Was ist Microsoft To Do?

Microsoft To Do ist eine Cloud-basierte App zur Aufgabenverwaltung. Damit lassen sich Listen für alles Mögliche erstellen, etwa für die Arbeit, für Projekte zu Hause oder Einkäufe. Jede Liste kann so viele Aufgaben enthalten, wie Sie möchten. Sie behalten den Überblick, indem Sie Fälligkeitsdaten und Erinnerungen für jede Aufgabe festlegen und Ihre wichtigsten To-dos mit Sternchen versehen. Größere Aufgaben lassen sich überschaubar in Einzelaufgaben unterteilen und zusätzliche Details in Notizen festhalten. Da all Ihre Aufgaben auf den Exchange-Online-Servern gespeichert werden, erscheinen sie automatisch in den Outlook-Aufgaben. So können Sie Microsoft To Do für die Organisation aller Lebensbereiche einsetzen.

Die zentrale URL von Microsoft To Do ist https://to-do.office.com/. Sie können die To-Do-Einstellungen über Microsoft 365 Admin Center -> Settings -> Org settings steuern:

Benutzerlizenzen für Microsoft To Do wurden für die Mandanten der meisten Microsoft-365-Abonnements bereitgestellt, sodass Anwender ihren Zugang zu Microsoft To Do für Windows, iOS und Android individuell konfigurieren können.

Neben der Zugriffskontrolle auf die App sehen Benutzer mit aktivierter Microsoft-To-Do- Lizenz die Microsoft-To-Do-Kachel im Microsoft 365 App Launcher (im Abschnitt All apps) und im Office.com-Portal (im Abschnitt Explore all your apps).

Hinweis: Damit die Kachel sichtbar ist, benötigt der Benutzer aktive Lizenzen für Microsoft To Do und Exchange Online.

Planen Sie Ihren Tag mit cleveren Vorschlägen

Manchmal ist die Verwaltung von Aufgaben und Listen genauso mühsam wie deren Erledigung. Microsoft To Do hilft Ihnen dabei, Ihren Alltag zu planen und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Jeden Morgen, wenn Sie die App öffnen, beginnt Ihre My-Day-Liste mit einem neuen Slate, sodass Sie sich besser überlegen können, was Sie erledigen möchten.

Unter Suggestions sehen Sie dann, was die dringendsten Tätigkeiten des Tages sind. Tippen Sie dazu einfach auf die Glühbirne und Sie bekommen alle fälligen und ausstehenden Aufgaben des Vortages sowie hilfreiche Vorschläge angezeigt, die auf dem intelligenten Algorithmus von Microsoft To Do basieren. Klicken Sie anschließend auf das + Zeichen auf der rechten Seite, um die Aufgaben, die Sie erledigen möchten, zu My Day hinzuzufügen.

Was kostet Microsoft To Do?

Microsoft To Do ist kostenlos. Sie müssen nichts dafür zahlen. Um die App zu erhalten, die für Android, iOS, macOS, Windows und als Web-App verfügbar ist, benötigen Sie ein Microsoft-Konto, z. B. eine von Microsoft betriebene Geschäfts- oder Schul-E-Mail, eine Outlook.com-E-Mail oder Skype-Anmeldedaten.

Welche Anforderungen oder Voraussetzungen gibt es für Microsoft To Do?

Die Nutzung von Microsoft To Do mit einem Arbeits- oder Schulkonto ist an ein paar Bedingungen geknüpft. Zusätzlich zur Aktivierung einer Lizenz für Microsoft To Do benötigen Benutzer auch Postfächer in Exchange Online, damit Aufgaben in Microsoft To Do synchronisiert und gespeichert werden können. Da dies wichtige App-Funktionen sind, können Benutzer ohne Cloud-basierte Postfächer in Exchange Online Microsoft To Do nicht nutzen.

Hinweis: Microsoft To Do im Web wird bald keine To-Do-Lizenz mehr erfordern, da es Teil der webbasierten Outlook-Version werden wird, die über Exchange Online lizenziert ist.

Wie konform ist Microsoft To Do und der dahinterstehende Dienst?

