Einstieg in die SharePoint- und Dokumentenverwaltung

Erste Schritte mit SharePoint – eine Einführung

SharePoint hilft Unternehmen beim Speichern, Abrufen, Suchen, Verwalten, Verfolgen, Archivieren und Berichten über verschiedene elektronische Dokumente und Aufzeichnungen. Aufgrund seiner Flexibilität ist es das ideale Contentmanagement-System. Viele Unternehmen verwenden SharePoint, um ihr Intranet zu erstellen. So können Sie mit Microsoft 365 eine eigene Website über die SharePoint-Startseite erstellen. Auch wenn Sie eine Microsoft-365-Gruppe in Outlook Online oder Microsoft 365 erstellen, erhalten Sie eine SharePoint-Teamsite. Diese Sites lassen sich als sicheren Ort zum Speichern, Organisieren, Teilen und Abrufen von Informationen von einem beliebigen Endgerät aus nutzen. Alles, was Sie dazu benötigen, ist ein Webbrowser und eine Internetverbindung. Außerdem können Sie die native SharePoint-Mobil-App verwenden, um von Ihrem Handy oder Tablet aus bequem in Kontakt zu bleiben.

Hier sind 7 grundlegende Schritte, die Ihnen den Einstieg in SharePoint Online erleichtern:

1. Erstellen Sie eine Team- oder Kommunikationssite in SharePoint

Zur Einordnung: Die Team-Site dient der Zusammenarbeit mit Teamkollegen bei der Arbeit an einem Projekt und dem Austausch von Informationen von überall und auf jedem beliebigen Endgerät. Kommunikationssites werden verwendet, um Nachrichten, Berichte, Status und andere wichtige Informationen über das Unternehmen mit einem breiteren Publikum zu teilen.

Melden Sie sich bei Microsoft 365 an, um eine dieser Seiten zu erstellen. Klicken Sie dann in der oberen linken Ecke der Seite auf das App-Launcher-Icon , wählen Sie die Kachel SharePoint und klicken Sie auf Sites oder All apps.

Als Nächstes klicken Sie oben auf der SharePoint-Seite auf + Create site und wählen entweder Team site oder Communication site.

Rechts auf dem Bildschirm wird nun ein Assistent angezeigt, in den Sie die erforderlichen Informationen zur Erstellung einer Team- oder Kommunikationssite eingeben können: Seitentitel, Beschreibung, Standardsprache, Eigentümer, Mitglieder usw. Sobald Ihre Website erstellt ist, wird sie unter den Seiten angezeigt, denen Sie folgen. Die Einstellungen für Berechtigungen oder die Navigation anderer Websites werden nicht übernommen.

Hinweis: Wenn Sie den Link + Create site nicht sehen, hat Ihr IT-Administrator möglicherweise die Self-Service-Site-Erstellung in SharePoint deaktiviert. Sollte dies in Ihrem Unternehmen der Fall sein, wenden Sie sich an ihn und fordern Sie eine Site an. Wenn Sie hingegen die Rolle eines SharePoint-Administrators innehaben, lesen Sie bitte den Abschnitt , um die Self-Service-Site-Erstellung für Ihr Unternehmen zu aktivieren, oder , um eine Website über das SharePoint in Microsoft 365 Admin Center zu erstellen. Die Erstellung von Sites steht in der SharePoint-Mobil-App derzeit nicht zur Verfügung.

2. Hochladen einer Datei in eine SharePoint-Dokumentenbibliothek

Sie können Dateien per Drag-and-drop von Ihrem Computer in eine beliebige SharePoint-Online-Dokumentenbibliothek ziehen. Gehen Sie dazu zu SharePoint und klicken Sie in der Befehlsleiste auf Upload.

Hinweis: Falls Sie Microsoft Edge als Browser verwenden, können Sie neben Dateien auch ganze Ordner hochladen.

3. Ein Dokument in einem Browser öffnen

Sie müssen auf einem beliebigen Gerät auf ein Dokument zugreifen? Dann öffnen und bearbeiten sie es ganz einfach mit einem Mausklick. Nehmen wir an, Sie haben ein Word-Dokument und die Microsoft-365-Apps auf Ihrem Gerät installiert und möchten nun ihre vollen Möglichkeiten ausschöpfen. Klicken Sie dazu auf Edit Document > Edit in Word. Damit sollte sich Ihr Dokument in der vollwertigen Word-Desktop-Anwendung öffnen lassen. Sie können die gleichen Schritte für Excel-Tabellen und PowerPoint-Präsentationen durchführen.

