[UPDATED] Einführung in Microsoft Teams – Die Vorzüge von Microsoft Teams effizient nutzen

Microsoft Teams bietet sich für Unternehmen an, die ihre Kommunikation und Zusammenarbeit optimieren wollen und dabei auf effiziente Workflows setzen.

Dies wird durch das Angebot umfangreicher Kommunikations- und Kollaboration-Tools unterstützt, wobei die reibungslose Integration der Office 365-Anwendungen sowie vielfältige Funktionen für die Bearbeitung und Verwaltung von Dateien für zusätzliche Effizienz in den täglichen Abläufen sorgt.

Da die Funktionalitäten von Microsoft Teams derart vielschichtig sind, kann es für Unternehmen jedoch ratsam sein, sich kompetenten externen Support zu holen.

Dieser kann mit seiner branchenspezifischen Expertise dafür sorgen, dass der individuelle Anwender den Funktionsumfang von Teams und den Office 365-Produkten ideal ausschöpfen kann.

Die zunehmende Digitalisierung sorgt dank leistungsfähiger Hard- und Softwaresysteme sowie immer schnellerer Datenverbindungen auch im unternehmerischen Umfeld für vereinfachte und zügigere Abläufe.

Doch um die Prozesse optimal gestalten zu können, müssen Unternehmen die richtigen Voraussetzungen schaffen, damit die Mitarbeiter das Beste aus den von der IT zur Verfügung gestellten Möglichkeiten herausholen können.

Hier bietet Microsoft Teams mit seinen vielfältigen Tools zur Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit von Mitarbeitern und Geschäftspartnern die ideale Voraussetzung, um die Chancen der Digitalisierung im täglichen Geschäft optimal zu nutzen.

Reibungslose Prozesse mit Microsoft Teams

Microsoft Teams bietet Anwendern eine zentrale Plattform, die einfach im Browser angesteuert oder als App auf Computern und Mobilgeräten installiert werden kann.

Auf diese Weise können Nutzer mithilfe unterschiedlichster und wechselnder Geräte auf die vielschichtigen Arbeits- und Kommunikationsfunktionalitäten zuzugreifen, um die gemeinsame Arbeit besser zu organisieren.

Dank Microsoft Teams erhalten die Mitarbeiter die Möglichkeit, sich auf einer einzigen Plattform effizient miteinander auszutauschen und gleichzeitig an Dokumenten zu arbeiten.

Für eine effizientere Kommunikation und Kollaboration

Microsoft Teams schafft für die Beschäftigten von Unternehmen eine ganze Reihe von Möglichkeiten, um professionell miteinander zu kommunizieren. So können sie über das System

• chatten
• telefonieren
• den Bildschirm teilen
• an Videokonferenzen teilnehmen
• aufgezeichnete Meetings ansehen,

um ortsunabhängig und jederzeit ihre gemeinsamen Projekte voranzutreiben oder sich über den Status von Aufgaben auszutauschen.

“Teams-Chats in Echtzeit skalieren die Innovationskraft.”

-Mike Meadows, VP, Eli Lilly & Co

Gleichzeitig bietet ihnen Teams Gelegenheit, ihre Projektarbeit effizienter zu gestalten, da alle Mitarbeiter Zugriff auf die für sie relevanten Dokumente und Dateien erhalten.

An denen können sie nach Belieben parallel arbeiten, sie editieren und versenden, sodass sämtliche Teammitglieder jederzeit Zugang zu den gleichen Informationen besitzen und sich damit stets auf dem gleichen Wissensstand befinden.

Dabei ist es unerheblich, ob es sich um Daten aus

• Word
• Excel
• Powerpoint
• Sharepoint
• OneNote
• Outlook

oder anderen Microsoft-Quellen handelt, denn alle Dateien der Office 365-Welt können barrierefrei bearbeitet werden.

Die Teamarbeit wird dabei insbesondere durch Tools wie den direkten Datenaustauch sowie das Teilen des Bildschirms erleichtert. Auf diese Weise erhalten alle Beteiligten mit nur wenigen Klicks einen optimale Überblick über die Arbeit an einem Projekt, Zwischenstände, Fortschritte und Milestones, was die gemeinsame Arbeit weitaus effektiver gestaltet als dies in einer normalen Büro- oder Meeting-Umgebung der Fall wäre.

