So nutzen Sie KI-Agenten in SharePoint Online zur effektiven Teamunterstützung

Mit der Einführung von KI-gestützten Copilot-Agenten in SharePoint Online setzt Microsoft neue Maßstäbe in der Zusammenarbeit. Die intelligenten Assistenten verbessern die Produktivität von Mitarbeitern, indem sie Dokumente zusammenfassen, Fragen beantworten und sich wiederholende Aufgaben automatisieren – und das alles innerhalb der vertrauten SharePoint-Umgebung.

Was sind Copilot-Agenten?

Copilot-Agenten sind in SharePoint Online integrierte, KI-gestützte Assistenten. Sie nutzen Informationen aus Ihren SharePoint-Sites, -Seiten und -Dateien, um damit nützliche Erkenntnisse zu liefern und automatisierte Aufgaben zu bearbeiten. Diese Agenten können an die speziellen Bedürfnisse Ihres Teams angepasst werden und ermöglichen maßgeschneiderte Interaktionen und Reaktionen.

Erste Schritte

Um Copilot-Agenten in SharePoint zu nutzen:

1. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Microsoft-365-Copilot-Lizenz haben.
2. Navigieren Sie zu Ihrer SharePoint-Site und folgen Sie den Schritten im nächsten Abschnitt.

So erstellen und bearbeiten Sie einen Copilot-Agenten

Wenn Sie über die Berechtigungen zum Bearbeiten von Sites verfügen, können Sie Copilot-Agenten direkt in SharePoint Online erstellen und anpassen. So gehen Sie dabei vor:

1. Agenten erstellen

Agenten können an mehreren Orten erstellt werden:

• Von der SharePoint-Startseite: Navigieren Sie zu Ihrer Site und wählen Sie New > Copilot agent.​

• In der Befehlsleiste einer Dokumentenbibliothek: Wählen Sie Create an agent für alle unterstützten Dateien in dieser Bibliothek aus.

• Im Kontextmenü der ausgewählten Dateien: Markieren Sie die gewünschten Dateien und wählen Sie im Kontextmenü die Option Create an agent.​

• Im Copilot-Chatfenster: Öffnen Sie auf einer beliebigen Site, Seite oder Dokumentenbibliothek den Agenten über das Copilot-Symbol oben rechts. Wählen Sie dann das Dropdown-Menü neben dem aktuellen Agenten und anschließend die Option Create an agent.​

Nach seiner Erstellung ist der Agent sofort einsatzbereit; Sie können ihn direkt ausprobieren, ohne weitere Anpassungen vorzunehmen. Alternativ lassen sich über Edit das Branding, der Zweck, der Umfang und das Verhalten des Agenten anpassen. ​

2. Agenten bearbeiten

So bearbeiten Sie einen vorhandenen Agenten:

• Wählen Sie den Agenten aus dem Copilot-Chatfenster aus.
• Wählen Sie Edit, um die Identität (Identity), die Quellen (Sources) und das Verhalten (Behavior) des Agenten zu optimieren.

Unter Identity können Sie

• dem Agenten einen neuen Namen geben.
• Zweck und Verwendung des Agenten beschreiben.

Unter Sources können Sie

• die Auswahl der Dateien und Websites ändern, die Ihr Agent zum Sammeln der Informationen verwenden soll.
• zusätzliche Sites und Dokumente außerhalb Ihrer aktuellen SharePoint-Site als Quellen einbeziehen.

Unter Behavior können Sie

• eine Willkommensnachricht für die Benutzer Ihres Agenten erstellen.
• dem Agenten Startaufforderungen und Anweisungen geben.

Im Testfeld auf der rechten Seite können Sie den Agenten direkt ausprobieren und Ihre Anweisungen und Startaufforderungen nach Bedarf anpassen.

Interaktion mit Copilot-Agenten

Sobald der Copilot-Agent eingerichtet ist, können Sie mit ihm in SharePoint interagieren.

1. Öffnen Sie den Copilot-Chatbereich.
   • Wählen Sie auf einer beliebigen SharePoint-Site, -Seite oder -Dokumentenbibliothek das Copilot-Symbol oben rechts.
2. Wählen Sie einen Copilot-Agenten aus.
   • Um alle verfügbaren Agenten zu sehen, klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben dem aktuellen Copilot-Agenten.
3. Chatten Sie mit dem Agenten:
   • Stellen Sie Fragen zur Site oder zu den Dokumenten, indem Sie aus den Vorschlägen auswählen oder Ihre eigenen Fragen schreiben.

Sie können den Copilot-Agenten z. B. bitten, Dokumente zusammenzufassen, Informationen über ein Projekt bereitzustellen oder Inhalte auf der Grundlage der Dateien in Ihrer SharePoint-Bibliothek zu erstellen.

Berechtigungen und Datenzugriff

Copilot-Agenten beantworten Ihre Anfragen nur auf Basis der Daten in Sites, Seiten und Dateien, auf die Sie Zugriff haben und die Sie als Quellen für den Agenten angegeben haben. Damit der Agent Informationen aus all diesen Quellen nutzen kann, müssen Sie möglicherweise die Berechtigungen für sich selbst oder für die Personen, mit denen Sie den Agenten teilen möchten, anpassen.

Unterstützte Dateitypen

Gegenwärtig können Copilot-Agenten in SharePoint mit folgenden Dateitypen arbeiten:

• Office-Dokumente: DOC, DOCX, PPT, PPTX, XLSX
• Neue Microsoft-365-Formate: FLUID, LOOP
• Universelle Formate: PDF, TXT, RTF
• Web-Dateien: ASPX, HTM, HTML

Die Unterstützung weiterer Dateiformate, wie Bilder und Videos, ist in Vorbereitung.

Fazit

Die KI-gestützten Copilot-Agenten in SharePoint Online sind eine große Hilfe für Unternehmen, die ihre Produktivität steigern und ihre Arbeitsabläufe rationalisieren möchten. Durch die Erstellung und Anpassung dieser intelligenten Assistenten können Mitarbeiter das Potenzial der KI nutzen, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren, schnelle Einblicke zu erhalten und sachkundige Entscheidungen schneller als je zuvor zu treffen. Ganz gleich, ob Sie Dokumente zusammenfassen, Fragen beantworten oder die Zusammenarbeit verbessern möchten, Copilot-Agenten sind eine effiziente KI-Lösung innerhalb der vertrauten SharePoint-Umgebung. Dank der einfachen Einrichtung und nahtlosen Integration verbessern diese KI-Agenten nicht nur die Teameffizienz, sondern helfen Ihrem Unternehmen dabei, in der heutigen schnelllebigen digitalen Welt einen Schritt voraus zu sein. Erkunden Sie noch heute die Möglichkeiten der KI und machen Sie sie sich zunutze – Ihr SharePoint-Erlebnis wird nicht mehr dasselbe sein!