4. Dokument(e) teilen / Co-Autorschaft

Um ein Dokument zu teilen, klicken Sie zum Öffnen des Kontextmenüs auf das „…“-Icon und anschließend auf Share.

Sie können ein Dokument mit Ihren Kollegen oder Personen außerhalb Ihres Unternehmens teilen, wenn die IT-Abteilung Ihres Unternehmens die externe Freigabe aktiviert hat. Erkundigen Sie sich immer bei Ihrem Sicherheitsbeauftragten oder Ihrer IT-Abteilung, ob eine externe Freigabe zulässig ist. Sollte sie deaktiviert sein, könnte dies an den Sicherheits- und Compliance-Richtlinien Ihres Unternehmens liegen.

Co-Authoring ermöglicht es Ihnen, mit Ihren Kollegen in Echtzeit an einem Dokument zu arbeiten! In einer Dokumentbibliothek klicken Sie dazu auf das Dokument, an dem Sie arbeiten möchten. Es öffnet sich in Office für Web. Die Anzahl der Personen, die das Dokument gerade bearbeiten, wird oben rechts im Dokument angezeigt und Sie können mit ihnen chatten.

5. Wiederherstellen einer früheren Dokument-Version

Haben Sie schon einmal eine wichtige Präsentation verpatzt, kurz bevor Sie sie präsentieren wollten? Menschen machen Fehler und die Versionskontrolle in SharePoint bietet den so dringend benötigten Schutz. Die Versionskontrolle ist standardmäßig aktiviert und beansprucht nicht viel Speicher in Ihrem SharePoint-Abo, da der Mechanismus nur die Differenz zwischen den Versionen (das Delta) speichert.

SharePoint-Listen und -Bibliotheken können den vorherigen Zustand eines Objekts oder Dokuments speichern, verfolgen und wiederherstellen.

Die Versionskontrolle erstellt einen historischen Datensatz aller Änderungen mit Zeitstempel und Angabe des Benutzers, der die Änderung vorgenommen hat, und zwar pro Datei-/Listenelement. Der Endbenutzer kann eine frühere Version anzeigen, löschen und wiederherstellen, wenn er über ausreichende Berechtigungen in der Bibliothek oder Liste verfügt.

Standardmäßig ist für jede Dokumentbibliothek und Liste in SharePoint Online die Versionskontrolle aktiviert. Für Dokumentbibliotheken ist die Anzahl der Versionsstände für jede Datei standardmäßig auf 500 eingestellt und für Listen pro Element auf 50. Sie können diese Zahlen an Ihre Bedürfnisse anpassen.

6. Gemeinsame Nutzung von Daten im Unternehmen oder mit externen Partnern

Im Laufe der Jahre hat Microsoft die Freigabeoptionen in SharePoint Online erheblich verbessert. Sie können mittlerweile eine ganze Website, eine Dokumentenbibliothek, einen Ordner, eine Liste oder eine einzelne Datei mit Ihren Kollegen oder Personen außerhalb Ihres Unternehmens teilen.

Die Dateien, die Sie auf einer SharePoint-Website speichern, stehen in der Regel allen Personen zur Verfügung, die Zugriffsrechte auf diese Website haben. Vielleicht möchten Sie jedoch bestimmte Dateien oder Ordner für Personen freigeben, die normalerweise nicht zugriffsberechtigt sind. Wenn Sie Dateien und Ordner freigeben, können Sie entscheiden, ob andere Personen diese bearbeiten oder nur ansehen dürfen. Außerdem können Sie jederzeit sehen, für wen eine SharePoint-Datei freigegeben ist und die Freigabe von SharePoint-Dateien oder -Ordnern beenden bzw. die Berechtigungen ändern.

Link-Einstellungen (Link Settings) bieten eine Vielzahl von Optionen: Alle Personen mit dem Link, Personen in Ihrer Organisation, Personen mit bestehendem Zugriff, bestimmte Personen, Bearbeitung zulassen, Ablaufdatum festlegen, Passwort festlegen und Download blockieren. All diese Optionen lassen sich entsprechend Ihres jeweiligen Einsatzfalls anpassen.