Zugleich sind die finanziellen Vorteile enorm, denn durch die virtuellen Treffen erzielen Unternehmen signifikante Kosteneinsparungen, da sie ihre Beschäftigten viel weniger auf Reisen schicken müssen und durch die entfallenden Trips wertvolle Arbeitszeit einsparen.

Einer der großen Vorteile von Microsoft Teams ist jedoch, dass die Mitarbeiter all diese Möglichkeiten auf einer einzigen Plattform nutzen können.

Da sie dank der Anwendung nicht mehr zwischen unterschiedlichen Systemen hin und her wechseln müssen, ersparen sie sich die zeitraubenden Umstiege und vermeiden Reibungsverluste aufgrund der sonst nötigen Anpassungen.

Darüber hinaus schafft Teams für Unternehmen die Grundlage einer effizienten Kollaboration mit externen Geschäftspartnern und Kunden aus aller Welt, denn diese können ebenso leicht in die unternehmensinternen Projekte integriert werden, unabhängig davon, wo sie sich gerade befinden.

Chats, die die Arbeit effektiv voranbringen

Heutzutage sind Chats aus der geschäftlichen Kommunikation kaum noch wegzudenken. Vielfach werden die Funktionalitäten dieses Tools jedoch nicht einmal ansatzweise ausgeschöpft, was den Chats einen Großteil ihrer potentiellen Leistungsfähigkeit raubt.

Microsoft Teams schafft hier Abhilfe, denn einer der wichtigsten Bestandteile des Systems ist die umfangreiche Chat-Funktion, welche die Kommunikation auf eine ganz neue Ebene stellt.

“Wir suchten nach einem Weg zur Einführung der Echtzeit-Kommunikation sowie der Schaffung einer effizienten Umgebung für die Zusammenarbeit – und Teams ist die ideale Antwort auf unsere Anforderungen.”

—Frank Vidal, Associate Director of Project Management, MRM//McCann

Auf diese Weise rücken die Mitarbeiter unabhängig von ihrem Standort noch näher zusammen. Da das Teilen des Bildschirms absolut unproblematisch verläuft und die Anzahl der Nachrichten in keiner Weise beschränkt ist, wird so eine äußerst produktive Zusammenarbeit ermöglicht.

Angesichts eines Speicherplatzes von bis zu 1 TB ist dabei gewährleistet, dass auch äußerst umfangreiche und datenintensive Projekte effektiv bewältigt werden.
Dabei ist es für alle Beteiligten jederzeit möglich, auf die Daten beliebiger Office 365-Anwendungen und -Apps zuzugreifen, was den gemeinsamen Austausch zusätzlich unterstützt.

Selbstverständlich kann darüber hinaus eine beliebige Anzahl weiterer Chatpartner in das Gespräch integriert werden.

So ist es in der erweiterten Version von Teams möglich, Videokonferenzen mit bis zu 10.000 Teilnehmern durchzuführen.

“Wir begannen im Finanzbereich mit Town Hall- und globalen Meetings, an denen jeder teilnehmen kann. Die Chat-Funktion von Teams ermöglicht es Mitarbeitern, Fragen und Kommentare zu teilen und gibt uns die Möglichkeit, sofort darauf zu antworten.”

—Karen Rapp, Chief Financial Officer, National Instruments

Diese können bei Bedarf aufgezeichnet werden, damit Mitarbeiter, die während des Live-Chats nicht virtuell vor Ort sein können, später auf den neuesten Stand gebracht werden.
Da Teams zudem über ein umfangreiches Planungs-Tool verfügt, ist die Erstellung und Verwaltung der Chats auch für Einsteiger überaus einfach.

Ob im Zweiergespräch oder im Gruppenchat: Da Nutzer von Microsoft Teams innerhalb der Anwendung direkt auf alle relevanten Dateien zugreifen können, erübrigt sich der Wechsel zu anderen Systemen, was die Abläufe signifikant vereinfacht.

