Was ist Microsoft Planner und wie benutze ich es?

Microsoft Planner ist ein webbasiertes Teamwork-Tool für die visuelle Aufgabenverwaltung und in Microsoft 365 enthalten. Die Anwendung ist für alle Abonnenten von Microsoft 365 Premium, Business und Education verfügbar.

Der Microsoft Planner lässt sich auf vielfältige Weise einsetzen, wie etwa zur Teamverwaltung, zum Dateiaustausch oder zur Arbeitsorganisation. Die Applikation ist seit dem 6. Juni 2016 verfügbar und wurde in den nachfolgenden Wochen für die infrage kommenden Abonnementpläne bereitgestellt. Sie ist im App-Store, im Google Play Store sowie auf dem PC erhältlich und so einem breiten Publikum zugänglich. Um auf Microsoft Planner zugreifen zu können, benötigen Sie ein Microsoft-365-Konto.

Microsoft Planner ist standardmäßig in folgenden Abonnements enthalten:

• Microsoft 365 Business Basic
• Microsoft 365 Business Standard
• Office 365 E1
• Office 365 E3
• Office 365 E5
• Office 365 F3
• Microsoft 365 A1
• Microsoft 365 E3
• Microsoft 365 E5
• Microsoft 365 F1
• Microsoft 365 F3

Hinweis: Sollte Ihr derzeitiges Abonnement Microsoft Planner nicht enthalten, müssen Sie zu einem geeigneten Abonnement wechseln.

Planner ist kein Projektmanagement-Tool wie Microsoft Project, sondern ein Aufgabenverwaltungstool, das die Kanban-Methode nutzt. Es kann jedoch mit Microsoft Project oder anderen Tools verwendet werden, um das Arbeitsmanagement und die Teamzusammenarbeit in Projekten zu verbessern.

Beim Erstellen eines neuen Plans haben Sie zwei Optionen zur Auswahl:

• Erstellen eines leeren Plans
• Verwenden einer bereits erstellten Vorlage.

Funktionen in Microsoft Planner

Microsoft Planner ist ein Tool, das speziell für Projektmanager und Teammitglieder entwickelt wurde. Als Kanban- Aufgabenverwaltung bietet die Anwendung eine kollaborative, visuelle Möglichkeit, die verschiedenen Aufgaben innerhalb eines Projekts zu verwalten. Zudem unterstützen Diagramme die grafische Verfolgung des Bearbeitungsfortschritts.

Planner ermöglicht Ihnen, umfangreiche Aufgaben zu erstellen, die in Buckets (Eimern) mit allen relevanten Details organisiert sind, um Transparenz zu schaffen und ihre Verwaltung zu vereinfachen. Hier können Projektverantwortliche Details wie das Fälligkeitsdatum der Aufgabe sowie zusätzliche Elemente wie farblich gekennzeichnete Etiketten, Dateien, Notizen, Prioritäten, Etiketten, Checklisten usw. hinzufügen, um die Mitglieder bei der Planung und Ausführung ihrer Arbeit zu unterstützen.

Zu den wichtigsten Funktionen von Planner gehören:

• Das Kanban-Board: Kanban-Boards sind ein visuelles Aufgabenverwaltungstool, mit denen Sie Aufgaben zuweisen, die Erledigung von Aufgaben verfolgen und die Durchlaufzeit mithilfe von Boards, Karten und Spalten reduzieren können.
• To-do-Liste: Mit einfachen Aufgabenlisten können Tätigkeiten mit Zusatzinformationen erstellt und nach Prioritäten sortiert werden.
• Zeitplan-Ansicht: In der Zeitplan-Ansicht können Benutzer ihre Aufgaben in einem Kalender darstellen.
• Aufgaben gruppieren und filtern: Filtert Ihre Aufgaben nach Fertigstellungstermin und zeigt, welche Arbeiten demnächst fällig werden.
• Gemeinsame Aufgabenverwaltung: „My Tasks“ zeigt alle eigenen Aufgaben an. Teammitglieder können die Aufgabe z. B. in Outlook, Outlook-Gruppen oder Teams kommentieren und Dateien anhängen.
• Aufgabe mehreren Teammitgliedern zuweisen: Im Gegensatz zu einigen anderen Aufgabenverwaltungstools können Sie Aufgaben mehreren Personen zuweisen.
• Benutzerzugriff verwalten: Wenn Sie an einem Projekt mit Lieferanten, Auftragnehmern oder Stakeholdern arbeiten möchten, ist auch ein externer Zugriff möglich.
• Microsoft Planner in Outlook importieren: Microsoft Planner lässt sich über den iCalendar-Feed in Ihr Outlook einbinden, was die Planung und das Zeitmanagement erleichtert.
• E-Mail-Benachrichtigungen erhalten: Mittels E-Mail-Benachrichtigungen können Sie Anwender auf bevorstehende Deadlines hinweisen.

