hat viele Vorteile gegenüber der On-premises-Version. Alle notwendigen Schritte für eine erfolgreiche Migration finden Sie in diesem Artikel.

SharePoint ist eine webbasierte Plattform für Zusammenarbeit und Dokumentenmanagement, mit der Teams Informationen und Dateien speichern, organisieren und teilen können. Es kann für Dokumentenmanagement, Projektmanagement, Intranet-Portale und mehr verwendet werden.

Hier sind einige der Vorteile von SharePoint:

Sicherheit und Compliance

Schon immer war die Sicherheit in der Cloud ein wichtiges Thema, und heutzutage umso mehr. Falls Sie sich fragen, wie sicher Ihre Daten im SharePoint-Online-Dienst sind, bedenken Sie nur das Ausmaß der Investitionen, die Microsoft in die Sicherheit steckt. Nicht umsonst entscheiden sich 75 % der Fortune-500-Unternehmen für Microsoft als Cloud-Service-Anbieter.

Abgesehen von den Maßnahmen, die Microsoft zur Sicherung und zum Schutz Ihrer Daten ergreift, gibt es eine ganze Reihe von Funktionen, die Ihnen dabei helfen, Ihre Daten zu sichern und Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Eines der wichtigsten Dinge, die Sie zum Schutz Ihrer Daten tun können, ist die Verwendung der Multi-Faktor-Authentifizierung, um sich in Microsoft 365/SharePoint Online anzumelden. Dies verhindert, dass Anmeldeinformationen ohne einen zweiten Sicherheitscode verwendet werden können, was heutzutage recht häufig vorkommen, und mildert so die Auswirkungen kompromittierter Passwörter. Bei den meisten Angriffen handelt es sich um Phishing und Kompromittierung von Anmeldedaten. Der zweite Faktor ist etwas, das nur Sie haben – Ihr Smartphone. Als Verifizierungsoptionen stehen die Microsoft Authenticator-App, ein SMS-Code oder ein Anruf zur Verfügung. Wenn Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung einsetzen, empfiehlt es sich, sie zunächst für die privilegierten Konten einzuführen, z. B. für globale Administratoren, SharePoint-Administratoren usw., bevor Sie sie in der gesamten Organisation einführen. Die MFA-Lösung (Multi-Faktor-Authentifizierung) von Microsoft ist sehr intuitiv und erfordert keine besonderen Kenntnisse oder zusätzliche Schulungen Ihrer Mitarbeiter.

Was Sie sonst noch über Cloud-Sicherheit wissen sollten:

• Verwenden Sie in Azure Active Directory gerätebasierte, bedingte Zugriffsrichtlinien, um den Zugriff auf nicht verwaltete Geräte wie Flughafen- oder Hotel zu sperren oder einzuschränken. Sie können den Zugriff auf SharePoint- und OneDrive-Inhalte von nicht verwalteten Geräten aus blockieren oder einschränken für:
  • Alle Benutzer in der Organisation, nur einige Benutzer oder Sicherheitsgruppen.
  • Alle oder nur einige Standorte der Organisation.

Zugangsbeschränkungen tragen zur Sicherheit bei, gehen aber auf Kosten der Benutzerfreundlichkeit und Produktivität. Wenn der Zugriff blockiert ist, erhalten Benutzer die folgende Fehlermeldung:

Die Zugriffsbeschränkung ermöglicht es den Benutzern, produktiv zu bleiben und gleichzeitig das Risiko eines versehentlichen Datenverlusts auf nicht verwalteten Geräten zu verringern. Selbst wenn Sie den Zugriff für die nicht verwalteten Geräte einschränken, haben Benutzer auf verwalteten Geräten weiterhin vollen Zugriff

• Erstellen Sie Richtlinien zur Begrenzung der Sitzungsdauer (z. B. 8 Stunden).

Das Abmelden von inaktiven Sitzungen ist eine von mehreren Richtlinien, die Sie mit SharePoint und OneDrive verwenden können, um ein Gleichgewicht zwischen Sicherheit und Produktivität der Benutzer herzustellen und Ihre Daten zu schützen, unabhängig davon, von wo aus die Benutzer auf die Daten zugreifen, auf welchem Gerät sie arbeiten und wie sicher ihre Netzwerkverbindung ist. Wenn ein Benutzer in SharePoint und OneDrive für den von Ihnen angegebenen Zeitraum inaktiv ist, erscheint die folgende Meldung:

Die Aktivität wird über die an SharePoint gesendeten Anfragen überwacht, z. B. Mausklicks bei einer Interaktion mit einem UI-Element wie einer Schaltfläche, einem Listeneintrag oder einem Link. Eine Mausbewegung oder ein einfacher Scrollvorgang gelten nicht als Aktivität.