Hinweis: Wenn eine Sharing-Option ausgegraut ist, hat die IT-Abteilung Ihres Unternehmens sie möglicherweise eingeschränkt. Sie können beispielsweise die Option Anyone entfernen, um zu verhindern, dass Links an andere Personen außerhalb Ihrer Organisation weitergeleitet werden können. Falls dies der Fall ist, lassen sich die Daten trotzdem mit externen Parteien teilen, wenn diese über ein mit einem Unternehmen verknüpftes Konto oder über ein persönliches Microsoft-Konto verfügen.

7. Einfaches Verschieben von Dateien zwischen Dokumentbibliotheken

SharePoint Online ist ein großartiges Dokumentenverwaltungssystem und Microsoft tut viel, um die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern. So lassen sich Dateien einfach zwischen Bibliotheken und Websites kopieren und/oder verschieben. Um eine Datei von einem Ort zu einem anderen zu kopieren/verschieben, müssen Sie die Datei nicht mehr wie bei den alten Systemen lokal auf Ihren Computer herunterladen und an den neuen Ort hochladen. Der neue Speicherort kann ein anderer Ordner/eine andere Dokumentenbibliothek in derselben oder einer völlig anderen Site sein. Außerdem bleiben die Berechtigungen der Datei erhalten, sodass Sie die Datei nicht erneut freigeben müssen, wenn andere Benutzer ebenfalls Zugriff darauf haben. Rufen Sie dazu das File-Action-Menü auf und wählen Sie dann die Option Move to bzw. Copy to:

Was ist der Unterschied zwischen Move to und Copy to?

Wenn Sie die Funktion Verschieben verwenden, wird der Verlauf des Dokuments an das neue Ziel kopiert. Wenn Sie die Funktion Kopieren mit Dokumenten verwenden, die einen Änderungsverlauf haben, wird nur die letzte Version kopiert. Um frühere Versionen zu kopieren, müssen Sie jede einzelne Version wiederherstellen und kopieren.

Für wen ist es gedacht?

SharePoint für kleine Unternehmen

SharePoint ist ein großartiges Werkzeug für die Teamarbeit. Dabei handelt es sich nicht nur um ein umfangreiches Repository, vielmehr wurde es entwickelt, um verschiedene Teams zu vernetzen. Während große Unternehmen SharePoint nutzen, um die Kommunikation zu erleichtern und komplexe Geschäftsszenarien zu lösen, stellen sich kleine und mittlere Organisationen oft die Frage, ob SharePoint wirklich die richtige Wahl ist?

Die kurze Antwort ist: JA.

SharePoint Online ist ein erschwinglicher monatlicher Abonnementdienst, auf den Sie von überall und mit jedem Gerät zugreifen können. Sie müssen nur mit dem Internet verbunden sein. Das kann die Performance Ihres Unternehmens erheblich verbessern. Durch die Speicherung von Dokumenten in SharePoint müssen Ihre Vertriebsmitarbeiter beispielsweise nicht bis zum nächsten Morgen warten, um auf Anmerkungen eines Kunden in einem Word-Dokument zu antworten, das ihnen während des Arbeitstages zugeschickt wurde. Die mobilen Funktionen von SharePoint Online ermöglichen es Ihren Mitarbeitern, sich über Unternehmensnachrichten und dringende Angelegenheiten zu informieren, während sie auf Schulungen, Messen oder Konferenzen unterwegs sind. So behalten Sie alles Wichtige im Blick und verpassen keine Geschäftsgelegenheit mehr.

Die einfache Handhabung ist ein weiterer Vorteil von SharePoint Online. In Wirklichkeit benötigen die meisten kleinen Unternehmen keine komplexen benutzerdefinierten Funktionen, sondern lediglich ein robustes Dokumentenmanagementsystem. Die umfangreichen, sofort einsatzbereiten Funktionen von SharePoint Online erfüllen in den allermeisten Fällen praktisch alle Anforderungen von Kleinbetrieben. SharePoint Online ist benutzerfreundlich, sodass Ihre Kollegen es ohne umfangreiche Schulungen nutzen können. Die Lizenzierung ist skalierbar, sodass Sie, wenn Ihr Unternehmen wächst, einfach weitere Lizenzen erwerben und diese in wenigen Minuten Ihren Benutzern zuweisen können.

