Einstieg in die SharePoint- (und Intranet-) Integration

Wer SharePoint für sein Intranet oder seinen modernen Arbeitsplatz einsetzt, für den ist die Integration verschiedener Tools und Anwendungen ein Muss. Integrationen steigern den Wert Ihres SharePoint-Intranets in vielerlei Hinsicht:

• Sie macht Ihr SharePoint-Intranet zu einer zentralen Anlaufstelle für die Interaktion Ihrer Benutzer mit vielen Branchenlösungen in Ihrem Unternehmen
• Sie ermöglicht es Ihren Benutzern, Aufgaben in verschiedenen Anwendungen zu erledigen, ohne den Anwendungskontext zu wechseln
• Sie unterstützt Ihre Benutzer bei der Suche nach Informationen, die außerhalb Ihres SharePoint-Intranets gespeichert sind
• Sie ermöglicht Prozessverbesserungen und Produktivitätssteigerungen durch Zeitersparnis und Vermeidung von Mehrfachanmeldungen für mehrere Anwendungen.

Microsoft SharePoint und Intranet integrieren: Aus schwer wird machbar

Bislang dauerte es Monate, bis eine Lösung in Ihr Intranet integriert war. Einmal implementiert, kann es weitere Wochen dauern, bis alle kleineren Änderungen umgesetzt sind. Diesen Aufwand können wir uns heutzutage nicht mehr leisten.

Unternehmensstrategien und -bedürfnisse ändern sich ständig, sodass Organisationen ein agiles Modell benötigen, das sich an die jeweiligen Bedürfnisse anpassen lässt. Durch die verantwortungsvolle Einbindung von Powerusern in die Entwicklungsstrategie eines Unternehmens können diese von schnelleren Innovationen und niedrigeren Entwicklungskosten profitieren.

In den letzten 2 Jahren ist die Nachfrage nach SharePoint-Integrationen exponentiell gestiegen. Das liegt zum Teil daran, dass viele Teams, die sich mit digitalen Arbeitsplätzen beschäftigen, den Nutzen der Integration als wichtigen Teil der digitalen Mitarbeitererfahrung erkennen, insbesondere mit der Zunahme der Remote- und Hybridarbeit aufgrund der Covid-19-Pandemie. Die besten digitalen Tools sind jene, die zusammenarbeiten.

Das liegt auch daran, dass Microsoft die Integration von Anwendungen in SharePoint viel einfacher, schneller und billiger gemacht hat, und zwar dank:

• der nahtlosen Integration mit allen Apps der Microsoft-365-Suite: wie z. B. die Collaboration-Funktionen in den Microsoft-365-Apps, Microsoft Viva, Integrationen zwischen SharePoint und Teams wie die Startsite usw.
• Einer umfangreichen Bibliothek von sofort einsatzbereiten Konnektoren für beliebte Unternehmensanwendungen wie Salesforce und ServiceNow.
• Verbesserter APIs und Single-Sign-On-Unterstützung über Azure AD
• Bestimmter Integrationen, die nun per Konfiguration statt durch kundenspezifische Anpassungen möglich werden

Somit hat sich das Bild von der SharePoint-Integration von einem langwierigen und teuren, fehleranfälligen Prozess, bei dem hoch spezialisierte Entwickler die ganze Arbeit machen mussten, gewandelt zu einem Vorgang, bei dem hocheffektive Integrationen nunmehr ohne große Hilfe eines Profis realisierbar sind.

SharePoint-Integrationen sind nicht mehr so kompliziert und schwierig wie einst, sondern inzwischen weitgehend benutzerfreundlich erstellbar.

So sah der Prozess noch vor Kurzem aus. Obwohl sich dieser Weg immer noch für sehr komplexe Anwendungen eignet, geht es auch viel einfacher.

Gleichwohl ist es weiterhin wichtig, eine unternehmensweite Integration sorgfältig zu planen und dafür erfahrene Personen einzubeziehen.

Wir empfehlen Ihnen, Ihren SharePoint-Integrationsprozess zu skizzieren, zu planen und diese Schritte unabhängig von der Unternehmensgröße und -komplexität zu durchlaufen.

