Microsoft Viva – die neue Plattform für Mitarbeitererfahrungen

Microsoft Viva ist die neue Plattform für Mitarbeitererfahrungen, die Mitarbeiter und Teams zu Höchstleistungen befähigen soll. Wir berichteten bereits über einige Dinge, die bei der Ankündigung vor fast einem Jahr bekannt waren. Viva bringt Kommunikation, Einblicke, Wissen und Lernen im Arbeitsalltag zusammen, und es ist in Apps wie Teams, Outlook und Office integriert. Als Teil von Microsoft 365 befindet sich Viva in Ihrer mit Schutz der Privatsphäre und Mitarbeiter.

Viva baut auf Microsoft Teams und Microsoft Graph Extensibility Framework auf, sodass Entwickler ihre bereits vorhandenen Kenntnisse nutzen können. Es bietet eine offene, erweiterbare Plattform mit einem ausgeprägten Partnernetzwerk (u. a. Cornerstone OnDemand, Coursera, edX, Glint, Headspace, LinkedIn, Pluralsight, Salesforce, SAP SuccessFactors, ServiceNow, Skillsoft, Slack, Workday, Zoom und viele mehr), sodass es mit Ihren bestehenden Systemen nahtlos zusammenarbeitet.

Als zentrale Lösung stellt Viva sicher, dass jeder Mitarbeiter mit der Unternehmenskultur, persönlichen Produktivitätseinblicken, Expertenwissen und wichtigen Lernressourcen verbunden ist. So wird es noch einfacher, die Arbeit der Mitarbeiter auf die Strategie und Prioritäten des Unternehmens auszurichten. Kurzum, Viva versetzt jede Organisationsebene in die Lage, die wichtigsten Herausforderungen von Hybridarbeit und Burn-out zu begegnen.

Zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieses Artikels gibt es fünf Viva-Module: Viva Connections, Viva Insight, Viva Learning, Viva Topics und Viva Goals. Schauen wir uns diese einmal genauer an.

Viva Connections: Kultur und Kommunikation

Mit Microsoft Viva Connections können Sie direkt von Microsoft Teams aus auf den digitalen Arbeitsbereich Ihres Unternehmens zugreifen, und zwar mit personalisierten Ressourcen, die es Ihnen ermöglichen, produktiver zu sein und wichtige Aufgaben zu erledigen. Bleiben Sie auf dem Laufenden mit maßgeschneiderten Inhalten wie Unternehmensnachrichten, Veranstaltungen und anregenden Unterhaltungen aus Communitys, denen Sie folgen, oder teilen Sie Inhalte mit Kollegen, um Ihren Ideen freien Lauf zu lassen – und das alles innerhalb von Microsoft Teams. Entdecken Sie SharePoint-Sites, Mitarbeitervorteile und Ressourcen, die speziell auf Sie zugeschnitten sind. Bleiben Sie mit Microsoft Viva Connections von überall aus bestens informiert, engagiert und handlungsfähig.

Viva Connections ermöglicht es Ihnen, bestimmte Inhalte zu pushen und beliebte Ressourcen anzuzeigen, indem Sie die Leistungsfähigkeit Ihres SharePoint-Intranets mit Microsoft Teams und anderen Microsoft 365-Anwendungen wie Yammer und Stream kombinieren. Viva Connections bietet zusätzliche Funktionen über drei Hauptkomponenten: das Dashboard, den Feed und die Resources. Alle drei Komponenten werden auf Desktop- und Mobilgeräten unterschiedlich angezeigt.

Dashboard

Dashboard ist ein digitales Toolset für Ihre Mitarbeiter, das die von ihnen benötigten Tools zusammenfasst und so einen schnellen und einfachen Zugriff darauf ermöglicht, egal, ob sie sich im Büro befinden oder unterwegs sind. Das Dashboard verwendet dynamische Karten, mit denen die Mitarbeiter interagieren können, um z. B. einfache Aufgaben zu erledigen oder wichtige Daten einzusehen. in SharePoint verfasst und in der Mobil-App Viva Connections Teams veröffentlicht.

Feed

Feed liefert mit leistungsstarken Targeting- und Planungsfunktionen Updates an die richtigen Personen zur richtigen Zeit. Es ist fest mit Yammer, SharePoint News und Stream integriert, um einen personalisierten Feed anzuzeigen, der auf Post-Level Targeting der Gruppen basiert, denen die Mitarbeiter angehören. Es unterstützt sowohl zentralisierte Unternehmenskommunikationsszenarien als auch demokratisierte Nachrichtenszenarien. Die Anwendung ist in der Viva Connections Teams App auf dem Smartphone und als Webpart auf dem Desktop verfügbar.