Da Microsoft To Do Exchange Online für die Datenspeicherung und -synchronisierung nutzt, profitieren Kunden von der gewohnten Zuverlässigkeit, Sicherheit und Compliance. Alle Daten, die auf den Exchange-Servern gespeichert sind, oder zwischen dem Microsoft-To-Do-App und Ihrem Browser oder Endgerät übertragen werden, werden verschlüsselt.

Die auf https://to-do.office.com gehostete Microsoft-To-Do-Webanwendung wurde entsprechend den branchenüblichen Compliance-Standards entwickelt (ebenso wie die nativen Anwendungen von Microsoft To Do). Die Webanwendung hat zudem diverse Audits durchlaufen, wie z. B. das SOC 2 (Service Organization Controls) Type 1 Audit.

Wann sollten Sie Microsoft To Do statt Microsoft Planner verwenden?

Welches Programm ist besser geeignet, um Ihre Projekte und Aufgaben zu verwalten?

Verwenden Sie Microsoft To Do, wenn Sie Ihre individuellen Aufgaben sowohl in To Do als auch in Outlook und Planner verwalten, tägliche To-do-Listen erstellen und bestimmte Aufgabenlisten mit Teamkollegen und Freunden teilen möchten. Verwenden Sie Planner, falls Ihr Unternehmen Microsoft 365 abonniert hat und Sie die Teamarbeit visuell verwalten und planen, Diagramme zur Fortschrittskontrolle verwenden und mit Microsoft Groups über Planner, Teams und Outlook zusammenarbeiten möchten.

Um an einzelnen Aufgaben oder gemeinsamen Listen zu arbeiten, starten Sie am besten mit To Do. Sie können diese direkt in To Do hinzufügen oder in Outlook eine E-Mail markieren, um diese als Aufgabe in der Liste der markierten E-Mails aufzunehmen.

Um To-dos zu planen, fügen Sie einfach eine Erinnerung oder ein Fälligkeitsdatum hinzu. Die Aufgabe erscheint dann in der Liste Planned und in Outlook im Web in der Rubrik My Day.

Sie können auch täglich eine neue Aufgabenliste erstellen, indem Sie der Liste My Day in To Do neue Einträge hinzufügen. Was Sie nicht erledigt haben, wird am nächsten Tag in den Vorschlägen von My Day auftauchen. In To Do können Sie zusammenarbeiten, indem Sie eine Liste an einen Teamkollegen im Unternehmen oder über ein persönliches Konto an Familie oder Freunde weiterleiten.

Sie können diese Personen entweder per E-Mail einladen oder einen direkten Link mit ihnen teilen, den Zugriff verwalten und die Freigabe beenden.

Vergleich Microsoft To Do vs. Microsoft Planner

Die To-Do-Integration in Planner schließt die Lücke zwischen Einzel- und Teamaufgaben. To Do ist Ihr Hub für die Verwaltung und Bündelung all Ihrer persönlichen Aufgaben. Planner bietet Ihnen und Ihrem Team einen Bereich für die gemeinsame Zusammenarbeit, um zu sehen, wie die Aufgaben aller Beteiligten sich in einen Aktionsplan fügen. Zusammen vereinfachen To Do und Planner das Arbeitsmanagement, da Sie sich auf die anstehenden Aufgaben konzentrieren und problemlos in Planner zurückkehren können, um mit Ihrem Team zusammenzuarbeiten.

Die Planner-Verbindung ist standardmäßig aktiviert, doch Sie können sie auch manuell verwalten bzw. aktivieren oder deaktivieren.

1. Gehen Sie dazu in To Do, entweder über die Office-365-App, https://to-do.office.com, oder über Ihre Windows-, Android- oder iOS-App.
2. Wählen Sie das Zahnrad-Symbol in der oberen rechten Ecke und dann To Do Settings.
3. Scrollen Sie im Pop-out-Fenster nach unten zum Abschnitt Connected apps und stellen Sie sicher, dass Planner aktiviert ist.