• Implementieren Sie einen ortsbezogenen Zugriff. Diese simulieren das Zugriffsmodell einer Vor-Ort-Bereitstellung.

Sie können den Zugriff auf SharePoint- und OneDrive-Ressourcen in Microsoft 365 steuern, basierend auf definierten Netzwerkstandorten, denen Sie vertrauen. Dies wird auch als standortbezogene Richtlinie bezeichnet.

Dazu legen Sie eine vertrauenswürdige Netzwerkgrenze fest, indem Sie einen oder mehrere autorisierte IP-Adressbereiche angeben, die Ihr lokales Netzwerk repräsentieren, einschließlich des Zugriffs über etwaige VPN-Lösungen, die Sie nutzen. Jeder Benutzer, der versucht, von außerhalb dieser Netzwerkgrenze auf SharePoint und OneDrive zuzugreifen (über einen Webbrowser, eine Desktop-App oder eine Mobil-App auf einem beliebigen Gerät), wird blockiert und erhält die folgende Meldung:

*Hinweis: Beachten Sie, dass standortbasierte Richtlinien die externe Zusammenarbeit und den Zugriff von Anwendungen von Drittanbietern beeinträchtigen können.

• Verhindern Sie die versehentliche Offenlegung sensibler Inhalte.

Unternehmen haben sensible Informationen wie Finanzdaten, geschützte Daten, Kreditkartennummern, Gesundheitsdaten oder Sozialversicherungsnummern unter ihrer Aufsicht. Um diese sensiblen Daten zu schützen und eventuelle Risiken zu minimieren, müssen sie verhindern, dass ihre Benutzer diese Daten unberechtigterweise an Personen weitergeben, die sie nicht haben sollten. Diese Praxis wird Verhinderung von Datenverlusten (Data Loss Prevention, DLP) genannt.

In Microsoft Purview implementieren Sie Data Loss Prevention, indem Sie DLP-Richtlinien definieren und anwenden. Mit einer DLP-Richtlinie können Sie sensible Objekte identifizieren, überwachen und automatisch schützen:

• Microsoft-365-Dienste wie Teams, Exchange, SharePoint und OneDrive
• Office-Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint
• Endpunkte unter Windows 10, Windows 11 und macOS (Catalina 10.15 und höher)
• Microsoft-fremde Cloud-Anwendungen
• lokale Dateifreigaben und lokales SharePoint

DLP erkennt sicherheitsrelevante Objekte nicht nur durch einen einfachen Textscan, sondern durch eine detaillierte Inhaltsanalyse. Der Inhalt wird auf primäre Datenübereinstimmungen mit Schlüsselwörtern, durch die Auswertung regulärer Ausdrücke, interne Funktionsvalidierung und sekundäre Datenübereinstimmungen, die der primären Datenübereinstimmung nahestehen, analysiert. Darüber hinaus verwendet DLP auch Machine-Learning-Algorithmen und andere Methoden, um Inhalte zu erkennen, die Ihren DLP-Richtlinien entsprechen.

Verbesserte Produktivität

SharePoint lässt sich problemlos mit anderen Microsoft-Technologien integrieren: Teams, Outlook, Power Platform (Power Apps, Power Automate, Power BI und Power Virtual Agent), OneDrive, Dynamics 365, Microsoft-365-Apps (Word, Excel und PowerPoint) usw. Es schafft ein nahtloses digitales Erlebnis und spart viele produktive Stunden. Hier nur einige wenige Beispiele dafür:

• Durch die Synchronisierung von Outlook und SharePoint können Mitarbeiter auf ihre Anhänge und Dokumente in SharePoint zugreifen, ohne Outlook verlassen zu müssen.
• Mit der Integration von OneDrive und SharePoint können Benutzer lokal an Dokumenten arbeiten, während alle Änderungen automatisch und nahezu in Echtzeit mit SharePoint online synchronisiert werden. Es macht nichts, wenn Sie eine Arbeitsdatei auf Ihrem Heimcomputer vergessen haben – Ihre Dateien sind synchronisiert und von überall zugänglich.
• Während Sie in MS Teams arbeiten, können Sie die Registerkarte SharePoint-Website direkt in MS Teams hinzufügen. Mit dieser Integration können Sie auf Projektdokumente zugreifen und Aktivitäten verfolgen, ohne MS Teams verlassen zu müssen.
• Mitautorschaft (Co-Authoring). Mit Office und OneDrive oder SharePoint können mehrere Personen von verschiedenen Teilen der Welt aus gleichzeitig an einem Word-Dokument, einer Excel-Tabelle oder einer PowerPoint-Präsentation arbeiten. Passiert das zur gleichen Zeit, nennt man das Co-Authoring. Wenn etwas schiefgeht, können Sie mit der Versionierung einige Versionen zurückgehen und die beste Dateiversion wiederherstellen.

Integration in Power Platform

Power Platform ist eine Software-Suite (Power Apps, Power BI, Power Virtual Agent, Power Automate und das neue Familienmitglied Power Pages), Services und Konnektoren, die eine schnelle Entwicklungsumgebung für die Erstellung von Low-Code-Anwendungen für Ihre Geschäftsanforderungen bietet. Mit Power Apps können Sie schnell benutzerdefinierte Geschäftsanwendungen erstellen, die sich mit Ihren Daten verbinden. Diese sind entweder in der zugrunde liegenden Datenplattform (Microsoft Dataverse) oder in verschiedenen Online- und lokalen Datenquellen (wie SharePoint, Microsoft 365, Dynamics 365, SQL Server usw.) gespeichert. Heutzutage gibt es mehr als 600 Konnektoren, die von den Endbenutzern verwendet werden können, um Daten aus verschiedenen Quellen zu nutzen.

Ein Connector ist ein Proxy oder ein Wrapper um eine API, der es dem zugrunde liegenden Dienst ermöglicht, mit Microsoft Power Automate, Microsoft Power Apps und Azure Logic Apps zu kommunizieren. Es bietet Nutzern die Möglichkeit, ihre Benutzerkonten zu verbinden und eine Reihe vorgefertigter Aktionen und Trigger zu nutzen, um ihre Apps und Arbeitsabläufe zu erstellen.

Microsofts großes Ökosystem an Software-as-a-Service-(SaaS)-Konnektoren ermöglicht es Ihnen, Anwendungen, Daten und Geräte in der Cloud zu verbinden. Beispiele für beliebte Konnektoren sind Salesforce, Microsoft 365, Twitter, Dropbox und Google-Dienste.

Skalierbarkeit und Personalisierung

SharePoint ist hochgradig skalierbar und kann sowohl in kleinen Organisationen als auch in Großunternehmen mit Hunderttausenden von Mitarbeitern eingesetzt werden. Sie erhalten für jede zusätzliche Lizenz, die Sie erwerben, zusätzlichen Speicherplatz.

Anders als in der Vergangenheit müssen Sie sich auch keine Sorgen mehr über „riesige“ 200 GB SQL-Datenbanken machen. Mit SharePoint Online unterstützt Microsoft Sitesammlungen von bis zu 25 TB.

Die Anzahl der Sitesammlungen, die Sie anlegen können, beträgt unglaubliche 2 Millionen, wobei die OneDrive-Sites (persönliche Sitesammlungen) nicht mitgezählt werden.

Im Gegensatz zu vielen alternativen Intranet-Produkten können Sie SharePoint so erweitern, dass es Ihren eigenen Geschäftsanforderungen entspricht. Microsoft bietet eine Vielzahl von unterstützten Anpassungstypen. Am besten arbeiten Sie bei der Planung und Implementierung mit einem vertrauenswürdigen Partner zusammen, um die Unterstützung auch in Zukunft zu gewährleisten.

Der Plattform können verschiedene Webparts, Anwendungen und Workflows hinzugefügt werden. Viele davon erfordern keine Entwicklung und können von technisch versierten Benutzern selbst erstellt werden. Dies sind einige der Vorteile, die die Integration zwischen SharePoint und Power Platform bietet.

Kontinuierliche Verbesserung

Auch heute noch empfinden einige Benutzer die Arbeit mit SharePoint als Belastung. Sie hören etwas über Langsamkeit, steile Lernkurven usw. Mit der flachen Website-Architektur, globaler Microsoft-Suche und dem modernen Erscheinungsbild haben sich die Dinge aber positiv verändert.