Auf diese Weise schafft Microsoft Teams die ideale Voraussetzung für die Veranstaltung von Online Meetings, in denen alle Beteiligte mit den relevanten Informationen versorgt werden.

Dabei bieten sich ihnen vielfältige Wege zur Teamarbeit, um zum erfolgreichen Verlauf der Meetings und der damit zusammenhängenden Projekte beizutragen.

Leichte Erstellung und Verwaltung von Teams

Bei der Erstellung und Verwaltung von Teams sowie der Integration neuer, interner oder externer Mitglieder, hat Microsoft großen Wert auf eine nutzerfreundliche Gestaltung der Tools gelegt.

Damit wird es auch unregelmäßigen Nutzern oder Einsteigern erleichtert, auf der Teams-Plattform Gruppen zu managen. Dabei hilft das intuitive Design, damit Anwender in kürzester Zeit erfolgreich mit Kollegen und externen Partnern kommunizieren und gemeinsam an Projekten arbeiten können.

Um Anwendern den Einstieg zu erleichtern, bietet Impactory ein umfangreiches Support-Angebot, das bei Fragen kompetent weiterhilft.

Die Voraussetzung ist eine vorherige Installation der Teams-Software auf den Endgeräten der Nutzer. Dabei ist es unabhängig, ob es sich um PCs, Notebooks oder Mobilgeräte a la Tablets und Smartphones mit IOS- oder Android-Betriebssystemen handelt, denn für alle bietet Microsoft maßgeschneiderte Apps an, die eine reibungslose Arbeit auf den Geräten ermöglichen.

Wenn es darum geht, die Teams zu schaffen, kann dies projektorientiert, nach Geschäftsfeldern und Unternehmensabteilungen oder auch betreuten Kundengruppen geschehen.

Der Kreativität sind in diesem Bereich keine Grenzen gesetzt, sodass Teams in Form von Zweiergruppen bis hin zu Teams mit vielen tausend Mitarbeitern möglich sind; je nachdem, wie viele Personen in das betreffende Thema involviert sind.

Nachdem ein neues Team erstellt und die Mitglieder gewählt wurden, kann der Administrator die Teams im Teams-Client oder im Microsoft Teams Admin Center verwalten.

Wichtig ist dabei die Erstellung eines Kanals, über den sich die Beteiligten miteinander austauschen und die gemeinsame Arbeit erledigen.

Dazu kann der Administrator weiteren Mitgliedern Rollen zuweisen, um sie mit bestimmen Rechten auszustatten. Ist dies erledigt, steht der gemeinsamen Teamarbeit nichts mehr im Wege.

Microsoft Teams – den anderen Plattformen einen Schritt voraus

Inzwischen können Organisationen bei der Gestaltung von Kommunikation und Kollaboration auf ein breites Arsenal an Angeboten zugreifen, denn neben Microsoft Teams tummelt sich mit Lösungen wie Trello, Slack, Asana oder Confluence eine Vielzahl weiterer Anwendungen im Markt.

Sie weisen eine Reihe von Überschneidungen auf, denn sie bieten diverse Tools, die die Kommunikation und Zusammenarbeit in Unternehmen verbessern sollen.

So können die Beschäftigten auch bei den anderen Systemen miteinander chatten oder Videokonferenzen abhalten und die Bildschirmansicht mit den anderen Teilnehmern teilen.

“Mit Microsoft Teams und der Microsoft Power Platform erhalten Außendienstmitarbeiter Zugang zu allem, was sie brauchen – an einem Ort und ansteuerbar von jedem Gerät.”

-Richard French: Principal for Field Digitization, Telstra

Für den einfachen Gebrauch mag dies vielleicht ausreichen, doch professionelle Anwender verlangen mehr, wenn es um die Gestaltung effizienter Workflows im Unternehmen geht.
Das beginnt bereits damit, das bei den meisten Teams-Konkurrenten die Speicherkapazitäten weitaus geringer sind, als die bis zu 1 TB, die Microsoft bietet.

Darüber hinaus ist die Anzahl der möglichen Teilnehmer oftmals nach oben begrenzt, was die Kollaboration großer Teams unmöglich macht.