Resources

Unter Ressourcen versteht man die Navigationslinks, die in der SharePoint-App-Leiste von der Startseite aus eingerichtet und angepasst werden. Diese Ressourcen werden sowohl auf dem Desktop als auch auf den mobilen Instanzen von Viva Connections angezeigt.

Viva Insights: Verbesserung der Produktivität und des Wohlbefindens der Mitarbeiter

Die Microsoft-Viva-Insights-App in Microsoft Teams und im Web zeigt Ihnen personalisierte Empfehlungen, die Ihnen helfen, besser zu arbeiten. Sie erhalten Einblicke in die Entwicklung besserer Arbeitsgewohnheiten, z. B. das Einhalten von Zusagen gegenüber Mitarbeitern und das Einhalten von Zeiträumen für ungestörte, individuelle Arbeit.

Diese Einsichten gewinnt es durch die Zusammenfassung Ihrer Microsoft-365-Daten – Daten, auf die Sie bereits Zugriff haben – über E-Mails, Meetings, Anrufe und Chats.

Mit der Viva-Insights-App können Sie:

• In Verbindung bleiben – mit Funktionen wie KI-basierten Aufgabenvorschlägen und Besprechungshilfen den Überblick über Ihre Zusammenarbeit mit Kollegen behalten.
• Zeit gewinnen – wieder mehr Zeit finden, um Ablenkungen zu beseitigen, Multitasking zu stoppen und sich auf Ihre Kernprioritäten zu konzentrieren.
• Lob senden – loben Sie Ihre Mitarbeiter und Kollegen, entweder in einem privaten Chat oder in einer Unterhaltung im Teams-Kanal.
• Reflektieren – nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um in sich zu gehen und darüber nachzudenken, wie es Ihnen geht.
• Headspace – erleben Sie eine geführte Meditation von Headspace.
• Machen Sie eine Pause – legen Sie während Ihres Arbeitstages gelegentlich eine einminütige „Atempause“ ein.
• Starten Sie ein virtuelles Pendeln – schließen Sie Ihren Arbeitstag achtsam ab.
• Verwenden Sie Microsoft To-do – erledigen Sie eine Aufgabe in Ihrer To-do-Liste.

Die Insights, die diese App für den Einzelnen bereitstellt, sind rein persönlich und privat. Persönliche Einblicke in die App sind nur für Sie selbst bestimmt. Weder Ihr Manager noch die Systemadministration können Ihre Insights sehen.

Die persönlichen Einblicke und Aktionen in der Viva-Insights-App basieren auf Exchange Online-Postfachdaten, wie z. B. E-Mail- und Kalenderdaten. Die Erkenntnisse werden aus Daten abgeleitet, die Ihnen bereits in einem Exchange-Online-Postfach zur Verfügung stehen. Wenn Sie z. B. feststellen möchten, welche Zusagen Sie anderen gegenüber gemacht haben, könnten Sie jede E-Mail in Ihrem Postfach manuell überprüfen. Die Insights-App erspart Ihnen diesen mühsamen Prozess.

Insights verfügt auch über ein Outlook-Add-in, das viele IT-Administratoren standardmäßig deaktivieren. Um die Einstellungen zu ändern, müssen Sie sich mit dem Exchange-Online-Administrator Ihrer Organisation in Verbindung setzen. Die notwendigen Arbeitsschritte:

1. Melden Sie sich beim Microsoft 365 Admin Center
2. Wählen Sie im linken Navigationsbereich Exchange.
3. Wählen Sie im linken Navigationsbereich Organization und dann Add-Ins.
4. Wählen Sie in der Liste der Add-Ins Microsoft Viva Insights aus und doppelklicken Sie dann auf das Edit-Symbol (Stift) oder wählen Sie es aus. Dadurch wird das Dialogfeld Edit add-in settings (Add-in-Einstellungen bearbeiten) geöffnet.
5. Deaktivieren oder markieren Sie im Dialogfeld das Kontrollkästchen Make this add-in available to users in your organization (Dieses Add-In für Benutzer in Ihrer Organisation verfügbar machen), um das Add-In zu deaktivieren/aktivieren, und speichern Sie dann mit Save.

