[UPDATE] Gastzugriff in Teams ist zukünftig standardmäßig eingeschaltet

Bei der Vielzahl an Neuigkeiten rund um Teams und den übrigen Microsoft-Produkten ist es oft nicht einfach, sich auf die wichtigen zu konzentrieren und rechtzeitig eine Vorgehensweise zu planen. Bei Impactory achten wir ständig auf für unsere Kunden wichtige Änderungen. Deshalb möchten wir Sie auf diese wichtige Umstellung aufmerksam machen. Wie ursprünglich in MC228482 (Dezember ’20) kommuniziert, wird Microsoft die Standardeinstellung für den Gastzugriff in Microsoft Teams ändern.

Ab dem 8. Februar 2021 wird der Gastzugang in Microsoft Teams für alle Kunden, die diese Einstellung nicht explizit konfiguriert haben, standardmäßig aktiviert sein. Dies bringt die Gäste-Funktion in Teams in Einklang mit dem Rest der Microsoft-365-Suite, wo die Einstellung bereits standardmäßig aktiviert ist. Allerdings könnte dies unvorbereitete Organisationen bestimmten Risiken aussetzen, wie z. B. der Verletzung von Vorschriften oder Datenlecks.

Kernpunkte

• Wann: 8. Februar 2021
• Wie: Einstellung über Teams Admin Center
• Was: Überprüfen Sie die Konfiguration und stellen Sie sie gemäß den Richtlinien Ihres Unternehmens ein.

Welche Auswirkungen hat das Team Guest Access Update?

Wenn Microsoft diese Änderung implementiert, wird diese Funktion automatisch in Ihrem Microsoft-365-Mandanten aktiviert, sofern Sie die Gastzugriffsfunktion in Microsoft Teams (Sie haben „Service default“ belassen) nicht bereits konfiguriert haben. Mit aktiviertem Gastzugriff können Sie Personen außerhalb Ihres Unternehmens Zugang zu Teams und anderen Ressourcen gewähren und gleichzeitig die Kontrolle über Ihre Unternehmensdaten behalten. Falls Sie dies jetzt nicht zulassen wollen, ist es wichtig, vor dem 8. Februar Vorkehrungen zu treffen.

Was Sie tun müssen?

Wenn Sie den Gastzugang bereits durch eine explizite Einstellung aktiviert bzw. deaktiviert haben, müssen Sie nichts weiter tun.

Wenn Sie möchten, dass der Gastzugriff für Ihre Organisation deaktiviert bleibt und Sie dies nicht explizit konfiguriert haben, müssen Sie vor dem Inkrafttreten dieser Änderung am 8. Februar 2021 bestätigen, dass die Einstellung für den Gastzugriff auf „Off“ statt auf „Service default“ gesetzt ist. Sie benötigen dazu die Berechtigung als Teams-Dienstadministrator oder globaler Microsoft-365-Administrator Ihres Mandanten, um diese Einstellung vornehmen zu können.

Wie kann ich den Gastzugang anpassen?

Wenn Sie mit Personen außerhalb Ihres Unternehmens kommunizieren und/oder zusammenarbeiten müssen, haben Sie mit Microsoft Teams zwei Möglichkeiten: Externer Zugang (der restriktivere) und Gastzugang, die es Ihnen ermöglichen, mit externen Parteien genauso zusammenzuarbeiten, wie Sie es mit Personen in Ihrer Organisation tun würden.

Wenn Sie möchten, können Sie sowohl den externen Zugang als auch den Gastzugang nutzen – der eine schließt den anderen nicht aus. Mehr zum Thema „Externer Zugriff“ finden Sie in unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Microsoft Teams Governance im Blog.

Die bevorstehende Änderung betrifft nur den Gastzugriff.

Gäste können zu Teams zugelassen werden. Dazu empfiehlt es sich, diesen Zugang mit einer Domain-Liste zu verwalten, die Sie zulassen würden. Standardmäßig war der Gastzugriff bisher ausgeschaltet. Ab dem 8. Februar wird er jedoch eingeschaltet sein, d. h. jeder mit einer E-Mail-Adresse kann als Gast zu Ihren Teams hinzugefügt werden. Gäste können auch auf die Dateien in Teams zugreifen und daran mitarbeiten. Der Gastzugang wird von drei verschiedenen Standorten aus verwaltet: dem Teams Admin Center, dem Microsoft 365 Admin Center und Azure Active Directory. Für diese spezielle Änderung müssen Sie zum Teams Admin Center gehen.

Die Einstellung finden Sie unter Teams Admin Center -> Org-wide setting -> Guest Access.

Wenn Sie vermeiden möchten, dass Sie mit dieser Änderung von außen erreichbar werden, setzen Sie einfach die Option „Allow guest access in Teams“ (Gastzugriff in Teams zulassen) auf „Off“. Falls Ihre aktuelle Einstellung „Service default: Off“ ist, wird diese am 8. Februar automatisch auf „On“ geändert.

Schlussfolgerung

Halten Sie sich bereit und bleiben Sie auf dem Laufenden; planen Sie Maßnahmen und beobachten Sie das Microsoft 365 Message Center regelmäßig. Obwohl der Gastzugriff eine nützliche Funktion ist, sollten Sie sich der Risiken bewusst sein, die er mit sich bringt, wenn er nicht entsprechend verwaltet wird. Dies gilt auch für viele andere Einstellungen in Microsoft Teams, die bei der Ersteinrichtung und im laufenden Betrieb Ihre Aufmerksamkeit erfordern.

Wenn Sie Ihre Governance-Strategie für Teams überprüfen möchten, lesen Sie mehr darüber in unserem jüngsten Blogbeitrag. Dort erfahren Sie, ob Sie gut aufgestellt sind. Governance und Compliance gehen Hand in Hand, besonders in der EU. Vielleicht finden Sie nützliche Ressourcen in unserem Blogbeitrag „Mit Microsoft 365 schneller zum Compliance-Ziel“. Sollten Sie noch Skype for Business allein oder zusammen mit Microsoft Teams nutzen, lesen Sie unbedingt unseren Leitfaden zur Migration von Skype for Business nach Teams, bevor es zu spät ist.