Befolgen Sie dazu folgende Schritte und Ihre SharePoint- und Intranet-Integration wird reibungslos verlaufen:

• Strategie und Planung

Klären Sie, welchen geschäftlichen Bedarf Sie decken wollen. Identifizieren Sie dazu die Stakeholder, sprechen Sie mit ihnen und sammeln Sie deren Anforderungen. Erkunden Sie die Fähigkeiten und Funktionen von SharePoint, die Sie zur Erfüllung Ihrer geschäftlichen Anforderungen nutzen können. Verstehen Sie die benötigten Inhaltsklassifizierungsstufen, wie z. B. öffentlich, vertraulich. Planen Sie für Governance, Datenschutz und Berechtigungen. Im Anschluss daran sollten Sie die Kennzahlen festlegen, die eine erfolgreiche Integration kennzeichnen und die Baseline ermitteln. Planen Sie erforderliche Ressourcen für Entwicklung, Implementierung und Tests.

Kleiner Tipp: Kalkulieren Sie bei Ihren Planungen immer einen Spielraum von 15 %–20 % für Eventualitäten ein. Warum? Häufig ändern sich die Anforderungen bzw. die Geschäftsbedürfnisse während des Lebenszyklus Ihres Projekts und es gilt zu vermeiden, dass Ihnen zum Ende die Ressourcen ausgehen.

• Datenarchitektur und -struktur

Ermitteln Sie, welche Speichercontainer Sie benötigen werden. Wollen Sie Listen, Bibliotheken, Seiten oder eine Mischung daraus verwenden, um den Benutzern die Inhalte und Daten zu präsentieren? Wie werden die Endbenutzer auf die Inhalte zugreifen, und wie werden die Datenstruktur, die Metadaten usw. aussehen? Die wichtigste Eigenschaft für den Endbenutzer ist, dass er das, was er benötigt, schnell und intuitiv auffinden kann.

• UI/UX-Design

Entwerfen Sie frühzeitig und häufig Modelle Ihrer Lösungen und führen Sie sie den Beteiligten vor, um ihre Akzeptanz und Zustimmung zu gewinnen. Vergessen Sie nicht, dass sich Anforderungen und Geschäftsbedürfnisse im Laufe der Zeit ändern. Stellen Sie also sicher, dass Ihr Design diese Faktoren bei der Lösung berücksichtigt.

• Entwicklung

Hier entsteht die eigentliche Lösung. Erstellen Sie ein Produkt-Backlog, klären Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Entwicklerteams und stellen Sie sicher, dass Sie die Microsoft-Richtlinien befolgen, wenn Sie gezielt für SharePoint entwickeln.

Kleiner Tipp: Nutzen Sie agile Methoden, wo immer Sie können, und vermeiden Sie das klassische Wasserfallmodell. Dies erleichtert es Ihnen, den Zeit- und Ressourcenplan einzuhalten und bei Bedarf das Projekt anzupassen, wenn sich die Bedürfnisse oder Anforderungen ändern.

• Qualitätssicherung

Dieser Aspekt wird in vielen Fällen übersehen, ist aber sehr wichtig. Definieren Sie Tools und Testverfahren und testen Sie alle möglichen Szenarien.

• Bereitstellung & Support

Zeit für letzte Vorbereitungen und Go-live. Jede Lösung benötigt Support. Planen Sie deshalb genügend Ressourcen dafür ein. Erstellen Sie eine detaillierte Dokumentation, die es den Support-Teams ermöglicht, das zu leisten, was von ihnen erwartet wird.

Integration und Erweiterung von SharePoint mit

Die Microsoft Power Platform (PowerApps, Power Automate, Power BI und Power Virtual Agents) ermöglicht bereits die Erstellung von leistungsstarken Geschäftsanwendungen, Workflows und Datenvisualisierungen, die viele gängige Geschäftsanforderungen erfüllen und einfache bis mittelkomplexe Geschäftsprozesse verbessern. Eine Integration von SharePoint und Power Platform ist von großem Wert für das Speichern, Visualisieren und Austauschen von Informationen über verschiedene Standorte hinweg.

