[UPDATED] Erste Schritte mit Microsoft-Listen

Microsoft-Listen (Microsoft Lists) ist das Tool, mit dem Sie Ihre Informationen bequemer und strukturierter organisieren können. Es ist das ideale Werkzeug, um all die Daten, die Sie mangels eines besseren Ortes derzeit in Spreadsheets speichern, zu handhaben und Schwierigkeiten bei der Zusammenarbeit, fehlende Benachrichtigungen usw. zu überwinden. Ganz gleich, ob es sich um Ereignisse, Aufgaben oder Aktivposten handelt, Microsoft-Listen ist der perfekte Ort für eine intelligente Informationsverfolgung.

Mit der jüngsten Einführung von Microsoft-Listen, einer neuen Anwendung, die das Verfolgen von Informationen und die Organisation der Arbeit für Microsoft 365 Benutzer wesentlich erleichtert, möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie diese Anwendung gewinnbringend nutzen. Um das Programm zu verwenden, muss Ihre Microsoft-365-Umgebung zunächst auf die Einstellung „Targeted Release“ (Zielversion) eingestellt werden. Die Bereitstellung bei gewöhnlichen Mandanten soll bis Oktober 2020 abgeschlossen sein.

Sie finden Listen im Microsoft 365 App Launcher oder in SharePoint und Teams.

Kurz-Tipp: Wenn Sie sich in Ihrem OneDrive befinden, ersetzen Sie in der URL onedrive.aspx durch lists.aspx und Sie gelangen ebenfalls zu Listen. Von der Startseite in Microsoft-Listen haben Sie mühelos Zugang zu Ihren Favoriten sowie den zuletzt bearbeiteten Listen und können neue Listen erstellen.

Folgende Optionen werden Ihnen angezeigt:

• Blank list – verwenden Sie diese Option, um eine neue Liste ohne Vorlage zu erstellen. Dies ist ideal, um ein neues Projekt zu eröffnen oder wenn Sie den vollen Anpassungsumfang für die Liste haben möchten. Wählen Sie den Namen Ihrer Liste und optional eine Beschreibung. Anschließend legen Sie fest, ob die neu erstellte Liste unter My Lists gespeichert (denken Sie dabei an das OneDrive-Äquivalent, die Liste wird für niemanden außer Ihnen freigegeben) oder anderen Mitgliedern der Office-365-Gruppe zur Verfügung stehen sollen, indem Sie sie in eine der verbundenen SharePoint-Websites ablegen. In diesem Einstiegsfenster lassen sich außerdem Icons und Farbe konfigurieren.
• From Excel – verwenden Sie diese Option, wenn sich Ihre Daten bereits in einer Excel-Tabelle befinden. Sie können eine neue Excel-Tabelle hochladen oder eine vorhandene in Ihrem OneDrive auswählen.Grundvoraussetzung ist, dass die Daten im Arbeitsblatt als Tabelle vorliegen. Ist dies nicht der Fall, erhalten Sie die Aufforderung, eine solche zu erstellen. Nachdem Sie Ihre Datei ausgewählt haben, bekommen Sie einige Anpassungsoptionen angezeigt. Im ersten Schritt sehen Sie alle Spalten Ihrer Tabelle und haben die Möglichkeit, den Datentyp für jede Spalte nach Ihren Wünschen zu ändern, z. B. Filialnamen als Textzeile oder Länderkennungen als Zahl. Alle Drop-Down-Optionen werden dynamisch generiert, je nachdem, welche Daten in den Spalten Ihres Arbeitsblattes erkannt werden. Sie können auch auf den Import ausgewählter Spalten verzichten.
• From existing list – dies klingt vielleicht vertraut, wenn Sie in SharePoint bereits die Option „Liste als Vorlage speichern“ verwendet haben. Sie übernehmen die gleichen Spalten der existierenden Liste, jedoch ohne den Listeninhalt. Verwenden Sie diese Option, wenn Sie sich die Duplizierung eines vorhandenen Spaltenlayouts ersparen wollen. Sie können zwischen Listen, die in My Lists bzw. in einer Team- oder SharePoint-Seite gespeichert ist und auf die Sie Zugriff haben, wählen.
• Templates – solche Vorlagen umfassen vordefinierte Spalten, Farbformatierung und Datenstrukturen. Aktuell stehen verschiedene Optionen zur Auswahl, wie z. B. Issue Tracker, Employee Onboarding, Asset Manager, Content Scheduler, Event Reiseroute, Recruitment Tracker, Travel Requests und Work Progress Tracker. Falls Sie sich dafür entscheiden, eine Liste anhand einer Vorlage zu erstellen, können Sie diese später an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen.