In den letzten Jahren hat sich SharePoint und insbesondere SharePoint Online stark verändert. Das Benutzererlebnis in SharePoint ist attraktiv, flexibel und bietet mehr Performance. Damit kann jeder ansprechende, dynamische Sites und Webseiten erstellen, die mobilfähig sind und dem entsprechen, was Internetnutzer gewohnt sind. Die Benutzer müssen sich nicht mehr mit langen Ladezeiten und unzumutbaren Beschränkungen herumschlagen. SharePoint ist jetzt besser in andere Microsoft-365-Dienste wie Teams und Power Automate integriert und wird so zu einem integralen Bestandteil des digitalen Arbeitsplatzes.

Die wichtigste Neuerung ist, dass auf die Daten in SharePoint von jedem Ort und jedem Gerät aus zugegriffen werden kann – natürlich nur, wenn Ihr Unternehmen dies zulässt.

Zusammenarbeit und Dokumentenmanagement

Organisationen und Teams gibt es in den unterschiedlichsten Formen und Größen, und die Teammitglieder können lokal oder über den ganzen Globus verteilt sein. Dazu zählen neben den Vollzeitbeschäftigten auch Lieferanten und Auftragnehmer. Initiativen und Arbeiten können Unternehmen, Organisationen und kleine Projektteams umfassen.

SharePoint ist als universelles Toolkit konzipiert, das Ihren Teammitgliedern integrative, flexible Arbeitsmöglichkeiten für ihre Projekte und Aufgaben bietet.

SharePoint eignet sich hervorragend, um Dateien in der Cloud zu speichern und sie einem breiten Publikum zugänglich zu machen. Dabei können Sie die Vorteile einer robusten Verwaltung von Dateiberechtigungen, Dokumentenabläufen, Aufbewahrungsrichtlinien und vielem mehr nutzen. So können Sie mit SharePoint arbeiten:

• Arbeiten Sie gemeinsam an Dateien in Dokumentbibliotheken, erstellen Sie Seiten, verwenden Sie ein gemeinsames Notizbuch und nutzen Sie die integrierte Microsoft-365-Gruppe, um Unterhaltungen, Kalender und Aufgaben zusammenzuführen.
• Verteilen Sie Eigentums- und Zugriffsrechte auf eine größere Anzahl von Personen. Wenn ein Dokument für den Erfolg eines Projekts wichtig ist, legen Sie es in einer SharePoint-Site ab statt in Ihrem persönlichen OneDrive.
• Erteilen Sie Berechtigungen auf Site-Basis, anstatt für einzelne Dokumente. Wenn Personen Zugriff auf die Team-Site haben, haben sie auch Zugriff auf die dort gespeicherten Dokumente. Berechtigungen werden standardmäßig vererbt. Die Rechtevererbung zu brechen, ist keine gute Idee.
• Erstellen Sie attraktive und effektive Seiten, um Informationen zu organisieren, Neuigkeiten zu veröffentlichen, Kontaktinformationen bereitzustellen und die Navigation zu Dokumenten, Medien und anderen Arten von Informationen zu erleichtern.

Erstellen Sie Ihr Intranet mit SharePoint

SharePoint bietet eine Vielzahl von Optionen und Tools zur Erstellung von Intranet-Sites für Ihr Unternehmen. Die Umstellung Ihres Intranets auf SharePoint in Microsoft 365 empfiehlt sich als eigenständiges Projekt, vor allem, wenn Sie bereits über umfangreiche Intranet-Inhalte verfügen.

Mit SharePoint kann jeder Benutzer schnell hochfunktionale Intranetseiten erstellen, ohne etwas programmieren oder aufwendige Anpassungen vornehmen zu müssen. Diese Websites sehen auf allen Geräten und Bildschirmen großartig aus und bieten Ihren Nutzern ein wirklich ansprechendes Erlebnis.

Wenn Sie derzeit SharePoint Server für Ihr Intranet verwenden, werden Sie feststellen, dass SharePoint in Microsoft 365 viel einfacher zu handhaben ist. Responsive, dynamische Seiten sind für jeden leicht zu erstellen, und die IT-Abteilung ist seltener gezwungen, Ihre Lösungen zu entwickeln.