Neben der Kanban-Ansicht sind alle Aufgaben auch in einer Grid-Ansicht darstellbar, die viele Projektmanager bevorzugen. Sie bietet eine Übersicht aller Aufgaben, ihrem Bearbeitungsstand, offene und überfällige Tätigkeiten oder ob einzelne Benutzer mit zu vielen Aufgaben überlastet sind:

Die Registerkarte Charts bildet die Aufgaben in Form von Torten- und Balkendiagrammen ab. Diese Darstellung ist für die Stakeholder und Entscheidungsträger des Unternehmens hilfreich, um sich einen Gesamteindruck über das Geschehen zu verschaffen und ggf. in das Personalmanagement einzugreifen, um den Erfolg des Teams zu gewährleisten.

Die Registerkarte Schedule stellt alle Aufgaben als Kalender dar (in Bearbeitung, nicht begonnen, hinter dem Fälligkeitsdatum, Start- und Enddatum usw.). Hier können Sie auch die Aufgaben einer Woche oder eines Monats einsehen, bearbeiten, aktualisieren, löschen oder, falls erforderlich, neu zuweisen.

So benutzen Sie Planner in Microsoft Teams?

Sie können Ihre Aufgaben in Microsoft Teams organisieren, indem Sie einem Team-Kanal eine oder mehrere Planner-Registerkarten zuordnen. In Teams oder in Planner for Web können Sie dann an Ihrem Projekt arbeiten, Ihren Plan entfernen oder löschen und sich in Teams benachrichtigen lassen, wenn Ihnen in Planner eine Aufgabe zugewiesen wird.

Auch das Erstellen oder Hinzufügen eines neuen Plans im Microsoft-Teams-Kanal ist ganz einfach. Dazu müssen Sie lediglich auf das +-Symbol klicken und in das Suchfeld „Planner“ eingeben. Die Microsoft-Teams-App hat den Namen Planner in Tasks by Planner and To Do geändert. Und schon können Sie Ihren Plan und Aufgaben in Teams verwalten.

Mit der „Tasks by Planner und To Do“-App erhalten Sie Benachrichtigungen für Planner-Aufgaben, die in Ihrem Teams-Aktivitätsfeed sowohl auf Ihrem Desktop als auch in der Mobil-App von Teams angezeigt werden, wenn jemand:

• Ihnen eine Aufgabe zuweist.
• Ihnen eine dringende Aufgabe zuweist.
• Ihnen eine zugewiesene Aufgabe als dringend markiert.
• Ihnen eine dringende Aufgabe als nicht dringend markiert.
• eine Ihnen zugewiesene Aufgabe bearbeitet.
• Sie aus der Liste der Verantwortlichen für eine Aufgabe entfernt.

Einschränkungen von Microsoft Planner

Planlimits

Aufgaben-Limit

Können externe Personen zur Teilnahme an einem Plan eingeladen werden?

Ja. Der Gastzugang erlaubt es, Personen, die nicht Teil Ihrer Microsoft-365-Organisation sind, zur Mitarbeit an einem Plan einzuladen. Gastbenutzer haben einen eingeschränkten Nutzungsumfang, können aber die folgenden Aufgaben ausführen:

• Erstellen und löschen von Aufgaben und Buckets
• Aufgabenfelder bearbeiten
• Anhängen einer Datei oder eines Links an eine Aufgabe, sofern dafür eine zusätzliche Berechtigung erteilt wurde
• Plan-Name bearbeiten

Schlussfolgerung

Microsoft Planner eignet sich perfekt für die visuelle Verwaltung aufgabenbezogener Arbeiten innerhalb eines Teams. Es enthält alles, was Ihr Team benötigt, um eine Marketingkampagne, eine interne Budgetkontrolle oder eine Veranstaltung zu organisieren – alles zentral in einem klassischen Kanban-Board. Dabei lassen sich jeder Aufgabenkarte notwendige Details, wie Termine, Kommentare, Anhänge, farblich gekennzeichnete Etiketten u. v. m. zuordnen. Vorgefertigte Auswertungen helfen, den Bearbeitungsstatus Ihres gesamten Plans schnell grafisch zu erfassen. Planner ist eine intuitive, visuelle und kollaborative App für Ihr Team, mit der Sie Ihre Arbeit erledigen oder Arbeitsabläufe verwalten können.

Falls Sie Hilfe zum Thema Planner benötigen, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Wir bei Impactory GmbH verfügen über erfahrene Microsoft-365-Experten, die gemeinsam mit Ihnen Ihre Geschäftsanforderungen analysieren und eine optimale Lösung für Ihr Unternehmen erarbeiten werden.