Viel entscheidender dürfte allerdings die Tatsache sein, dass Anwender bei Microsoft Teams alle Tools auf einer Plattform gereicht bekommen, sodass umständliche Systemwechsel und daraus resultierende Reibungsverluste entfallen.

Dabei wird dank der Möglichkeit zur parallelen Bearbeitung von Dokumenten in Echtzeit die Basis für eine äußerst performancestarke Teamarbeit gelegt, die die anderen Systeme so nicht bieten können.

Darüber hinaus bietet Teams die barrierefreie Integration sämtlicher Produkte aus dem Hause Microsoft, sodass Unternehmen, die bereits mit Office 365 oder weiteren Anwendungen des Softwarekonzerns arbeiten, deren Daten ungehindert in Teams integrieren können.

Governance und Sicherheit

Die vollumfängliche Befolgung von Governance-Richtlinien sollte für Unternehmen mittlerweile zu ihrer DNA gehören.

Auch hier kann Teams Unterstützung bieten, denn das System bietet eine Reihe umfangreicher Tools zur Unterstützung von Governance-Anforderungen, die für Unternehmen unausweichlich sind.

Die Tools beziehen sich dabei sowohl auf die Verwaltung der Teammitglieder als auch auf die Befolgung weitergehender rechtlicher Vorgaben, beispielsweise in Bezug auf Datenschutz und weitere Anforderungen der DSGVO.

Dafür, dass die Governance-Vorkehrungen bei Teams stets auf dem aktuellen Stand sind, sorgt Microsoft, das bei Bedarf mit Updates für die erforderlichen Anpassungen sorgt.

“Wenn Sie die Sicherheitsvorkehrungen zu restriktiv handhaben, werden diese von einigen vielleicht lieber umgangen. Mit Microsoft 365 erhalten wir native Ressourcen, Einsicht in unsere operationalen Umgebungen und eine unkomplizierte Nutzung für alle Mitarbeiter.”

– Simon Hodgkinson, Group Chief Information Security Officer, BP

Gleiches gilt für den Schutz der Daten vor unbefugten Dritten. Auch schafft leistet Microsoft in Form regelmäßiger Aktualisierungen die Voraussetzungen für eine hohe Sicherheit, damit die sensiblen Daten nicht in falsche Hände geraten.

Die Cloud-native Lösung gewährleistet zudem, dass die bei Teams oder Office 365 gelagerten Dateien vor Verlust und Zerstörung geschützt sind, was insbesondere für die IT von Unternehmen ein Faktor ist, der höchste Priorität genießt.

Kostenfreies Angebot oder Bezahlvariante?

Microsoft bietet wahlweise eine kostenlose und mehrere zu bezahlende Teams-Varianten. Ein seiner Basis-Version ist Microsoft Teams für Anwender kostenfrei.

Bereits bei dieser Alternative können Anwender über die Plattform flexibel unternehmensintern oder mit externen Gesprächspartnern kommunizieren und Dateien gemeinsam bearbeiten.

Darüber hinaus sind Funktionen wie das Teilen des Bildschirms oder Gruppenchats ebenfalls möglich, wobei die Anzahl der Nachrichten nicht limitiert sind und die Integration von Office 365-Anwendungen uneingeschränkt ermöglicht wird.

Wer den gesamten Funktionsrahmen ausschöpfen möchte, kann unter mehreren Lizenzmodellen wählen, die sich hauptsächlich in ihrem Nutzungsumfang in Bezug auf Speicherplatz und Zahl der Teilnehmer voneinander unterscheiden.

So können bereits in der Basisvariante bis zu 300 Personen integriert werden, während bei der kostenpflichtigen Version theoretisch unbegrenzt viele Mitarbeiter hinzugefügt werden können.

Auch der Speicherplatz lässt sich auf diese Weise von 2 GB je Nutzer (kostenlose Variante) bis zu 1 TB erweitern.

Weitere kostenpflichtige Features sind Videochats mit bis zu 10.000 Teilnehmern, die Aufzeichnung von Meetings, sowie erweiterte Berichtsfunktionen und ein zusätzlicher Microsoft-Support.

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