SharePoint und Microsoft 365

Mit Microsoft 365 erhalten Sie stets aktuelle Versionen der Microsoft-365-Apps, Windows 10 und erstklassige Sicherheit. Dank Microsoft Teams bleibt Ihr Team gut organisiert und kann Unterhaltungen an einem zentralen Ort führen. Microsoft-365-Apps wie Word, Excel und PowerPoint helfen Ihnen und Ihrem Team, zusammenzuarbeiten und kreativ zu sein. Speichern Sie Ihre Dateien mit OneDrive sicher in der Cloud, damit Sie von überall darauf zugreifen können. Sie können beliebige Dateitypen speichern, wie Bilder, Tabellenkalkulationen oder Präsentationen. Dann teilen und bearbeiten Sie sie in Echtzeit mit Ihren Kollegen, egal ob im Büro oder von unterwegs. Bleiben Sie organisiert und vernetzt mit den Mobil-Apps auf Ihren Geräten. Und mit Office im Web bleiben Sie von jedem Browser aus produktiv. Arbeiten und kooperieren Sie von überall und auf jedem Gerät mit Microsoft 365.

SharePoint Online, Teil von Microsoft 365, ist eine ideale Lösung für Ihr Unternehmen, wenn:

• Sie Datenklassifizierungen benötigen
• Interne und externe Kollaboration entscheidend ist
• Ihre Prozesse von der Automatisierung profitieren
• Sicherheit und Compliance von großer Bedeutung sind
• Sie ein planbares Kostenmodell wünschen

SharePoint-Anforderungen

SharePoint Online

Für SharePoint Online gibt es keine Software- oder Hardwareanforderungen, Sie benötigen lediglich einen Browser.

Wenn Sie Ihre Einführung planen, sollten Sie zusätzlich zu den hier aufgeführten technischen Planungsüberlegungen die folgenden Fragen berücksichtigen:

• Was sind Ihre wichtigsten Ziele für die Einführung von SharePoint?
• Welche Anforderungen hat Ihr Unternehmen an die Speicherung von Dateien und die Kollaboration?
• Wie wollen Sie von Ihren aktuellen Tools zu SharePoint Online wechseln?
• Wie wichtig ist die Migration von Inhalten im Rahmen der Einführung?
• Wie gut kennt Ihr IT-Team SharePoint Online? Müssten sie trainiert werden?

Was müssen Sie zu Beginn noch beachten?

• Inhalte migrieren

Ein wichtiger Teil der Einführung von SharePoint ist die Migration von Inhalten aus Ihren bestehenden Dateispeicherlösungen. Die Migration von Inhalten kann schrittweise erfolgen, wenn Sie SharePoint Online mit einer kleinen Gruppe von Benutzern oder Teams einführen möchten.

• Netzwerkauslastung

Verschiedene Faktoren können die von SharePoint genutzte Netzwerkbandbreite beeinflussen. Wir empfehlen Ihnen, diese Auswirkungen vor der Einführung abzuschätzen, um ein optimales Ergebnis zu erzielen.

• Change Management

Die Einführung von SharePoint bedeutet neue Prozesse und Verfahren für die Benutzer in Ihrem Unternehmen. Ein wichtiger Bestandteil der Einführung ist es, sicherzustellen, dass die Benutzer in den neuen Methoden der Aufgabenerledigung sowie in ganz neuen Tätigkeiten, die SharePoint ermöglicht, geschult werden.

SharePoint On-premises

Bei SharePoint gibt es Systemanforderungen für Hardware und Software. Wenn Sie sich wegen einer SharePoint Server-Implementierung, die nicht den in diesem Dokument beschriebenen Mindestanforderungen an die Hardware entspricht, an den Microsoft-Kundendienst wenden, wird der Support eingeschränkt, bis das System auf die Mindestanforderungen aufgerüstet ist. Deshalb ist es sehr wichtig, dass Sie, bevor Sie sich für SharePoint On-premises entscheiden, alle Anforderungen bewerten. Wenn Sie sich das ersparen wollen, entscheiden Sie sich für SharePoint Online, bei dem die Hardware, die Server, die Middleware, die Speicherung, die Vernetzung und all das in der Verantwortung des Anbieters (Microsoft) liegt.

Hardware-Anforderungen

Die in der folgenden Tabelle angegebenen Werte sind Mindestwerte für Installationen auf Servern, auf denen SharePoint Server in einer Mehr-Server-Farm-Installation ausgeführt wird.