Es gibt zwei Möglichkeiten, Ihr SharePoint-Online-Intranet mit PowerApps zu integrieren:

1. Erstellen einer leeren Canvas-App in Power Apps Studio (https://make.powerapps.com/). Anschließend haben Sie die Möglichkeit, SharePoint als Datenquelle hinzuzufügen.

Es gibt zwei Verbindungsarten:

• SharePoint Online (Cloud-Dienst) – für SharePoint-Online-Sites
• Verbindung über ein lokales Daten-Gateway – für SharePoint-2013- und 2016-Sites

2. Die zweite Möglichkeit, eine Verbindung zwischen SharePoint und PowerApps herzustellen, geht von SharePoint selbst aus. Sie haben die Möglichkeit, Power App, Power Automate (Flow) oder ein Power-BI-Dashboard direkt aus einer SharePoint-Online-Liste oder einer Dokumentenbibliothek zu erstellen.

Benutzerdefinierte Formulare erstellen

Eine einfache, aber gängige Intranet-Anforderung ist, dass die Benutzer ihre Formulare ihren jeweiligen Bedürfnissen anpassen wollen. Benutzerdefinierte Formulare sorgen dafür, dass die Metadaten für Listenelemente und Dokumente vom Benutzer entsprechend den Anforderungen des Unternehmens eingegeben werden können. Wir zeigen Ihnen, wie einfach es ist, mit PowerApps ein benutzerdefiniertes Formular in Ihrer SharePoint-Liste zu erstellen. Im Navigationsmenü der SharePoint-Liste wählen Sie dazu einfach Integrate -> Power Apps -> Customize forms.

Dieser Vorgang leitet Sie zu Power Apps Studio weiter, wo Sie das Formular für neue Artikel ändern können (Felder hinzufügen/entfernen, die Farbe des Formulars ändern und viele andere Anpassungen).

Wenn Sie mit allen Anpassungen fertig sind, müssen Sie das neue Formular nur noch speichern und in SharePoint Online veröffentlichen.

Nach wenigen Sekunden ist das Formular für den neuen Artikel in SharePoint Online verfügbar und kann von den Endbenutzern eingesehen werden, wenn sie einen neuen Artikel hinzufügen:

Wie Sie sehen, konnte das Formular New Item für unsere Demo-Liste in wenigen Schritten und ohne Programmierkenntnisse angepasst werden. Für solche einfachen Aufgaben benötigen Sie keine professionellen Entwickler. Mit SharePoint und Power Platform können Sie viele Änderungen selbst vornehmen. Alles, was Sie benötigen, ist ein wenig Übung.

Integrieren und automatisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse mit Power Automate

Power Automate (ehemals Microsoft Flow) hilft Ihnen, Aufgaben und Prozesse zu automatisieren und fehlertolerant zu machen. Ein großartiges Tool, das die Produktivität Ihres Unternehmens unmittelbar steigert. Stellen Sie sich all die sich täglich wiederholenden, mühsamen Arbeitsgänge vor, die Ihre Benutzer erledigen müssen. Genau hier kommt Power Automate gerade recht. Es ermöglicht Ihnen die einfache Integration mit anderen Anwendungen oder Diensten mit einem großen Bestand an sofort einsatzbereiten Konnektoren, die von Microsoft bereitgestellt werden. Ein Konnektor hilft Ihnen, Daten zwischen Anwendungen zu übertragen – ganz ohne Code! Und sollte ein Konnektor einmal nicht zur Verfügung stehen, können Sie einen eigenen erstellen.

Automatisierung in SharePoint

Zu den wichtigsten Anforderungen, mit denen wir in jedem Projekt konfrontiert werden, zählen Prozesse, die Verknüpfungen mit den in SharePoint gespeicherten Dokumenten herstellen, angefangen von einfachen Genehmigungen bis hin zu mehrstufigen, komplexen Dokumenten-Lebenszyklen. Sehen wir uns einmal an, wie dies dank der integrierten Power-Automate-Integration in SharePoint umgesetzt werden kann.