Eine weitere Funktion, die viele Leute irritiert, ist die tägliche Viva-Briefing-E-Mail, die alle Benutzer erhalten.

Um das Microsoft Via Daily Briefing zu deaktivieren, melden Sie sich im Microsoft 365 Admin Center an und folgen Sie diesen Schritten:

• Wählen Sie Settings im linken Fensterbereich
• Wählen Sie Org settings im Untermenü
• Klicken Sie in der oberen Leiste auf Services
• Wählen Sie Briefing email from Microsoft Viva aus der Liste
• Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Let people in your organization receive Briefing email (Erlauben Sie Personen innerhalb Ihrer Organisation, Briefing-E-Mails zu erhalten)
• Klicken Sie auf Save

Viva Learning: Mitarbeiterqualifizierung und Wachstum

Viva Learning macht es Ihnen leicht, Weiterbildung in Ihren Alltag einzubauen. Wenn Sie Viva Learning in Microsoft Teams öffnen, sehen Sie eine personalisierte Ansicht von Lerninhalten sowohl aus Ihrem Unternehmen als auch von Partnern wie LinkedIn Learning. Wenn Sie weiter nach Schulungen suchen und diese absolvieren, werden die empfohlenen Inhalte entsprechend Ihrer Interessen aktualisiert.

• Finden Sie ganz einfach Lernangebote, die von Ihrer Organisation angeboten werden.
• Stöbern Sie in Kursen von Microsoft und anderen Anbietern.
• Suchen Sie nach bestimmten Lerninhalten, die Sie ansprechen oder Ihre Karriereziele unterstützen.
• Teilen Sie relevante, interessante und wichtige Lerninhalte mit Ihren Teammitgliedern oder Gruppen in einem Microsoft Teams Chat oder Kanal.
• Organisieren Sie Ihre benutzerdefinierte Auswahl an Lerninhalten in Microsoft-Teams-Kanälen und Registerkarten.
• Bookmarken Sie die Kurse, die Sie interessieren.
• Spielen Sie LinkedIn-Learning-Kurse im eingebetteten Player ab, ohne Microsoft Teams zu verlassen.

Microsoft Viva Learning hilft Managern, das Team zu beschäftigen und mit den notwendigen Fähigkeiten auf dem aktuellen Stand zu halten, ohne dass das Lernen auf verschiedenen Plattformen koordiniert werden muss. Manager können Lerninhalte an Mitarbeiter empfehlen, Inhalte mit ihrem Team teilen und den gemeldeten Abschlussstatus der von ihnen empfohlenen Lerninhalte verfolgen.

Viva Learning ist standardmäßig in Microsoft Teams verfügbar, zusammen mit den bereits vorhandenen Inhalten von Microsoft Learn und Microsoft 365 Training. Außerdem haben Sie kostenlosen Zugang zu 125 Kursen von LinkedIn Learning. Ferner kann Viva Learning mit ausgewählten Drittanbietern von Inhalten und Lernmanagementsystemen integriert werden.

Viva Topics: Strukturierung und Erschließung von Wissen und Expertise

Viva Topics hilft vielen Unternehmen, ihren Nutzern Informationen zur Verfügung zu stellen, wenn sie sie benötigen. Neue Mitarbeiter müssen sich schnell in viele Details einarbeiten und stoßen dabei auf Begriffe, die sie nicht kennen. Zudem müssen sie herausfinden, wer in der Organisation über Kenntnisse in diesem Bereich verfügt und was der Begriff eigentlich bedeutet.

Ein Thema ist eine Phrase oder ein Begriff, der für Ihr Unternehmen wichtig ist. Es hat eine besondere Bedeutung und umfasst Ressourcen, die zum Verständnis des Begriffs und zur Suche nach weiteren Informationen über ihn beitragen. Es gibt zahlreiche unterschiedliche Themen, die für Ihre Organisation relevant sind. Die KI-Technologie von Microsoft konzentriert sich zunächst auf die folgenden Typen:

• Projekt
• Event
• Organisation
• Standort
• Produkt
• kreative Arbeit
• Studienfach

Viva Topics nutzt KI, um automatisch in Ihrem Unternehmen nach Themen zu suchen bzw. diese zu identifizieren. Es stellt Informationen zu diesen Themen zusammen, z. B. eine kurze Beschreibung, Personen, die an dem Thema arbeiten, sowie Websites, Dateien und Seiten, die damit im Zusammenhang stehen. Ein Wissensmanager oder ein Mitwirkender kann die Themeninformationen dann beliebig aktualisieren. Die Themen sind für Ihre Benutzer verfügbar, d. h. bei jeder Instanz des Themas, die in einer modernen SharePoint-Website in Nachrichten und Seiten erscheint, wird der Text hervorgehoben. Sie können das Thema auswählen, um mehr darüber zu erfahren, indem Sie die Details zum Thema aufrufen.