Stellen Sie Folgendes sicher, bevor Sie mit der Einrichtung der SharePoint-Umgebung fortfahren:

• Für alle Installationsszenarien:
  • Sie verfügen über ausreichend Festplattenspeicher für die Basisinstallation.
  • Sie verfügen über ausreichend Festplattenspeicher für Diagnosen wie Protokollierung, Debugging, Erstellung von Speicherauszügen usw.

• Für die Produktiv-Umgebung
  • Sie haben zusätzlichen, freien Speicherplatz für den laufenden Betrieb.
  • Halten Sie doppelt so viel freien Speicherplatz vor, wie Sie RAM haben

Softwareanforderungen

SharePoint Server unterstützt die folgenden Betriebssysteme:

• Windows Server 2019 Standard oder Datacenter
• Windows Server 2022 Standard oder Datacenter

SharePoint-Server-Abonnementedition unterstützt die folgenden Windows Server-Installationsoptionen:

• Server mit Desktop-Erfahrung
• Server-Kern

Datenbank-Versionen

SharePoint-Server-Abonnementedition unterstützt die folgenden Datenbankversionen:

• Eine Standard oder Enterprise Edition von SQL Server für Windows, die die Datenbankkompatibilitätsstufe 150 unterstützt. Dies beinhaltet SQL Server 2019 Cumulative Update 5 (CU5) oder höher und jede zukünftige Version von SQL Server für Windows, die Datenbankkompatibilitätsstufe 150 unterstützt.
• Microsoft Azure SQL Verwaltete Instanz (MI). Dies wird nur unterstützt, wenn die SharePoint Server-Farm in Microsoft Azure gehostet ist.

SharePoint-Sicherheit

Das Thema Sicherheit ist heutzutage eines der zentralen Anliegen aller Cloud-Anwendungen.

Schauen wir uns an, welche Sicherheitseinstellungen wir in SharePoint Online haben:

Mandantenweit

Die mandantenweiten Einstellungen haben Vorrang vor allen anderen. Stellen Sie also sicher, dass Sie diese Einstellungen korrekt vornehmen, bevor Sie SharePoint in Ihrer Organisation einführen.

Es gibt jedoch einige Mandanteneinstellungen, auf die Sie achten sollten. Die Sharing-Einstellungen zur gemeinsamen Nutzung sind extrem wichtig. Bleiben sie in der Standardeinstellung, lassen sich Informationen unkontrolliert mit jedem teilen, sogar über anonyme Links außerhalb Ihrer Organisation!

Belassen Sie die Standardkonfiguration daher nur dann, wenn Sie die geringste Sicherheit in SharePoint Online haben möchten. Wir raten davon ab, dies zu tun. Versuchen Sie, die Einstellung so zu konfigurieren, dass sie den Sicherheitsrichtlinien Ihres Unternehmens entspricht, und wählen Sie eine der folgenden Optionen:

• Neue und vorhandene Gäste
• Vorhandene Gäste
• Nur Personen in Ihrer Organisation

Achten Sie auf More external sharing settings im SharePoint Admin Center und passen Sie diese entsprechend an, um Ihren geschäftlichen Anforderungen gerecht zu werden:

Sitesammlung

Fügen Sie Benutzer zur richtigen SharePoint-Gruppe hinzu: Eigentümer, Mitglieder oder Besucher. Jede SharePoint-Gruppe hat unterschiedliche Berechtigungsstufen, die bei Bedarf angepasst werden können. Standardmäßig haben Eigentümer Vollzugriff, Mitglieder Bearbeitungsrechte und Besucher Leserechte.

Standardmäßig ist die Vererbung von Berechtigungen das Prinzip für alle Inhalte Ihrer Site – Bibliotheken, Listen, Dokumente. In manchen Fällen müssen Sie vielleicht nur eine Bibliothek oder ein Dokument für einen Benutzer freigeben und nicht die gesamte Site. In diesem Fall können Sie die Vererbung der Berechtigungen aufheben. Dies ist nicht immer empfehlenswert, da es einige Nachteile mit sich bringt.