Von Planner zugewiesene Aufgaben werden automatisch zu Ihrer To-Do-Aufgabendatenbank hinzugefügt. Das bedeutet: Die „Assigned to me“-Aufgaben verhalten sich wie gewöhnliche To-Do-Aufgaben und erscheinen in mehreren anderen Listen, wenn Sie dies wünschen. Diese Listen umfassen:

• Assigned to me: Dies ist die Standardliste, in der alle von Planner zugewiesenen Aufgaben angezeigt werden. Von dieser Liste aus können Sie:
  • Aufgabentitel und -beschreibung bearbeiten
  • Checklistenpunkte und Fälligkeitsdaten anzeigen und bearbeiten
  • Aufgaben als abgeschlossen oder unvollständig markieren
  • Planner-Plan-Namens und Verantwortliche anzeigen
  • Aufgabe in Planner oder in Teams öffnen

• Planned: Alle Planner-Aufgaben mit einem Fälligkeitsdatum erscheinen in Ihrer Geplant-Liste, sodass Sie eine weitere Möglichkeit haben, all Ihre Aufgaben zu organisieren.

• My Day: Planer-Aufgaben erscheinen auch unter Suggestions als Vorschläge in Ihrer My-Day-Liste, genau wie herkömmliche To-Do-Aufgaben. Über Suggestions können Sie „Assigned to Me“-Aufgaben zu Ihrer „My Day“-Liste hinzufügen, damit Sie sich auf das konzentrieren können, was im Moment am wichtigsten ist. Jede Tätigkeit, die Sie bei einer Aufgabe in Assigned to Me ausführen können, steht Ihnen auch in der My-Day-Liste zur Verfügung.

Und da die Planner-Aufgaben in der To-Do-Datenbank gespeichert sind, lassen sie sich mit der To-Do-Suchfunktion finden.

Einige To-Do-Funktionen werden bei der Arbeit mit Planner-Aufgaben noch nicht unterstützt. Dazu gehören das Erstellen einer Planner-Aufgabe aus To Do heraus, das Hinzufügen und Bearbeiten von Verantwortlichen oder Anhängen, das Erstellen einer wiederkehrenden Aufgabe und die Verwendung von Drag-and-drop, um Aufgaben innerhalb einer Liste oder Arbeitsschritte innerhalb einer Aufgabe neu anzuordnen.

Schlussfolgerung

In einer Zeit ständiger Ablenkungen und überwältigender Arbeitsbelastung erweist sich Microsoft To Do als zuverlässiges und effizientes Aufgabenverwaltungstool. Mit ihrer benutzerfreundlichen Oberfläche, den intelligenten Vorschlägen, der plattformübergreifenden Verfügbarkeit und den Kollaborationsfunktionen ermöglicht es die App Einzelpersonen und Teams, ihre Aufgaben zu rationalisieren, die Produktivität zu steigern und ihre Ziele zu erreichen. Ganz gleich, ob Sie Ihr Privatleben organisieren oder mit anderen zusammenarbeiten, Microsoft To Do ist ein wertvoller Begleiter, der Ihre tägliche Routine vereinfacht und Ihnen hilft, den Überblick über Ihre Aufgaben zu behalten.

Die Integration von Microsoft To Do und Microsoft Planner bietet eine umfassende Lösung für Aufgabenmanagement und Projektzusammenarbeit. Durch die Kombination der einfachen persönlichen Aufgabenorganisation von To Do mit den robusten Projektmanagement-Funktionen von Planner können Benutzer ihre Arbeitsabläufe rationalisieren, Prioritäten effektiv managen und die Zusammenarbeit in Teams fördern. Die synchronisierte Aufgabenverwaltung, der zentrale Knotenpunkt, die kollaborative Planung und die plattformübergreifende Verfügbarkeit machen diese Lösung zu einer Bereicherung für Einzelkämpfer und Teams, die ihre Produktivität optimieren und den Projekterfolg steigern möchten.

Wir von Impactory GmbH können Ihnen helfen, Microsoft To Do und/oder Microsoft Planner in Ihre Geschäftsprozesse zu implementieren und die Zielerreichung Ihrer Mitarbeiter zu verbessern. Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, wenn Sie Hilfe oder Unterstützung im Zusammenhang mit Microsoft To Do oder Planner benötigen.