Das neue Microsoft Lists – die zentrale Plattform zur effektiven Organisation von Informationen

Es gibt Neuigkeiten aus dem Hause Microsoft, denn der Software- und Lösungsanbieter präsentiert mit Microsoft-Listen (Microsoft Lists) eine neue App, die Nutzern von Microsoft 365-Anwendungen die Arbeit massiv erleichtern wird. So lassen sich mit der voraussichtlich in diesem Sommer veröffentlichten App Informationen, Daten und Aufgaben zentral verfolgen und bearbeiten und die alltägliche Arbeit damit besser organisieren. Insbesondere können mithilfe von Lists folgende Prozesse verwaltet werden:

• Aufgaben
• Informationen
• Kontakte
• Bestandsdaten
• Erstellung von Regeln

Von der Funktionsweise her baut Lists auf bestehenden Workflows und Arbeitsprozesse der Microsoft-Welt, sodass sich auch neue Anwender leicht und schnell in dem System zurechtfinden werden.

Schnelles und einfaches Handling

Ausgangspunkt der Lösung ist die zentrale Lists Home-Ansicht, auf der sämtliche Listen gebündelt dargestellt und verwaltet werden. Dort können im Handumdrehen der aktuelle Stand überprüft oder Änderungen vorgenommen werden und auch die Erstellung neuer Listen wird über den Home-Bereich nutzerfreundlich organisiert. Dabei lässt sich der Kreis der Zugangsberechtigten einfach per Klick festlegen, sodass entweder Einzelpersonen, Teams und Abteilungen oder auch ein ganzes Unternehmen spielend leicht Einblick erhält.

Ob für ganze Teams oder den individuellen Gebrauch: Durch vorinstallierte Templates wird die schnelle Erstellung neuer Listen erleichtert, da auf diese Weise Formatvorlagen, Strukturen und andere Prozesse komplett übernommen werden können. Für eine größtmögliche Freiheit bei der Konzeption von Listen erhalten Anwender bei der Gestaltung des Designs zudem freie Hand und können auf Wunsch auch ganz neue Prozesse erstellen – wobei der Import von Tabellen aus Excel oder gleich die Erstellung ganzer Listen aus dem Programm problemlos möglich ist.

Von SharePoint zu Teams, Outlook und der Power Platform

Nutzern von SharePoint wird Lists bekannt vorkommen, denn die Anwendung ist dort bereits seit mehreren Jahren Zeit in vereinfachter Form als effektives Tool erfolgreich im Einsatz, um Vorgänge und Informationen effizient nachzuverfolgen und zu organisieren.

Das neue Lists stellt eine Weiterentwicklung dieses Systems dar, die von Microsoft auf weitere Systemlösungen ausgeweitet wird. Mit dem neuen Lists überträgt Microsoft die Möglichkeiten nun neben SharePoint auch auf Outlook. Gleichzeitig ist die umfassende Kompatibilität mit Microsoft Teams gewährleistet, denn auch dort können Listen nahtlos geteilt und kommentiert werden. Gleichzeitig wird es möglich sein, direkt von Teams aus neue Listen zu erstellen.

Darüber hinaus wird Lists mit den Anwendungen der Power Platform interagieren. Dazu zählt beispielsweise die Kreation individueller Listenarten mit Power Apps oder die Organisation von neuen Workflows mit Power Automate. Zudem stellt Microsoft Entwicklern über die Lists-API die Möglichkeit zur Ergänzung der Funktionalitäten um unterschiedlichste unternehmensspezifische Anwendungen zur Verfügung.

Optimiert für Desktop und mobil

Wie eigentlich alle seiner Microsoft-Lösungen hat der Softwarekonzern aus Seattle auch Lists fit für den Einsatz am Desktop und die mobile Nutzung gemacht. Aus diesem Grund gibt es zwei separate Apps für die Web-Anwendung sowie für den Einsatz auf Mobilgeräten aller Art. Nachdem die Desktop-Version zuerst veröffentlicht wird, soll mobile App nach Willen von Microsoft für Kunden ebenfalls baldmöglichst einsatzbereit sein.

Ob stationär oder mobil, Anwender werden mit Lists unabhängig von der Nutzungsart Listen an einem zentralen Ort erstellen, bearbeiten und teilen und dabei beliebig zwischen den Gerätearten wechseln können. Dabei werden die Ersteller der Listen oder Administratoren bei jeder Anwendung gezielt festlegen können, für wen und für welchen Zeitraum die betreffende List freigeschaltet werden soll.

Fazit

Mit Lists bietet Microsoft-Anwendern künftig ein effektives Tool, welches reibungslos mit bereits im Unternehmen bestehenden Microsoft-Anwendungen harmoniert. Es gibt Nutzern dabei vielfältige Möglichkeiten, ihre Arbeit künftig noch effizienter zu organisieren. Damit geht Microsoft einen weiteren Schritt in Richtung Gesamtlösungsanbieter, der mittlerweile für viele Unternehmen zu einem unverzichtbaren Partner in Sachen Prozessoptimierung von Aufgaben und Abläufen geworden ist.