Weitere Einstellungen

• Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) ist das Erste, das Sie als Teil Ihrer Microsoft-365-Sicherheitsstrategie implementieren sollten. Noch vor einigen Jahren hatten wir die Überlegung, MFA lediglich (oder zumindest) nur auf Global Admins anzuwenden. Doch eigentlich sollte sie auf alle Benutzerkonten angewandt werden, wann immer dies möglich ist.
• Sicherheit und Compliance. Nach der Absicherung der SharePoint-Umgebung sollten wir auch die in SharePoint gehosteten Daten absichern, oder? Vertraulichkeitsbezeichnungen, Aufbewahrungsbezeichnungen und -richtlinien, Data Loss Prevention (DLP), Arten von Vertraulichkeitsinformationen. Sie sollten wohlüberlegt geplant und sorgfältig gesetzt werden.
• Steuerungsregel für Gerätezugriff. Weitere Optionen stehen im SharePoint Online Admin Center zur Verfügung. Wenn Sie die Kontrollen jedoch noch detaillierter konfigurieren möchten, können Sie dies über bedingte Azure-Active-Directory-Zugriffe tun.

Die häufigsten SharePoint-Fehler

Hier sind einige der Fehler, die wir in den vielen Jahren, in denen wir mit SharePoint arbeiten, beobachtet haben.

1. Berechtigungen

Missverständnis von Berechtigungen und Chaos. Die Berechtigungen in SharePoint sollten entsprechend geplant werden, damit leicht erkennbar ist, wer bei Bedarf Zugriff worauf hat. Die meisten Fehler, die wir beabsichtigen, fallen in diese Kategorie. Menschen teilen wahllos – Dateien, Ordner, Bibliotheken, mit Gruppen, mit Personen, über Links … Sie sollten hierfür eine entsprechende Strategie und einen Prozess entwickeln. Verwenden Sie die Active-Directory-Gruppen wann immer möglich, damit Sie sie in anderen Microsoft-365-Workloads wiederverwenden können.

2. Verschachtelte Hierarchie

Dies ist das häufigste Problem, das wir nach File-Share-Migrationen feststellen. Verschachtelte Ordner neigen dazu, verwirrende Strukturen zu schaffen, die schwer zu benutzen und zu verwalten sind. Dies steht auch im Widerspruch zu den Beschränkungen für lange Dateipfade in SharePoint Online. Verwenden Sie daher stattdessen eine flache Hierarchie und Metadaten.

3.     Unzureichendes Training

Planen und budgetieren Sie immer die Schulung Ihrer Mitarbeiter. Sonst wird Ihre SharePoint-Bereitstellung wahrscheinlich schnell so chaotisch, dass Sie am liebsten nie mit dem Projekt begonnen hätten. Wir von Impactory bieten Schulungen und Support für alle Organisationsformen an, unabhängig davon, ob wir Ihr SharePoint-Projekt durchgeführt haben oder nicht.

Unsere besten SharePoint-Tipps

Hier sind die Top-4 „Quick Wins“, die Sie aus diesem Artikel mitnehmen können:

• Unterschätzen Sie nicht die Komplexität von SharePoint.
• Vermeiden Sie bei der Bereitstellung von SharePoint On-premises den Ansatz „Das repariere ich später“.
• Sparen Sie nicht an Ihren Projektbudgets, insbesondere nicht an der richtigen Architektur, Governance und Schulung. Später Fehler zu beheben ist teurer, wenn Sie den Support auslagern oder Ihr IT-Team überfordert ist.
• Arbeiten Sie mit einem vertrauenswürdigen Partner mit ausgewiesener Expertise zusammen, um die beste Rendite für Ihre Investition zu erzielen.

Schlussfolgerung

Wenn Sie so weit gekommen sind, dann sind Sie bereits besser über SharePoint informiert als 80 % der Bevölkerung. Und wahrscheinlich wissen Sie bereits, was wir am besten können. Wir von Impactory GmbH unterstützen Sie dabei, Ihre Anforderungen zu analysieren, herauszufinden, ob SharePoint die richtige Lösung für Ihr Unternehmen ist, Ihr SharePoint Intranet zu gestalten und zu implementieren. Wir führen auch komplette Modern-Workplace-Projekte mit Microsoft 365 durch. Kontaktieren Sie uns, um Ihre Anforderungen zu besprechen.

Zusätzliche Ressourcen

1. Sie möchten wissen, ob SharePoint für Sie geeignet ist? Lesen Sie unsere Expertenmeinung
2. Sie migrieren zu SharePoint Online? Hilfreiche Tipps finden Sie in unserem ausführlichen Blogbeitrag.
3. Integrieren Sie SharePoint mit dem Rest Ihrer Systeme? Unser Leitfaden steht Ihnen dabei zur Seite.