Wird ein Thema identifiziert und stellt die KI fest, dass es über genügend Informationen verfügt, um als Thema vorgeschlagen zu werden, zeigt eine Themenseite die Informationen an, die durch die Themenindizierung gesammelt wurden, wie z. B.:

• Alternative Namen und Akronyme.
• Eine Kurzbeschreibung des Themas.
• Personen, die sich mit dem Thema auskennen.
• Dateien, Seiten und Websites, die mit dem Thema in Verbindung stehen.

Um Microsoft Viva Topics nutzen zu können, müssen Sie es separat für EUR 3,40 pro Benutzer und Monat erwerben bzw. die gesamte Viva Suite für EUR 7,60 pro Benutzer und Monat (zzgl. MwSt.).

Viva Goals: Teams ausrichten und Geschäftsergebnisse verbessern

Microsoft Viva Goals ist das neueste Modul des Microsoft-Viva-Pakets. Es handelt sich dabei um eine Lösung für das Setzen und Managen von Unternehmenszielen, mit der Sie Ihre Teams auf die strategischen Prioritäten Ihres Unternehmens ausrichten und so für bessere Ergebnisse und ein florierendes Geschäft sorgen.

Viva Goals ermöglicht es Einzelpersonen und Unternehmen, ihre Ziele mithilfe von Objectives and Key Results (OKRs) zu organisieren und zu verfolgen. Viva Goals macht jeden mit dem Zweck und den Prioritäten des Unternehmens vertraut und schafft eine Kultur engagierter Mitarbeiter, die sich auf das Erreichen gemeinsamer Ziele konzentrieren.

Viva Goals kombiniert die Leistungsfähigkeit des OKR-Framework mit einer intuitiven Plattform, die die Arbeit vereinfacht, die erforderlich ist, um die gemeinsamen Ziele zu erreichen.

Die Software verschafft Ihnen Einblick in die strategischen Unternehmensziele, zeigt Ihnen die OKRs, die Ihnen zugeordnet sind, stellt dar, wie die Projekte, an denen Sie arbeiten, mit den wichtigsten OKRs Ihres Unternehmens zusammenhängen und erleichtert Ihnen die Präsentation von Fortschritten bei Meetings.

Die Integration von Viva Goals in Microsoft Teams ermöglicht es Ihnen, den Fortschritt bei der Erreichung gemeinsamer Ziele mühelos und innerhalb eines einzigen Tools zu verfolgen, zu aktualisieren und zu kommunizieren, sodass Sie sich auf zielgerichtete Arbeit konzentrieren können.

Schlussfolgerung

Wenn Sie Viva einsetzen möchten, sollten Sie alle Beteiligten von Anfang an einbeziehen. Ihre HR-, Lern- und Entwicklungs- sowie Kommunikationsteams gehören zu den wichtigsten Stakeholdern. Es ist auch eine gute Idee, mit jemandem zusammenzuarbeiten, der die Plattform bereits in- und auswendig kennt. Wir von der Impactory GmbH leisten seit der Veröffentlichung der „Viva Employee Experience“-Plattform Pionierarbeit und haben bereits zahlreiche Projekte und Kunden, die von dem Mehrwert von Microsoft Viva profitieren. Kontaktieren Sie uns, um mit uns zu besprechen, wie Viva die Mitarbeitererfahrung in Ihrem Unternehmen verbessern kann.

Zusätzliche Quellen

• DSGVO-Konformität für Ihr SharePoint Online Intranet? Wir kümmern uns um Sie.
• Der nie endende Kampf: Confluence vs. SharePoint. Erfahren Sie hier unsere Meinung dazu.
• Sie möchten Ihr SharePoint Intranet nicht von Grund auf neu aufbauen? Hier geht es zu den 3 besten SharePoint-Vorlagen für Intranet und Zusammenarbeit!