An Listen gemeinsam arbeiten – aber sicher!

Die gemeinsame Nutzung einer Liste ist so einfach und ausgefeilt wie in anderen Microsoft-365-Anwendungen. Sie können Zugriffsberechtigungen für einzelne Benutzer, eine Gruppe (SharePoint, Azure-AD-Sicherheit und Office 365) oder Ihre gesamte Organisation erteilen. Zulässige Berechtigungsstufen sind

• Vollzugriff
• Kann bearbeiten
• Kann anzeigen

„Kann bearbeiten“ ist die Standardberechtigung und im Hintergrund in SharePoint die Mitwirken-Ebene.

Um eine Liste mit anderen teilen zu können, müssen Sie Vollzugriff auf die Liste haben. Befindet sich die Liste auf einer SharePoint-Website und Sie möchten diese für Personen freigeben, die für diese Website keine Zugriffsrechte haben, so können Sie diesen einen Zugriff zwar erlauben, jedoch wird dadurch die Berechtigungsvererbung unterbrochen. Klassische Listen auf klassischen Seiten würden weiterhin funktionieren, Sie können jedoch keine Microsoft-Listen auf diesen Seiten erstellen, sondern nur auf den modernen Seiten. Jede neue Liste, die Sie über Microsoft-Listen generieren und auf einer modernen SharePoint-Website speichern möchten, ist in den Websiteinhalten sichtbar.

Listen in Ihren bestehenden Workflow integrieren

Sie können Ihre Listen als Registerkarte zu den Microsoft-Team-Channels hinzufügen, um alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten. Das Listen-App für Teams ist standardmäßig aktiviert, und die Team-Administratoren können über das Teams Admin Center bei Bedarf blockieren.

Da Power Automate vollständig in Listen integriert ist, lassen sich automatisierte Flows direkt aus und basierend auf Auslösern aus der Liste erstellen, z. B. wenn ein neues Element hinzugefügt wird oder Elemente geändert werden. PowerApps ist auch nur einen Mausklick entfernt, sodass Sie fix mit der Entwicklung einer Productivity App starten können, die auf der Grundlage der als Datenquelle dienenden Liste erstellt wird, oder einfach die Listen-Formulare anpassen können. Beide Optionen, zusammen mit weiteren in Kürze erscheinenden, werden demnächst in dem völlig neuen Dropdown-Menü „Integrate“ untergebracht.

Ferner können Entwickler die Microsoft-Listen-API verwenden, um Microsoft Graph mit Listendaten als Datenquelle zu verbinden.

Was ist von Microsoft-Listen noch zu erwarten?

Microsoft-Listen basieren auf den bereits existierenden SharePoint-Listen und bietet darüber hinaus weiteren Mehrwert. Sie behalten alle Listen-Standardfunktionen wie Spalten für verwaltete Metadaten und externe Daten, QuickEdit, Export nach Excel und erhalten zahlreiche neue Features dazu, wie die Vorlagen und dem kommenden Teams App. Sämtliche Listen, die Ihre Benutzer bereits in SharePoint erzeugt haben, werden automatisch in Microsoft-Listen verschoben, ohne dass irgendwelche Schritte erforderlich sind. Hier ist ein Überblick der Top-3-Funktionen, die im Laufe dieses Jahres in Microsoft-Listen erscheinen werden:

• Regeln (September): Ermöglicht Ihnen die Erstellung einfacher Wenn-Dann-Regeln auf der Grundlage von Änderungen an Listenelementen, etwa das Senden von E-Mail-Benachrichtigungen und Erinnerungen
• Offlinezugriff auf die Listeninhalte (Angekündigt Ignite 2020): Project Nucleus
• Smartphone-App für iOS (Dezember): das Android-App wird kurz darauf folgen
• Microsoft-Listen ist – besonders durch die Integration mit Teams – eine großartige Bereicherung in der Microsoft-365-Suite, und wir sind gespannt, was sich alles damit anfangen lässt. Wir werden voraussichtlich in einem der nächsten Blog-Beiträge näher auf einige Anwendungsfälle und Vorlagen eingehen. Mit Interesse verfolgen wir auch all die neuen Funktionen, die Microsoft in Listen einbauen will. In der Roadmap von Microsoft 365 zeichnen sich bereits zahlreiche Neuerungen ab.