Gehen Sie zu Ihrer SharePoint-Liste und wählen Sie in der Navigationsleiste Integrate -> Power Automate -> Create a flow (wenn Sie einen neuen Ablauf erstellen möchten), See your flows (zu allen von Ihnen erstellten oder mit Ihnen geteilten Abläufen) oder Configure flows (um Ablaufoptionen einzustellen).

Creating a flow öffnet ein Fenster auf der rechten Seite und ermöglicht Ihnen, aus einer Reihe von Microsoft-Flow-Vorlagen zu wählen:

Sollten Sie nicht die richtige Vorlage für Ihren Anwendungsfall sehen, wählen Sie die Option See your flows, die Sie zur Seite Manage your flows (https://flow.microsoft.com/) weiterleitet.

Von hier aus können Sie alle Ihre Flows verwalten oder einen neuen erstellen. Wenn Sie oben +New flow auswählen, haben Sie die Möglichkeit, einen Flow aus einer Vorlage oder einen Flow von Grund auf neu zu erstellen (leer).

Schauen Sie sich die Flow-Templates an bevor Sie herumprobieren – das erspart Ihnen eine Menge Zeit. Auf der Vorlagen-Seite haben Sie die Möglichkeit, die Flows zu durchsuchen und nach Beliebtheit, Name und Veröffentlichungsdatum zu sortieren. In den Flow-Vorlagen sind alle Trigger und Aktionen bereits voreingestellt. Sie müssen nur noch Ihre spezifischen Details wie die URL der SharePoint-Website, die Namen von Listen oder Dokumentbibliotheken usw. eingeben.

Erstellen wir als Beispiel einen Ablauf, der Ihnen eine E-Mail schickt, wenn ein neues Objekt zu SharePoint hinzugefügt wird. Geben Sie dazu in das Suchfeld SharePoint ein und wählen Sie die Option Send an email when a new item is created in SharePoint.

Auf dieser Seite können Sie sehen, welche Art von Konnektoren diese Flow-Vorlage verwendet. Klicken Sie auf Continue, um die Struktur des Flows mit allen Triggern und Aktionen zu sehen.

Hier müssen Sie die erforderlichen Details wie Website-Adresse, Listenname und E-Mail-Empfänger eingeben. Sie können diesen Flow auch erweitern, indem Sie neue Schritte hinzufügen (Schaltfläche + New step), um Ihren jeweiligen geschäftlichen Anforderungen gerecht zu werden. Microsoft Flow ist sehr flexibel und bietet eine Vielzahl von Automatisierungsmöglichkeiten. Nehmen Sie sich am Anfang ein wenig Zeit und überzeugen Sie sich selbst davon, wie leistungsfähig es ist.

Schlussfolgerung

SharePoint Online-Integrationen mit der Power Platform ermöglichen es Ihnen, mit einer Vielzahl von Datenquellen und anderen Tools auf dem Markt zu arbeiten. Neben den Konnektoren für Microsoft-365-Apps bietet Power Platform mehr als 600 vorgefertigte Konnektoren zu anderen Anwendungen. Probieren Sie es aus und entdecken Sie die Möglichkeiten!

Wir integrieren SharePoint-Intranets schon seit vielen Jahren mit Unternehmensanwendungen. Wenden Sie sich gerne an uns, wenn Sie gerade vor einer Entscheidung bezüglich Ihres Integrationsszenarios stehen. Ganz gleich, ob Sie sich für die Power Platform oder für eine individuelle Entwicklung entscheiden, wir bei Impactory unterstützen Sie auf diesem Weg.

Zusätzliche Ressourcen

1. Sie möchten wissen, ob SharePoint für Sie geeignet ist? Dann lesen Sie unsere Expertenmeinung
2. Sie migrieren zu SharePoint Online? Hilfreiche Tipps finden Sie in unserem ausführlichen Blogbeitrag.
3. Möchten Sie ein Kunden- oder Partnerportal aufbauen? Lesen Sie hierzu unser Angebot.