Wie steht es um die Sicherheit? In der hochdynamischen, unbeständigen Gegenwart ist die Informationssicherheit (IS) für Unternehmen jeder Größe von zentraler Bedeutung. Die Verlagerung Ihrer Geschäftsdokumente in die Cloud wirft dabei ernsthafte Bedenken auf. SharePoint Online bietet eine vielschichtige Sicherheits- und Compliance-Funktionalität, von denen einige auch in der Microsoft 365 Suite verfügbar sind. Die Datenverschlüsselung, die Durchsetzung strenger Benutzerpasswortanforderungen, die Multifaktor-Authentifizierung, Sensitivitätskennzeichnungen und Richtlinien zur Verhinderung von Datenverlusten sind nur einige dieser Funktionen, die Sie zum Schutz Ihrer Geschäftsdaten einsetzen können. In den meisten Fällen sind Kleinunternehmen nicht in der Lage, das von den großen öffentlichen Cloud-Suiten wie Microsoft 365 realisierte Sicherheitsniveau nachzubilden, wenn sie jede Anwendung vor Ort selbst erstellen.

SharePoint für das Projektmanagement

SharePoint mit seiner engen Integration mit MS Project ist eines der meistgenutzten Projektmanagement-Tools. Es ist eine praktische, umfangreiche Plattform, die Ihre Projektteams leistungsfähiger macht. Es ist ein großartiger Referenzpunkt für alle Projektbeteiligten, um auf die Projektzusammenfassung, den Zeitplan und die Aufgabengliederung zuzugreifen.

Mit SharePoint kann Ihr Team von überall und zu jeder Zeit an einem Projekt arbeiten, vorausgesetzt, es hat Zugang zur Plattform. Die Projekt-Sites sind gut organisiert, und es gibt viele Vorlagen, mit denen sich ein Projekt besser verwalten und übersichtlicher organisieren lässt. Das hilft auch bei der informativen Entscheidungsfindung.

Microsoft führt laufend neue Funktionen ein und aktualisiert die aktuellen Versionen. Zu den Vorteilen, die SharePoint zur bevorzugten Plattform für Projektmanager weltweit machen, gehören:

• Zeitersparnis
• Sicherheits- und Compliance-Funktionen
• Einfache Bedienung

SharePoint für den modernen Arbeitsplatz

Microsoft 365 ist inzwischen das digitale Herz vieler Unternehmen. Die Cloud-basierte Anwendungssuite ermöglicht es jedem, produktiver zu arbeiten. So können Gruppen und Einzelpersonen miteinander kommunizieren und zusammenarbeiten, indem sie Gespräche führen, Anrufe tätigen und Meetings in Microsoft Teams abhalten, während sie gleichzeitig in den Microsoft-365-Apps wie Word, Excel und PowerPoint zusammenarbeiten. Zugriff auf alles von praktisch jedem Ort aus zu haben, ist ein großer Gewinn angesichts der zunehmenden Verbreitung der Remote-Arbeit.

Ein moderner Arbeitsplatz ist so konzipiert, dass Ihr Team in der Lage ist, die Produktivität auf ein ganz neues Level zu heben. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Menschen sinnvolle Netzwerke innerhalb des Unternehmens mit Kunden, Partnern und Lieferanten aufbauen. Diese Verbindungen müssen unabhängig davon verfügbar sein, ob die Mitarbeiter im Büro anwesend sind oder von unterwegs aus arbeiten. Hybrid ist für viele Unternehmen der Weg in die Zukunft.

Schlussfolgerung

SharePoint Online ist ein fantastisches Tool, und wir sind gespannt auf Ihre Erfahrungen damit. Benutzen Sie es schon? Haben Sie das Intranet Ihres Unternehmens in SharePoint Online erstellt? Erkunden Sie immer noch die Möglichkeiten?

Sprechen Sie mit Impactory, wenn Sie einen Experten an Ihrer Seite brauchen, der Sie auf Ihrem Weg zu SharePoint, Intranet oder Microsoft 365 begleiten soll.

Zusätzliche Ressourcen

1. Sie möchten wissen, ob SharePoint für Sie geeignet ist? Lesen Sie unsere Expertenmeinung
2. Sie migrieren zu SharePoint Online? Hilfreiche Tipps finden Sie in unserem ausführlichen Blogbeitrag.
3. Besorgt wegen der DSGVO? Finden Sie heraus, wie Sie Ihr SharePoint Intranet DSGVO-konform gestalten können.